Anvisning för e-post vid CBH-skolan

Tre viktiga tips

1. Tänk igenom hur du bäst kommunicerar just detta. Ta gärna kontakt med kollegan via telefon eller gå till personen och prata. I tider av distansarbete kan Slack vara en bra kanal för enkla frågor som vi annars löser när vi ses.
2. Skicka bara e-post till de personer som berörs eller som behöver mejlet.
3. Var vänlig i mejlet eftersom vårt språk i skrift kan upplevas hårdare än när vi pratar. Detta är extra viktigt i tider då vi arbetar på distans.

Läs mer om KTH Slack - den digitala arbetsplatsen

Allmänt

• Alla medarbetare vid CBH förväntas (på arbetstid) läsa och besvara sin e-post regelbundet. Får du mycket mejl kan det vara klokt att lägga upp rutiner för hur du läser och besvarar dem, till exempel genom att ha några fasta tider då du går igenom inkorgen eller genom att stänga av aviseringen. Detta så att du kan få jobba ostört utan för många avbrott.
• Använd bara din KTH-adress för jobbmejl. Ha en privat e-postadress för privata mejl. KTH lyder under offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänhet och massmedia har rätt till insyn i vår verksamhet. ( Läs mer om att arbeta statligt här. )
• Tänk på att korrespondens som går ut eller in till KTH kan behöva diarieföras.

Tänk på följande när du skickar e-post:

• Överväg ett personligt möte eller ett telefonsamtal istället för e-post när det finns risk för missförstånd eller i känsliga frågor.
• Skriv ett tydligt ämne och gärna vilken åtgärd du förväntar dig av mottagaren (t.ex. för kännedom, behöver svar, beslut).
• Svara inte på ett gammalt meddelande när du har ett nytt ärende.
• Använd CC med återhållsamhet. Mottagare som får e-post som kopia får det enbart för kännedom och förväntas inte agera på innehållet.
• Är ärendet mycket brådskande, ring eller sök upp personen istället. Använd hög prioritet enbart i akuta ärenden som snabbt behöver svar eller ageras på.
• Var varsam med att använda ”svara alla”. Fundera på om det är nödvändigt/praktiskt/önskvärt eller om det räcker att svara bara avsändaren.
• Om du vidarebefordrar ett mejl – titta igenom hela mejltråden innan du skickar.

Massutskick / funktionsmejl

Fundera på vilka som är målgrupp och vilka som behöver läsa e-postmeddelandet. Det är inte alltid samtliga mottagare tycker att informationen är relevant eller intressant. Är innehållet i ett eventuellt bifogat dokument verkligen av intresse för läsaren eller kan det förmedlas på ett snabbare och enklare sätt i mejltexten? Gör bara massutskick om det inte finns några andra kommunikationsalternativ. Kanske kan kommunikationen ske genom till exempel CBH-nytt? Du är välkommen att kontakta kommunikationsenheten  om du behöver råd.

• Var försiktig med att använda funktionsmejladresser likt cbh-all. Om informationen inte är relevant för exempelvis hela skolan, fundera då över alternativa smalare sändlistor. På sidan E-postlistor  finns många olika funktionsmejladresser till CBH:s organisation. 
• Använd BCC (hemlig kopia). Lägg mottagarnas adress/er i bcc-fältet. Då kan inte en enskild mottagare se vilka övriga e-postadresser brevet har skickats till. Dessutom undviker vi att enskilda mottagare svarar alla mottagare i vändande mejl. Så här hittar du BCC (hemlig kopia) i Outlook .
• Var tydlig med vilka mejlet går ut till – till exempel genom att skriva ”Hej lärare” – så att mottagaren inte vidarebefordrar till personer som redan fått mejlet.
• Syfte och målgrupp ska tydligt framgå i mejlet.
• Kom ihåg att dubbelkolla så att alla som verkligen måste få mejlet är med i sändlistan. I vissa funktionsadresser kan personer saknas. Är personen väldigt viktigt att ha med, lägg gärna till personens e-postadress separat i mottagarlistan också.

E-postsignatur

• Använd alltid KTH:s e-postsignatur vid extern kommunikation. Förutom den förstärkta KTH-identiteten får mottagaren även kontaktuppgifter med adress och telefonnummer vilket gör det lättare att ta kontakt.
• Vid intern kommunikation rekommenderas att du använder signaturen vid kommunikation med personer du inte känner sedan tidigare.

Här kan du läsa mer om e-postsignatur och om hur du skapar en signatur i Outlook

Autosvar

E-post som rör KTH:s verksamhet måste alltid hanteras enligt gällande lagar och regler även vid frånvaro. Alla anställda har därför ett ansvar att vid frånvaro hantera sin e-postbrevlåda enligt något av följande alternativ:

1. Aktivera e-postprogrammets frånvarohanterare. Ange under vilken tid frånvaron gäller, kontaktuppgifter till kollegor och/eller skolans registrator samt hänvisning till relevant funktionsbrevlåda.
2. Aktivera automatisk vidarebefordran till en kollega eller skolans registrator.
3. Läs mejl i din frånvaro. 

Autosvar för enskild e-postlåda ska normalt inte användas för av att man inte har tid att svara, utan endast vid frånvaro. Vid extremt hög arbetsbelastning kan man sätta autosvar (”Det kan just nu ta lite längre tid att få svar.”) efter godkännande av närmaste chef.

Här kan du läsa om hur du konfigurerar autosvar i webbmejlen

Vidarebefordran

För att kunna garantera efterlevnad av KTH:s myndighetskrav är automatisk vidarebefordran till externt e-postsystem (t.ex. Google, Hotmail osv.) inte tillåten. En anledning till detta är att kunna säkerställa att den kommunikation som är av offentlig karaktär inte förloras. Den ska kunna spåras, följas upp och eventuellt omprövas i ett senare skede. Ett exempel är kommunikation mellan lärare och student.

Övrigt

Läs KTH:s centrala anvisning för e-post

Misstänker du att du har fått skadlig e-post? Här kan du läsa mer