Ax till limpa – administrativt stöd till forskningsprojekt
Hanteringen av externfinansierade forskningsprojekt är diversifierad och komplex med särskilda krav från många olika finansiärer. Syftet med projektet är att forskarna ska ha de bästa förutsättningarna för att kunna bedriva sin forskning på KTH genom att verksamhetsstödet arbetar effektivt, likvärdigt och med hög kvalitet.
Projektet i korthet
Hanteringen av externfinansierade projekt är diversifierad och komplex med särskilda krav från många olika finansiärer. Detta ställer stora krav både på forskaren och på verksamhetsstödet som behöver sätta sig in i komplicerade regelverk. Det administrativa stödet behöver utforma sitt stöd och säkerställa kompetensen för att kunna erbjuda ett professionellt stöd som möter forskarens behov.
Projektet innebär:
- Ett införande av ett gemensamt systemstöd och enhetliga rutiner för hantering av administrativa handlingar som ger en samlad information om forskningsprojekten och stärker KTH:s uppföljning av regelefterlevnad.
- Tydligare kontaktvägar och information på intranätet underlättar för forskaren att få vägledning i vad som behöver göras inför ansökan och under projektets genomförande.
- Ett verksamhetsnära projektledarstöd avlastar forskaren i den administrativa hanteringen av projekt.
- Den ekonomiska projekthanteringen ses över utifrån ett helhetsgrepp för att utforma ett mer effektivt och sömlöst stöd utifrån forskarens behov
- Genom att ta ett helhetsgrepp runt den administrativa processen för externfinansierade forskningsprojekt tydliggörs roller och ansvar och ett samordnat arbetssätt utformas
- Genom att kartlägga dokument, digitala lösningar och systemstöd som används i processerna läggs grunden för att på sikt kunna skapa ett mer automatiserat flöde och se till att information/data används på ett effektivt sätt
Syfte
Projektet är att forskarna ska ha de bästa förutsättningarna för att kunna bedriva sin forskning på KTH genom att verksamhetsstödet arbetar effektivt, likvärdigt och med hög kvalitet.
Mål
Den övergripande målbilden är att skapa en enhetlig process för administration av forskningsprojekt där ett helhetsgrepp tas kring de olika stegen. En process som bidrar till ett smidigt arbetssätt genom hela processen och tydliggör vilka roller som gör vad, bland annat inom och mellan olika avdelningar inom verksamhetsstödet.
Projektmål:
- En enhetlig process för projekthantering med gemensamma arbetssätt och ett likvärdigt stöd är framtagen och implementerad.
- CASE används som gemensamt systemstöd och utgör ett arkivbildande system för registrering av handlingar kopplade till externfinansierade forskningsprojekt.
- En kartläggning av dokument, digitala lösningar och systemstöd som används i processerna genomförs bland annat med syfte att säkerställa att information/data används på ett effektivt sätt.
