Snabb avtalshantering? - tänk på detta!
Intrimningen av skolans nya organisation och institutionsnära verksamhetsstöd pågår för fullt och redan nu märks positiva förändringar. Bland annat har hanteringen av skolans forskningsavtal blivit effektivare, där några nyckelfaktorer blivit tydliga.
Full koll på denna positiva tendens har Jonna Holmlund Åsman , ansvarig för avtalshanteringen av externfinansierade forskningsprojekt.
- Tack vare det institutionsnära stödet och framförallt ledningskoordinatorerna involveras alla nödvändiga funktioner nu snabbare. Det märks att alla institutioner nu har ledningsstödskoordinatorer på plats vilket ger oss goda förutsättningar att förbättra och förfina processen kring avtalshantering., säger Jonna Holmlund Åsman.
Rutinen för avtal relaterade till extern forskningsfinansiering och samarbeten har funnits på plats under flera år, men givet skolans nya institutionsnära stöd och resurser kopplade till varje institution ger följande en så effektiv avtalshantering som möjligt.
- För det första, KTH-anställda ska undvika att jobba i projekt och samarbeten utan avtal eller överenskommelse. Även om alla parter är ivriga att komma igång med forskningen så innebär lagkrav, KTH-bestämmelser och inte minst risker för enskilda forskare viktiga faktorer för KTH att ha avtal eller överenskommelser på plats innan arbetet inleds.
- Respektive institutions ledningskoordinator ska kontaktas så snart finansiering beviljats eller när en idé om externt samarbete vuxit fram. De gör en initial bedömning och tar därefter vid behov kontakt med avtalskoordinator, som i sin tur kontaktar avtalsjurist om det bedöms nödvändigt. Ju utförligare och tidigare information som möjligt till ledningskoordinator desto snabbare hantering och kortare tid till signerat avtal.
- Ledningskoordinatorerna involverar ekonomi genom vårt gemensamma ärendehanteringssystem att ta vid med sina uppgifter och förberedelser. De institutionsnära teamen med ledningsstöd, ekonomi och HR kommer ytterligare att förenkla samarbetet inom verksamhetsstödet och förbättra stödet till verksamheten.
Behöver du som forskare hjälp att avgöra vem som är behörig att signera en ansökan, ett beslut om finansiering eller ett avtal så hör av dig till din ledningsstödskoordinator eller direkt till avtal@eecs.kth.se .