Administrativa förändringar på ITM på grund av covid-19

Den senaste utvecklingen av Covid-19-viruset tillsammans med direktiven från KTH-förvaltningen kommer att påverka de rutiner vi har på ITM-skolan samt tjänster inom verksamhetsstöd. De viktigaste förändringarna sammanfattas nedan. Verksamhetsstödet kommer att göra sitt bästa för att behålla service och stöd på en stabil nivå.

Uppdateringar (Uppdaterades senast 3 april, kl 14:00)

  • 200403 kl. 14:00 gällande Om min chef blir sjuk
  • 200327 kl.09:30 gällande Inköp
  • 200324 kl 11.00 gällande Allmän säkerhetsinformation

Håll dig informerad

Information om covid-19 från KTH

KTH:s intranät

ITM's intranät – specifik skolinformation

Om min chef blir sjuk

Samtliga prefekter och administrativ chef på ITM-skolan har utsett ställföreträdande chefer, som träder in vid sjukdomsfrånvaro under covid-19-utbrottet.

Följande personer är ställföreträdande i de fall ordinarie ledare är sjuk / frånvarande under perioden 20 mars - 31 augusti:  

Vice adminchef: Jenni Hollbrink
Vice prefekt EGI: Andrew Martin
Vice prefekt HPU: Monica Kemvall
Vice prefekt Indek: Cali Nuur
Vice prefekt IIP: Antonio Maffei
Vice prefekt LES: Rebecca Hincks
Vice prefekt MMK: Sofia Ritzén
Vice prefekt MSE: Joakim Odqvist

Verksamhetsstödet och e-post – vissa förseningar

Verksamhetsstödet arbetar till stor del på distans och kan nås som vanligt via e-post och Zoom. Använd funktionsadresser för att försäkra dig om att ärendet hanteras. 

Till listan med funktionsadresser

Vissa tjänster och förfrågningar kan ha både längre svarstider och en lägre servicenivå, och vissa kan behöva pausas. Personal kommer i största möjliga mån arbeta hemifrån och vara på plats på KTH Campus och i Södertälje vid behov.

Expeditionerna stänger delvis

Expeditionerna i Sing-Sing, Nord och Södertälje har övergått till digital mottagning så långt som det är möjligt för att minimera kontakter & smittspridning. Det här gäller tills vidare:

Inköp

Upphandlingsfrågor

Här tar vi upp några återkommande frågor som ställts till upphandling@kth.se  med anledning av Corona-viruset.

Kan jag åberopa Force Majeur vid sen avbokning på grund av Corona?

Svar: Det är inte lämpligt att åberopa force majeure p g a Corona, eftersom viruset tyvärr är verklighet sedan en tid tillbaka och inget som man nu kan hävda plötsligt bara dykt upp, hela samhället är ju på vänteläge sedan lång tid, gällande t ex all form av möten och sociala kontakter. Dessutom är leverantörerna själva i ett känsligt läge. Visst har ni möjlighet att ta upp frågan för dialog med leverantörerna, men det går inte att begära att leverantörerna ska tillmötesgå andra krav än de som står i avtalen. Vi upprepar därför rekommendationen att beställare håller koll på avtalsvillkoren lite extra noga och säkerställer att man avbokar/ändrar i tid när så behövs.

Kan Corona-utbrottet utgöra ”undantag” från Lag om Offentlig upphandling och KTH:s riktlinjer?

Kan jag t ex snabbt skaffa utrustning för hemarbete, upphandla konsulttjänster för distansöverbryggande teknik på egen hand?

Svar: Nej. Om varor och tjänster inte finns på ramavtal (KTH:s eller statliga) ska de upphandlas enligt lag och gällande riktlinjer och policies på KTH. Kontakta inköpsansvarig på ”din” skola. (Det som möjligen kan undantas är sådant som direkt och akut berör bekämpningen av Corona-viruset, men även här ska inköpsansvarig kontaktas).

E-handel i Wisum

Tillfälligt införs ett extra godkännande-steg i kassaläget i Wisum som rör leverans till KTH. I och med att många KTH-anställda arbetar på distans och att flera ingångar till leveransadresser är låsta, uppstår det problem för transportörer som försöker leverera till KTH. De gör endast två försök att leverera, gäller alla avtal.

Genom att kryssa i steget i beställningen ansvarar ni för att det finns personal på angiven leveransadress att ta emot godset.

På KTH Campus kan ni även använda möjligheten att ange ”KTH Campus lättare gods”.

Läs mer på KTH's intranät
 

Signatur från skolchef och prefekter – anpassade rutiner

Nu gäller följande rutiner för signatur från skolchef och prefekter: för att säkerställa att dina dokument blir signerade måste de skickas elektroniskt till skolchef@itm.kth.se .

E-postlådan hanteras som vanligt.

Originaldokument som skickas via internpost kan inte garanteras en omedelbar signatur eftersom postlådan endast kontrolleras en gång i veckan. Vid behov kommer originaldokument att undertecknas efteråt.

Glöm inte att lägga till det vanliga försättsbladet som alltid ska bifogas.

Servicecenter – mindre personal på plats  

Fruktleveranser och mjölk till köken kommer att minska kraftigt och eventuellt upphöra.

Frågor, beställningar och förfrågningar kommer att besvaras på service@itm.kth.se . Alla tjänster kommer att genomföras givet att våra leverantörer är tillgängliga.

Inkommande och utgående post kommer att levereras dagligen, men möjligen på lite olika tidpunkter.

Utbildningskansliet

Drop-in för studenter genomförs under de vanliga drop-in-tiderna via telefon. 

Studenter kan antingen ringa direkt till sin studievägledare/koordinator eller anmäla sig via; vare.eu/reception/ITM  för att bli uppringda.

Lokalt IT-stöd

Arbetar huvudsakligen på distans. Kontakta IT-support via it-support@kth.se  eller telefonnummer 6600.

Allmän säkerhetsinformation

KTH har ordnat med extra säkerhetspatrulleringar under dagen på Campus Vallhallavägen, för att se till att endast behöriga personer är på plats. Väktarna kommer att fokusera på lokalerna, för att leta efter saker som öppna fönster, vattenläckor osv.

Utöver detta kommer ITM's vaktmästare, i samband med den dagliga postutdelningen, gå runt och kontrollera alla korridorer på ITM för att se till att allt är i sin ordning.

Vi uppmuntrar alla att hålla ett extra öga öppet och att inte under några omständigheter låta någon utan ett KTH-nyckelkort komma in i lokalerna. Detta är särskilt viktigt för att våra lokalvårdare och alla som arbetar på campus ska känna sig trygga på plats. Låt oss hjälpas åt att skapa en säker arbetsmiljö.