Till innehåll på sidan

Administrativa förändringar på ITM på grund av covid-19

Den senaste utvecklingen av Covid-19-viruset tillsammans med direktiven från KTH-förvaltningen kommer att påverka de rutiner vi har på ITM-skolan samt tjänster inom verksamhetsstöd. De viktigaste förändringarna sammanfattas nedan. Verksamhetsstödet kommer att göra sitt bästa för att behålla service och stöd på en stabil nivå.

Uppdateringar (Uppdaterades senast 18 juni, kl 10:00)

  • 200618 kl.10:00 gällande återgång till arbetsplatsen hösten 2020
  • 200407 kl.09:00 gällande legitimationskontroller på campus (rubrik Allmän säkerhetsinformation)
  • 200403 kl. 14:00 gällande Om min chef blir sjuk
  • 200327 kl.09:30 gällande Inköp
  • 200324 kl 11.00 gällande Allmän säkerhetsinformation

Håll dig informerad

Information om covid-19 från KTH

KTH:s intranät

ITM's intranät – specifik skolinformation

Återgång till arbetsplatsen – hösten 2020

Mot bakgrund av regeringens meddelande om att universitet och högskolor kan återgå till undervisning på campus har rektor beslutat om anpassning av arbetsplatsförlagd verksamhet vid KTH höstterminen 2020. Beslutet gäller senast till och med den 15 januari 2021. Ändringar kan dock komma att göras till följd av regeringens och andra myndigheters besked och rekommendationer.

Huvudsyftet är att förhindra smittspridningen i samhället och för detta är en begränsning av resor med kollektivtrafik nödvändigt. ITMs skolchefsgrupp bedömer att, så länge som Folkhälsomyndigheten (FHM) inte kommer med nya rekommendationer, ska en stor del av skolans personal fortsätta att arbeta på distans.

Anpassning arbetsmiljö vid ITM

Skolchefen har, mot bakgrund av rektors beslut, slagit fast vad som gäller specifikt för ITM-skolans personal.

  • All personal som kan arbeta hemifrån bör fortsätta arbeta på distans. Fysisk närvaro på KTH ska förankras med den närmaste chef som har arbetsmiljöansvar (vanligtvis avdelningschef). Chefen ska göra nödvändiga riskbedömningar av arbetsmiljön för att avgöra vilka medarbetare som kan arbeta på plats. Målsättning är att alla som måste vara fysiskt närvarande på KTH för sin verksamhet, ska kunna arbeta under trygga former.
  • Möten och seminarier bör tills vidare hållas digitalt om inte mötets karaktär eller andra regler kräver fysisk närvaro (t.ex. campusförlagd undervisning).
  • Prefekt/linjechef ansvarar för att anpassa av skolans lokaler i syfte att underlätta säkerhetsavstånd och minska smittspridning
  • Givetvis ska alla medarbetare ska följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer om ”social distansering”, god handhygien samt att inte komma till arbetsplatsen med symptom för covid-19.

Frågor?

  • Frågor rörande undervisning och examination ställs till respektive institutions studierektor.
  • Frågor rörande din arbetssituation ställs till din närmaste chef.

Besök kth.se/corona  för löpande uppdateringar om KTH och covid-19.

Länkar

Rektorsbeslut 4 juni om förutsättningar för höstterminen 2020 – V-2020-0410

Rektorsbeslut 16 juni om arbetsplatsförlagd verksamhet för anställda, V-2020-0450
Information till anställda med anledning av coronaviruset - uppdaterad med tio nya frågor och svar.

Till chefer

Ledarskap under Covid-19
Vägledande om att leda under pandemin

Om min chef blir sjuk

Samtliga prefekter och administrativ chef på ITM-skolan har utsett ställföreträdande chefer, som träder in vid sjukdomsfrånvaro under covid-19-utbrottet.

Följande personer är ställföreträdande i de fall ordinarie ledare är sjuk / frånvarande under perioden 20 mars - 31 augusti:  

Vice adminchef: Jenni Hollbrink
Vice prefekt EGI: Andrew Martin
Vice prefekt HPU: Monica Kemvall
Vice prefekt Indek: Cali Nuur
Vice prefekt IIP: Antonio Maffei
Vice prefekt LES: Rebecca Hincks
Vice prefekt MMK: Sofia Ritzén
Vice prefekt MSE: Joakim Odqvist

Verksamhetsstödet och e-post – vissa förseningar

Verksamhetsstödet arbetar till stor del på distans och kan nås som vanligt via e-post och Zoom. Använd funktionsadresser för att försäkra dig om att ärendet hanteras. 

Till listan med funktionsadresser

Vissa tjänster och förfrågningar kan ha både längre svarstider och en lägre servicenivå, och vissa kan behöva pausas. Personal kommer i största möjliga mån arbeta hemifrån och vara på plats på KTH Campus och i Södertälje vid behov.

Expeditionerna stänger delvis

Expeditionerna i Sing-Sing, Nord och Södertälje har övergått till digital mottagning så långt som det är möjligt för att minimera kontakter & smittspridning. Det här gäller tills vidare:

Inköp

Upphandlingsfrågor

Här tar vi upp några återkommande frågor som ställts till upphandling@kth.se  med anledning av Corona-viruset.

Kan jag åberopa Force Majeur vid sen avbokning på grund av Corona?

Svar: Det är inte lämpligt att åberopa force majeure p g a Corona, eftersom viruset tyvärr är verklighet sedan en tid tillbaka och inget som man nu kan hävda plötsligt bara dykt upp, hela samhället är ju på vänteläge sedan lång tid, gällande t ex all form av möten och sociala kontakter. Dessutom är leverantörerna själva i ett känsligt läge. Visst har ni möjlighet att ta upp frågan för dialog med leverantörerna, men det går inte att begära att leverantörerna ska tillmötesgå andra krav än de som står i avtalen. Vi upprepar därför rekommendationen att beställare håller koll på avtalsvillkoren lite extra noga och säkerställer att man avbokar/ändrar i tid när så behövs.

Kan Corona-utbrottet utgöra ”undantag” från Lag om Offentlig upphandling och KTH:s riktlinjer?

Kan jag t ex snabbt skaffa utrustning för hemarbete, upphandla konsulttjänster för distansöverbryggande teknik på egen hand?

Svar: Nej. Om varor och tjänster inte finns på ramavtal (KTH:s eller statliga) ska de upphandlas enligt lag och gällande riktlinjer och policies på KTH. Kontakta inköpsansvarig på ”din” skola. (Det som möjligen kan undantas är sådant som direkt och akut berör bekämpningen av Corona-viruset, men även här ska inköpsansvarig kontaktas).

E-handel i Wisum

Tillfälligt införs ett extra godkännande-steg i kassaläget i Wisum som rör leverans till KTH. I och med att många KTH-anställda arbetar på distans och att flera ingångar till leveransadresser är låsta, uppstår det problem för transportörer som försöker leverera till KTH. De gör endast två försök att leverera, gäller alla avtal.

Genom att kryssa i steget i beställningen ansvarar ni för att det finns personal på angiven leveransadress att ta emot godset.

På KTH Campus kan ni även använda möjligheten att ange ”KTH Campus lättare gods”.

Läs mer på KTH's intranät
 

Signatur från skolchef och prefekter – anpassade rutiner

Nu gäller följande rutiner för signatur från skolchef och prefekter: för att säkerställa att dina dokument blir signerade måste de skickas elektroniskt till skolchef@itm.kth.se .

E-postlådan hanteras som vanligt.

Originaldokument som skickas via internpost kan inte garanteras en omedelbar signatur eftersom postlådan endast kontrolleras en gång i veckan. Vid behov kommer originaldokument att undertecknas efteråt.

Glöm inte att lägga till det vanliga försättsbladet som alltid ska bifogas.

Servicecenter – mindre personal på plats  

Fruktleveranser och mjölk till köken kommer att minska kraftigt och eventuellt upphöra.

Frågor, beställningar och förfrågningar kommer att besvaras på service@itm.kth.se . Alla tjänster kommer att genomföras givet att våra leverantörer är tillgängliga.

Inkommande och utgående post kommer att levereras dagligen, men möjligen på lite olika tidpunkter.

Utbildningskansliet

Drop-in för studenter genomförs under de vanliga drop-in-tiderna via telefon. 

Studenter kan antingen ringa direkt till sin studievägledare/koordinator eller anmäla sig via; vare.eu/reception/ITM  för att bli uppringda.

Lokalt IT-stöd

Arbetar huvudsakligen på distans. Kontakta IT-support via it-support@kth.se  eller telefonnummer 6600.

Allmän säkerhetsinformation

Med anledningen av regeringens uppmaning den 17 mars är KTH:s lokaler, på alla campus, från och med onsdag 18 mars låsta. Anställda (inklusive doktorander) har fortsatt tillträde inom ramen för den behörighet man har på sitt passerkort.

KTH:s säkerhetsfunktion har förstärkt det förebyggande säkerhetsarbetet på KTH:s samtliga campusområden, för att förebygga och förhindra risk för skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst samt obehörigt tillträde till KTH:s lokaler.

Väktare kommer i ökad grad att verka synligt inom områdena och även genomföra legitimationskontroller. Obehöriga personer kommer att avhysas.

Det är viktigt att du som anställd inte släpper in någon obehörig i KTH:s lokaler.

Genom KTH:s Trygghetsnummer 08-790 (9900) har du möjlighet att anmäla och lämna information om olika typer av otrygghetsfaktorer samt komma i kontakt med KTH:s väktare .

Utöver detta kommer ITM's vaktmästare, i samband med den dagliga postutdelningen, gå runt och kontrollera alla korridorer på ITM för att se till att allt är i sin ordning.