Personalplanering, rekrytering och avslut

Vid budgetarbete och innan rekrytering ska du som chef personalplanera. Innan påbörjad rekrytering ansvarar du som chef för en avstämning mot verksamhetsplan och budget. Du ansvarar för att både lång- och kortsiktiga behov av personal ska omses.

Delegation avseende budget och bemanning av avdelningar

• säkerställa att en årsbudget upprättas och efterföljs för samtliga forskningsprojekt,
• tillsammans med avdelningsekonom budgetera avdelningens fakultetsmedel,
• samordna och godkänna årlig bemanning av avdelningens personal totalt per person med studierektorer och projektledare tillsammans med avdelningsekonom
• skapa en såväl lång- som kortsiktig försörjning av personal, vilket innebär såväl rekrytering, utveckling som avveckling

Årsbudget och bemanning i avdelningsbudgeten

• Projektens årsbudgetar och bemanning dokumenteras av avdelningsekonom tillsammans med projektledare i avdelningsbudgeten. Bemanning av grundutbildning stäms av med studierektor.
• Avdelningens gemensamma fakultetsmedel budgeteras av avdelningschef och -ekonom och förankras i ledningsgruppen.
• Avdelningschefen godkänner årsprojektbudgetar och samtliga medarbetares årsbemanning.
• Projektbudgetar och bemanning uppdateras löpande och stäms av med avdelningschef, -ekonom samt HR varje kvartal.
• Årets budgetar sammanfattas i en avdelningsbudget per projektledare och projekt. Totalbudgeten per avdelning registreras i skolans årsbudget till KTH i december.

Årsplanering budgetarbete

Uppföljning av verksamhetsuppdrag

Under året ska du göra en uppföljning av verksamhetsuppdragen som du rapporterar till prefekt/skolchef. Du ska också redovisa status gällande tillsättning av tjänster och andra uppdrag.

Avdelningens ekonomiska utfall mot budget

Varje månad får avdelningschef en avdelningsrapport som visar det ekonomiska utfallet jämfört med budget. Rapporten ska gås igenom med avdelningsekonom minst en gång per kvartal. Samtidigt ska avdelningens projektbudgetar och medarbetarnas årsbemanning gås igenom och uppdateras.

Rekrytering

När du avser att påbörja en rekrytering ska du i god tid kontakta HR vid skolan. Mer information om rekryteringsprocesser och vem på HR som är din kontaktperson hittar du på sidorna för rekrytering vid EECS, som finns länkad i länksamlingen längst ned på sidan. 

Avslut

Närmsta chef har det övergripande ansvaret för att den anställde får ett bra avslut på sin anställning. Det ligger också på närmsta chef att överlämning av arbetsuppgfiter, återlämning av utrustning, avslut av konton samt att avslutssamtal genomförs. Den anställde har rätt att begära betyg för anställningen om den varat längre än 6 månader. Mall för avslutssamtal och anställningsbetyg hittar du i länksamlingen längst ned på sidan. 

När du som chef får vetskap om att en anställd slutar meddelar du HR senast två månader innan avslut. 

Länkar