Migrering av KTH Box till KTH OneDrive

KTH ser kontinuerligt över vilka lösningar som används på KTH för att kunna erbjuda de bästa lösningarna med avseende på funktionalitet, pris och tillgänglighet och beslutat att under 2021 ersätta den centrala tjänsten KTH Box med KTH OneDrive. 

Bakgrund

KTH Box har funnits på KTH sedan 2011 och har använts som molnbaserad lagring av användardata för anställda. Tjänsten har varit begränsad till anställda, användare av datorplattformerna på KTH samt vissa forskare. Det har även funnits önskemål om att utöka tjänsten till alla på KTH men på grund av kostnadsbilden så har det inte varit möjligt. 

Vad vill vi uppnå med migrering av KTH Box till KTH OneDrive?

Övergången till OneDrive kommer att innebära flera efterfrågade förbättringar.

Några exempel på förbättring som kommer att göras med detta byte

• KTH OneDrive kommer vara tillgänglig för både anställda, studenter och personer med anställningsliknande förhållande
• Bättre samarbetsmöjligheter genom enkelt kunna dela dokument för anställda och studenter
• Möjligt att redigera dokument samtidigt på webben och via office applikationerna med flera användare inom organisationen eller utanför organisationen
• Bättre integration med Office-produkterna
• Enklare versionshantering av dokument
• Minska risken för ökande kostnaderna för KTH då OneDrive ingår i det befintliga licensavtalet med Microsoft
• Bättre möjligheter att åtkomstskydda informationen som lagras i KTH OneDrive, tex multifaktorinloggning

När kommer migreringen genomföras?

Migreringen kommer genomföras under 2021, med start juli 2021 och skall avslutas december 2021 . Detta kommer utföras i 4 olika moment.

• Kommunikation till skolor och befintliga användare av KTH Box
• Migrering av gemensamma KTH Box kataloger
• Automatisk migrering av användare/avdelningar
• Migrering av användare med stor lagringsyta

Du blir kontaktad med mer detaljerad information via mejl 5 dagar innan kopiering.

Vad behöver jag göra?

Vi kommer att migrera dina filer åt dig och informera dig innan start och när det är klart.

Efter att kopieringen är slutförd behöver du som har externa delningar dela ut de på nytt. Se även information längre ner under vanliga frågor.

Om du vill bli migrerad tidigare så kan du kontakta IT-Support för att få hjälp med migreringen till KTH OneDrive.
 

Så utförs kopieringen från KTH Box till KTH OneDrive

Kopieringen kommer genomföras i omgångar för grupper av användare. Vid kopiering av data kommer KTH IT inte se innehållet i filer/data, utan enbart antalet filer som kopieras.

När det är din tur beror på i vilken omgång du placeras i under perioden juli – november 2021. Du blir kontaktad med mer detaljerad information via mejl 5 dagar innan kopiering.

Följande kommer att hända vid migreringen av din information från KTH Box till KTH OneDrive

Angående kopieringen av filer från KTH Box till KTH OneDrive:

• Samtliga filer och kataloger kommer att kopieras från Box till katalogen "box_files" i OneDrive.
  Vi kommer inte att kopiera gamla versioner av filer utan endast den senaste versionen av filen.
• Enbart filer som du själv äger i Box kommer att kopieras. Filer som andra äger och som delas med dig berörs inte. Har du inga filer på Box så sker ingen kopiering och katalogen "box_files" kommer skapas men sakna innehåll.
• Filer som ligger i Box och är märkta som raderade, dvs ligger i ”papperskorgen”, kommer inte att kopieras över till OneDrive.
• Om du delat ut en mapp till användare inom KTH kommer rättigheterna för den delade katalogen att följa med.
• Om du delat mappar med användare utanför KTH måste du själv dela ut behörighet till mappen från OneDrive till dessa användare igen efter att kopieringen är avslutad.
• Om du delat enskild fil måste du dela ut behörighet till användaren igen, oberoende om den är delad inom eller utanför KTH.
• Om du delat ut en fil/katalog med länk så måste du skapa en ny länk och dela länken med de som skall ha tillgång till informationen. 
• Om du har publicerat filer med länk på webben eller i dokument så måste du skapa en ny länk och uppdatera sidan/dokumentet.
• Filerna på Box kommer finns kvar men du eller de du delat filer med kommer inte att kunna komma åt filerna efter kopieringen.
   

Vanliga frågor gällande migreringen

Fråga:  Hur skall jag logga in i KTH OneDrive?
Svar:  Du skall logga in som användarnamn@ug.kth.se och ditt KTH lösenord.

Fråga: Kommer ni informera mig när jag kommer att bli migrerad.
Svar: Vi kommer att skicka information till användaren 5 dagar innan kopieringen sker samt informera när den är slutförd. 

Fråga: Är informationen krypterad?
Svar: Ja, all trafik är krypterad mot tjänsten och den lagrade informationen är krypterad i KTH OneDrive. 

Fråga: Berörs mina filer på P: G och H: (Z:)?
Svar: Nej, övergången till KTH OneDrive berör inte KTH:s nätverksbaserade fillagring, varken för hemkataloger eller projektkataloger.

Fråga: Kommer Canvas påverkas av migreringen?
Svar: Nej, Canvas kommer inte att påverkas av denna migrering då vi inte har någon befintlig integration med Canvas och KTH Box.

Fråga: Vad händer med mina filer i Box?
Svar: Under migreringen kommer dina filer kopieras till OneDrive. Efter kopieringen är avslutad kommer vi stänga av tillgången till Box och du kan börja jobba med dina filer i KTH OneDrive istället.

Fråga: Kan jag kopiera mina filer själv från KTH Box till KTH OneDrive?
Svar: Vi avråder från att kopiera dina filer själv. Om du ändå har behov ber vi dig att kontakta it-support@kth.se.

Fråga: Flyttas eller kopieras mina filer?
Svar: Dina filer kommer kopieras som innebär att dina filer kommer inte tas bort från KTH Box.

Fråga: Kommer det bli avbrott under tiden man byter till KTH OneDrive?
Svar: Ja, det kommer att bli ett avbrott när vi kopierar dina filer från den ena tjänsten till den andra så att vi kan garantera att allt innehåll är kopierat. Du kommer att få mer utförlig information 5 dagar innan kopieringen starta.

Fråga: Vad kommer påverkas under tiden av bytet?
Svar: Inga övriga system eller tjänster på KTH kommer att påverkas av själva bytet.

Fråga: Vilka kan använda sig av KTH OneDrive?
Svar: I och med införandet av KTH OneDrive kommer förutom anställda nu även studenter ha tillgång till KTH OneDrive. 

Fråga: Kan jag som anställd dela dokument med studenter?
Svar: Ja, eftersom både anställda och studenter kommer ha tillgång till KTH OneDrive kommer det vara möjligt att dela dokument med varandra.

Fråga: Kan jag ha olika synkinställningar på olika enheter?
Svar: Ja, OneDrive-klienten kommer ge dig möjligheten att kunna ha olika inställningar på olika datorer/enheter.

Fråga: Kan flera användare skriva i samma office dokument samtidigt?
Svar: Ja, användare av Office 2016 eller senare kan redigera filer samtidigt. Användare kan också redigera filer samtidig via Office online via en webbläsare.

Fråga: Vad händer med delade filer/kataloger som jag delat med KTH personer?
Svar: Kataloger som är delade med KTH personer kommer att återskapas vid kopiering. Filer som är delade kommer inte att återskapas vid kopiering.

Fråga: Kommer mina filer/kataloger som är delade med länk delas om igen automatiskt?
Svar:  Nej, filer/kataloger som är delade med länk kommer inte att återskapas automatiskt. Man får återskapa dessa igen och skicka nya länken till de som skall ha tillgång till filen/katalogen.

Fråga: Vad händer med delade filer/kataloger till externa personer?
Svar: Du kommer vara tvungen att återskapa dessa manuellt då vi inte kan återskapa dessa åt dig av säkerhetsskäl.

Fråga: Varför återskapar ni inte externa utdelningar?
Svar:  Av följande skäl så kommer vi inte återskapa externa delninger

1. Vi vill inte automatiskt dela ut information med externa då vi inte känner till hur känslig informationen är
2. Vi vet inte vilka som har länken idag
3. Vi vill ta bort delningar som inte är aktuella längre

Fråga: Kommer det finnas ett alternativ till Box FTP i OneDrive?
Svar:  Vi kommer inte att erbjuda FTP möjligheter till OneDrive då det inte finns den möjligheten i OneDrive.