Till innehåll på sidan

Evenemang

För att anordna ett lyckat evenemang behöver evenemangsplaneringen starta i god tid för att du ska känna dig trygg och för att deltagarna ska få ut det mesta av evenemanget. Oavsett var i processen du befinner dig med ditt evenemang uppmuntrar vi dig att ta kontakt med oss för att diskutera vilken hjälp du kan få.

Vad är ett evenemang?

Evenemang kan vara stora och de kan vara små och ligga inom olika genrer. Följande typer av evenemang är de mest förekommande på KTH:

  • vetenskaplig konferens,
  • kick-off för arbetsgrupp eller projekt,
  • möte,
  • workshop,
  • internat,
  • sommarskola.

Hållbara möten

Anställda på KTH arrangerar årligen ett stort antal möten t.ex. konferenser och event, stora som små. Genom möten kan nya samarbeten och lösningar på framtidens utmaningar hittas. Samtidigt påverkar fysiska möten vår miljö på ett mer eller mindre negativt sätt.

Genom att göra rätt val när möten arrangeras kan vi bidra till en hållbar utveckling och samtidigt minska negativ påverkan.

Checklista för hållbara möten och konferenser

Vad kan jag få hjälp med - hur tidigt måste jag boka?

Exakt vad du kan få hjälp med beror på storleken och typen av evenemang samt budget och framförhållning. Det kan vara t.ex:

  • Lokalbokning, catering och lunchbokning på KTH Campus (enligt KTH:s ramavtal, betalas av projektet)
  • Bokning av middag/mingel för en grupp (endast i Stockholm, betalas av projektet)
  • Resa, hotell, transport för gästföreläsare och icke anställda (enligt KTH:s ramavtal, betalas av projektet)

En grov uppskattning av vilken framförhållning som krävs ser du här:

  • Konferenser: > 9 månader före
  • Större event: > 4 månader före
  • Möten: > 2 veckor före

Budget och finansiering

  • Översyn av budget (avdelningsekonom),
  • alla konferenser och sommarskolor med egna intäkter SKA ha en budget som ska göras när planeringen börjar,
  • alla avgifter och all sponsring är momspliktiga,
  • sponsring måste faktureras i SEK,
  • vid sponsring ska alltid avtal skrivas och det är viktigt att du använder rätt mall (rådfråga ekonom),
  • i de fall som PCO ej anlitas, används KTH:s upphandlade betal- och deltagarsystem Axaco,
  • för att föreläsare och gäster ska få sin ersättning i rimlig tid måste en ansökan om arvode ske inom 3 månader,
  • rådfråga avdelningsekonom  om du har frågor gällande budget och finansiering.

Anmäl ditt evenemang

Ska eller vill du vara värd för ett evenemang? Gör en anmälan nedan, så kontaktar vi dig för ett första möte där vi diskuterar evenemanget mer ingående.