Migrering av KTH Box till KTH OneDrive

KTH ser kontinuerligt över vilka lösningar som används på KTH för att kunna erbjuda de bästa lösningarna med avseende på funktionalitet, pris och tillgänglighet och beslutat att under 2021 ersätta den centrala tjänsten KTH Box med KTH OneDrive. 

Bakgrund

KTH Box har funnits på KTH sedan 2011 och har använts som molnbaserad lagring av användardata för anställda. Tjänsten har varit begränsad till anställda, användare av datorplattformerna på KTH samt vissa forskare. Det har även funnits önskemål om att utöka tjänsten till alla på KTH men på grund av kostnadsbilden så har det inte varit möjligt. 

Vad vill vi uppnå med migrering av KTH Box till KTH OneDrive?

Övergången till OneDrive kommer att innebära flera efterfrågade förbättringar.

Några exempel på förbättring som kommer att göras med detta byte

• KTH OneDrive kommer vara tillgänglig för både anställda, studenter och personer med anställningsliknande förhållande
• Bättre samarbetsmöjligheter genom enkelt kunna dela dokument för anställda och studenter
• Möjligt att redigera dokument samtidigt på webben och via office applikationerna med flera användare inom organisationen eller utanför organisationen
• Bättre integration med Office-produkterna
• Enklare versionshantering av dokument
• Minska risken för ökande kostnaderna för KTH då OneDrive ingår i det befintliga licensavtalet med Microsoft
• Bättre möjligheter att åtkomstskydda informationen som lagras i KTH OneDrive, tex multifaktorinloggning

När kommer migreringen genomföras?

Migreringen kommer genomföras under 2021, med start oktober 2021 och skall avslutas december 2021 . Detta kommer utföras i 4 olika moment.

• Kommunikation till skolor och befintliga användare av KTH Box
• Migrering av gemensamma KTH Box kataloger
• Automatisk migrering av användare/avdelningar
• Migrering av användare med stor lagringsyta

Du blir kontaktad med mer detaljerad information via mejl 5 dagar innan kopiering.

Vad behöver jag göra?

Vi kommer att migrera dina filer åt dig och informera dig innan start och när det är klart.

Efter att kopieringen är slutförd behöver du som har externa delningar dela ut de på nytt. Se även information längre ner under vanliga frågor.

Om du vill bli migrerad tidigare så kan du kontakta IT-Support för att få hjälp med migreringen till KTH OneDrive.
 

Så utförs kopieringen från KTH Box till KTH OneDrive

Kopieringen kommer genomföras i omgångar för grupper av användare. Vid kopiering av data kommer KTH IT inte se innehållet i filer/data, utan enbart antalet filer som kopieras.

När det är din tur beror på i vilken omgång du placeras i under perioden oktober– december 2021. Du blir kontaktad med mer detaljerad information via mejl 5 dagar innan kopiering.

Följande kommer att hända vid migreringen av din information från KTH Box till KTH OneDrive

Angående kopieringen av filer från KTH Box till KTH OneDrive:

• Samtliga filer och kataloger kommer att kopieras från Box till katalogen "box_files" i OneDrive.
  Vi kommer inte att kopiera gamla versioner av filer utan endast den senaste versionen av filen.
• Enbart filer som du själv äger i Box kommer att kopieras. Filer som andra äger och som delas med dig berörs inte. Har du inga filer på Box så sker ingen kopiering och katalogen "box_files" kommer skapas men sakna innehåll.
• Filer som ligger i Box och är märkta som raderade, dvs ligger i ”papperskorgen”, kommer inte att kopieras över till OneDrive.
• Om du delat ut en mapp till användare inom KTH kommer rättigheterna för den delade katalogen att följa med.
• Om du delat mappar med användare utanför KTH måste du själv dela ut behörighet till mappen från OneDrive till dessa användare igen efter att kopieringen är avslutad.
• Om du delat enskild fil måste du dela ut behörighet till användaren igen, oberoende om den är delad inom eller utanför KTH.
• Om du delat ut en fil/katalog med länk så måste du skapa en ny länk och dela länken med de som skall ha tillgång till informationen. 
• Om du har publicerat filer med länk på webben eller i dokument så måste du skapa en ny länk och uppdatera sidan/dokumentet.
• Filerna på Box kommer finns kvar men du eller de du delat filer med kommer inte att kunna komma åt filerna efter kopieringen.
   

Vanliga frågor gällande migreringen

Du hittar vanliga frågor gällande migreringen på följande sida, Migrerings FAQ .