“Förberedelser inför tentaperioden har ingen början eller slut – vi jobbar ständigt med detta”
Lär känna Verksamhetsstödet
I en artikelserie presenterar vi medarbetare på skolans verksamhetsstöd. Den här veckan har vi pratat med Erika, Kristin, Maria och Malin som jobbar på Utbildningskansliet med skolans tentaadministration. Läs om förberedelser och efterhantering av tentaperiod, när de alla blev sjuka samtidigt och hur de kopplar av efter de febrila veckorna.
Att det nyss varit tentaperiod har nog inte undgått någon. Flera av oss kollegor på Verksamhetsstödet har hoppat in som tentavakt vid något tillfälle men för Erika Porander , Kristin Linngård , Maria Lilja och Malin Björk , som jobbar på Utbildningskansliets tentaadministration, föregås perioden av ett intensivt förarbete och efterhantering.
Alla fyra jobbar som utbildningsadministratörer för grundutbildning på EECS. De arbetar med tenta- och utbildningsadministration, resultatrapportering, övriga studentärenden, exjobb och med bokning och arvodering av tentavakter. Under tentaperioden har de lite olika arbetsuppgifter och delar upp sig på skolans två campus.
Under tentaperioden
En tentaperiod innebär en hektisk tid med hög arbetsbelastning för samtliga i gruppen som hanterar mellan 350-400 tentor och kontrollskrivningar per år. Kristin utvecklar:
– En tentaperiod föregås av en intensiv period av förberedelser där vi bokar vakter, öppnar anmälan inför tentorna och kontrollerar schemaläggning och salsbokning. Vi samlar in tentalydelser från examinatorer, förbereder anmälningslistor och salsplaceringar, samt packar berg med lådor av material som sedan ska gå ut till tentasalarna.
Gruppen tar också emot ansökningar om plussning, sena anmälningar, och hjälper inkommande och utresande utbytesstudenter med eventuella skrivningar som behöver göras från deras hemuniversitet eller på deras utbytesuniversitet.
Det är en hektisk period för gruppen:
– När tentaperioden drar igång befinner vi oss ofta på campus så tidigt som sex på morgonen och kan behöva finnas på plats till drygt åtta på kvällen, beroende på när tentorna slutar.
– Vi packar och scannar tentor kontinuerligt under perioden, delar ut och tar emot allt tentamaterial från våra tentavakter, och löser eventuella akuta problem, berättar Kristin.
Många sjukanmälningar
Ibland får kollegor hoppa in som tentavakter när det krisar. Erika berättar om januari månads utmaningar:
– Under läsårets största tentaperiod januari 2022 blev nästan hela gänget sjuka i Covid-19, och dessutom sjukanmälde sig många tentavakter. Det innebar att våra chefer och kollegor vid Utbildningskansliet fick hoppa in och hjälpa oss med både tentahantering och tentavaktning, stundtals med guidning av oss sjuka över telefon och meddelanden. Det var tufft men vi är tacksamma över att våra kollegor bidrog med sin arbetstid för att stötta oss!
Efterhanteringen
När tentaperioden är över följer en hektisk period efterhantering av tentorna. Gruppen scannar tentor, ordnar med listor och arkivering, hanterar eventuella anmärkningar, ordnar utbetalningar av tentavakternas arvoden, mottar och scannar rättade tentor och börjar förbereda inför nästa tentaperiod.
– Vi tar också hand om övriga arbetsuppgifter som exjobb, resultatrapportering och studentärenden. Perioden av förberedelser av tentor har ingen egentlig början eller slut, utan vi jobbar ständigt med detta. Vi följer kontinuerligt upp schemaläggningen av olika examinationsformer, då det ofta är ett återkommande problem att tentor schemaläggs med fel format och faller utanför våra underlag, eller att de inte är schemalagda över huvudtaget, redogör Malin.
Avkoppling
Efter den tentaperioden priotiterar gruppen avkoppling på olika sätt:
– Det är väldigt viktigt för oss att se till att vi får återhämtning när vi kan. En tentaperiod innebär många dagar då vi lever i en jobba-äta-sova-rutin. Erika sätter sig gärna med en tjock Fantasy-bok när orken finns och Kristin tar gärna fram ett bra PC-spel eller ny serie, avslutar de.