Inkluderande hybridmöten
Att hålla hybridmöten där alla får vara med på lika villkor kan vara utmanande. HR-enheten på CBH-skolan har därför satt ihop en steg-för-steg-guide för ett lyckat och inkluderande hybridmöte.
Innan du kallar till mötet
När det är ett stort möte: hjälp alla att bidra till mötet genom att förbereda. Skicka ut punkter i förväg eller till exempel en länk om det område som mötet handlar om.
Planera för att ha en runda där alla i mötet kan bidra med sitt perspektiv.
Tänk efter ifall möte är bästa formen. Kanske handlar det bara om att ge information, och då kanske det går att skriva det och skicka ut istället?
Välj möteslokal och mötestid så att så många i gruppen som möjligt kan delta med tanke på fysiska funktionsnedsättningar, behov av pauser och behov av till exempel möjlighet att hämta barn på förskolan.
Välj lokal och teknisk utrustning så att alla deltagare kan höras och synas för varandra.
Boka mötestiden så att det är enkelt att få en paus i arbetsdagen, till exempel genom att mötet börjar kvart över istället för hel timme.
I kallelsen till mötet
Skilj på diskussionspunkter, information och beslutspunkter. Om du vill ha synpunkter från andra, var tydlig med det. Om du ska kommunicera ett beslut som redan gäller, bjud då inte in till diskussion om själva beslutet, utan diskutera istället hur beslutet ska genomföras på bästa sätt. Ett sätt att vara tydlig är att dela upp agendan i olika områden (information / diskussion / fatta beslut).
Skriv något om förutsättningen för mötet, till exempel:
- Det passar bra för att vara ute och gå.
- Det är viktigt att kunna se en delad skärm.
- Om du önskar att deltagarna har kameran på eller inte.
- Om de som deltar i mötesrummet behöver ha med sig sin laptop eller inte.
Strax före mötet
Pröva tekniken.
- Alla som är i mötet ska synas i bild.
- I möteslokalen ordnas antingen en gemensam kamera för hela rummet, eller så har alla med sig sin laptop med kamera.
- Alla som är i mötet behöver höras, och höra andra.
- I möteslokalen är det bra om du använder en gemensam mikrofon och högtalare, eller att alla har sin laptop med hörlurar. Om du blandar högtalarljud med att vissa har hörlurar så blir ljudbilden konstig. Om ni använder hörlurar så behöver alla i mötesrummet vara noga med att stänga av sin mikrofon när de inte pratar.
- De som deltar på distans behöver stänga av sin mikrofon när de inte pratar.
- Utse de roller som är relevanta för mötet. Dela gärna upp uppgifter för att får ett bättre flyt för de som deltar:
- Mötesledare
- Sköta presentationen
- En i mötesrummet som har extra uppmärksamhet på de som deltar via Zoom (kollar chat, är uppmärksam på om någon verkar vilja prata)
- Anteckna vid mötet
Under mötet
Som mötesledare kan du bidra till att många på mötet deltar lika aktivt. Till exempel genom att:
- Gör tydligt hur alla ställer frågor. Exempel: skriv i chatten, räck upp handen digitalt/fysiskt.
- Gör en runda där varje person svarar/reflekterar. Till exempel att varje person erbjuds att säga något som fungerar bra och något som behöver utvecklas inom området som mötet handlar om (istället för att du berättar om din syn på detta).
- Gör bikupor. Då får alla en fråga som två personer (eller max tre) pratar om i respektive liten grupp. Det kan till exempel vara om du har presenterat något vid mötet som du vill ha återkoppling på: ställ en öppen fråga om vad de tyckte, låt deltagarna ha bikupa i 5 minuter och be dem sedan att berätta deras viktigaste slutsats för hela gruppen.
- Ställ direkta frågor till personer som är vid mötet. Välj att lyfta fram olika personers kunskaper/perspektiv. Till exempel: eftersom du arbetar med xxx, kan du ge din syn på den här frågan?
- Hjälp deltagarna att använda jag-budskap och vara konkreta då de ger kritik. Till exempel att ”jag uppfattade förra mötet som otydligt för att xxx”. Och inte ”vid förra mötet var ni otydliga”.
- Ge positiv återkoppling till de som bidrar i mötet.
- Om det är något du inte förstår: inled med att ”Det var intressant det du sa, kan du utveckla mera för att jag ska förstå hur det kan användas i det här sammanhanget?”. Undvik negativa kommentarer som att ”det hör inte hemma här” eller ”du pratar inte tillräckligt tydligt” osv.
- Var försiktig med att värdera olika grupper eller personer olika. Respektera alla yrkesroller som är representerade vid mötet. Till exempel kan du hjälpa mötesdeltagarna att inte värdera olika grupper på olika sätt, utan istället beskriva vad det är för behov eller kompetens just de har.
Till mötesdeltagarna
Du är en viktig del av mötet! Du är med och ökar/minskar möjligheten till ett inkluderande möte.