Upphandling och direktupphandling

Kontakta skolans inköpsansvarig  för att få hjälp med att utföra dessa inköp.

Upphandling

Upphandlingsgruppen (centralt KTH) har ansvaret för att genomföra samtliga upphandlingar över direktupphandlingsgränsen.

I början av december skickas information ut till inköpsansvariga för att skolorna ska kunna anmäla behovet av upphandlingsstöd till upphandlingsgruppen. Inköpsansvarig skickar ut anmälningsblanketten till prefekterna som ansvarar för att distribuera denna inom sin institution. Inköpsansvarig sammanställer skolans upphandlingsbehov utifrån de svar som inkommer och skickar listan till upphandlingsgruppen. Upphandlingsgruppen lägger sedan upp en övergripande plan för skolans upphandlingar, skolledningen ansvarar i sin tur för att göra en prioriteringsordning/ turordning utefter denna plan. Inköpsansvarig meddelar sedan upphandlingsgruppen samt de som har ansökt om upphandlingsstöd den slutgiltiga aktivitetsplanen.

Upphandlingsgruppen har det övergripande ansvaret för upphandlingar, skolan har i sin tur ansvaret för sakinnehållet i kravspecifikationen/uppdragsbeskrivningen och att resurser finns så att upphandlingen kan genomföras i tid. Skolan ansvarar också för att utvärdera kravspecifikationen/uppdragsbeskrivningen efter anbudsöppning.

Viktigt att tänka på, när du har fått meddelande om att du har fått ett beviljat stöd är att du påbörjar att ta fram information inför upphandlingen för att spara tid. Du kan alltid kontakta inköpsansvarig för att få hjälp med hur du kan förbereda dig.

Exempel på vad du kan börja med:

• Marknadsundersökning/behovsanalys (måste vara klart innan du kontaktas av upphandlingsgruppen).
• Tekniska kravspecifikationen
  • Bakgrund, anbudsobjekt
  • Tekniska kraven

För tillfället är KTH:s informationssidor gällande upphandling stängda för omarbetning.

Direktupphandling

Innan upphandlingen påbörjas skall det finnas ett beslut, att upphandlingen får göras och av vem. Kontakta inköpsansvarig för att få Beslutsmallen.

I beslutet skall det tydligt framgå varför man valt upphandlingsförfarandet ”direktupphandling”, vilken/vilka produkter det gäller, vilket projekt som ska betala samt inköpets totalsumma.

Signering sker enligt skolans ” Delegation, signering vid upphandling ”. Dokumentet skall lämnas till inköpsansvarig.

Varor och tjänster får direktupphandlas förutsatt:

• Att det du behöver inte finns på ramavtal.
• Att det du behöver kostar max 700 000 SEK exklusive moms.
• Att det du behöver är ett engångsköp alternativt köps sällan.

Upprepade direktupphandlingar av samma vara eller tjänst inte är tillåtet. Det är inte heller tillåtet att dela upp upphandlingen i flera mindre delar för att komma under upphandlingsgränsen.

Det finns två procedurer för direktupphandling, kontakta inköpsansvarig så får du samtliga dokument som du behöver för att utföra ditt inköp korrekt.

Totala beloppet av inköpet:

1 - 49999 SEK

Du behöver skriva ett beslut (mall får du av inköpsansvarig) på att du skall göra ett inköp. I det skall följande information finnas med:

• kort bakgrund/syfte
• totalpris samt vilket konto som skall debiteras
• Företagsuppgifter

Signering av beslutet, enligt delegationslistan  

Det finns en checklista framtagen för att underlätta arbetet kontakta inköpsansvarig för att få tillgång till denna. Använd (Flik 1-49 999 SEK) för att kunna underlätta när du skall göra en direktupphandling av denna typ på rätt sätt.

50 000 - 99 999 SEK

OBS! Alla direktupphandlingar över 50 000 SEK måste dokumenteras och diarieföras (inköpsansvarig ansvarar för det). 

Du behöver skriva ett beslut (mall får du av inköpsansvarig) på att du skall göra ett inköp. I det skall följande information finnas med:

• kort bakgrund/syfte
• total pris samt vilket konto som skall debiteras

Skicka en förfrågan till minst tre leverantörer där du presenterar dina tekniska och kommersiella krav, hur du ska utvärdera och hur och när leverantörerna skall skicka in sitt anbud. För att förenkla så finns det templat för denna procedur, som du kan få från Inköpsansvarig.

Det finns en checklista framtagen för att underlätta arbetet kontakta inköpsansvarig för att få tillgång till denna. Använd (Flik 50000-99 999 SEK) för att kunna underlätta när du skall göra en direktupphandling av denna typ på rätt sätt.

100 000 - 700 000 SEK

Denna procedur är mer omfattande och innebär bland annat att man måste annonsera sin förfrågan i KTH:s upphandlingssystem Tendsign. Kontakta skolans inköpsansvarig för att få mer information hur du skall gå till väga