Vägen mot ett gemensamt verksamhetsstöd

Under 2022 beslutade rektor att verksamhetsstödet på skolorna och det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) går samman och bildar en ny organisation. Den nya organisationen benämns från 1 januari 2023 Verksamhetsstöd (VS) och är nästa steg i arbetet med att säkerställa ett verksamhetsstöd med hög kvalitet och kostnadseffektivitet som bidrar till att frigöra lärares och forskares tid för undervisning och forskning och därmed i förlängningen till KTH:s konkurrenskraft. Planen för hur samgåendet ska gå till beslutades av rektor den 14 juni 2022.

Uppdatering av information på intranät och webbplats med anledning av organisationsförändringen den 1 januari 2023 pågår. Då det handlar om en stor mängd justeringar kan det dröja innan all information uppdaterats.

Planen framåt 

Rektors beslutade plan för hur samgåendet ska genomföras, programdirektiv för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd vid KTH , pekar ut riktningen för arbetet:

• skolornas verksamhetsstöd bildar fem nya avdelningar som tillsammans med nuvarande avdelningar inom GVS inledningsvis utgör den nya organisationen. Fortsatt utveckling och organisering av stödområden leds av universitetsdirektören och är ett gemensamt arbete mellan skolorna och sakavdelningarna inom verksamhetsstödet.
• utvecklingsarbetet bedrivs som ett flerårigt program och beräknas pågå till och med september 2026.
• all personal följer med in i den nya organisationen, initialt i sina nuvarande roller. Medarbetare kommer att involveras och påverkas på olika sätt beroende på vilken utveckling som prioriteras under arbetets gång.
• arbetet med strategisk kompetensförsörjning inom verksamhetsstödet ska utvecklas för att säkerställa rätt kompetens, på kort och lång sikt.
• verksamhetsstödets utveckling ska taktas med annan pågående utveckling inom KTH. Arbetet med framtidens utbildning och resultaten från KTH:s forskningsutvärdering (RAE) är exempel på utvecklingsarbeten inom KTH.
• principer som ska genomsyra och prägla utvecklingsarbetet inom verksamhetsstödet är verksamhetsnytta, verksamhetsnärhet, involvering och delaktighet samt arbetskultur för förnyelse och ömsesidig respekt. Läs mer om vad principerna innebär

Om arbetet

Under våren 2022 har administrativa chefer inom skolorna och avdelningschefer inom GVS tillsammans med olika arbetsgrupper kartlagt och analyserat sju stödområden: utbildningsstöd, forskningsstöd, ekonomistöd, HR-stöd, infrastrukturstöd, kommunikationsstöd och ledningsstöd. Målet har varit att få fram ett nuläge för varje område.

Under hösten 2022 har områdesgrupperna  fördjupat arbetet och fokuserat på stödområdets nyläge. För mer omfattande utveckling ska gemensamma prioriteringar göras för att bestämma vilka delar som behöver utvecklas och i vilken ordning. Redan pågående utveckling ska fortgå och utveckling som kan genomföras med mindre insatser ska genomföras löpande. All utveckling utgår från användarnas behov och föregås av ett robust förarbete.

I september 2026 ska KTH ha utvecklat de delar av verksamhetsstödet som behöver åtgärdas utifrån målbilden om ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd som frigör tid för lärares och forskares undervisning och forskning.

Inför samgåendet 1 januari 2023 har anpassningar och förberedelser gjorts. Ansvar och mandat har setts över på olika nivåer, finansieringsmodellen för verksamhetsstödet har anpassats och en gemensam verksamhetsplan för hela verksamhetsstödet 2023-2025 har beslutats av universitetsdirektören.

Under kvartal ett 2023 arbetas en handlingsplan för arbetet januari 2023-september 2026 fram. Handlingsplanen kommer löpande att uppdateras vartefter programmets arbete fortskrider.

​​​​​​​Ta del av tidplanen för samgåendet

Programmets organisation

Ett program är ett sätt att bedriva utvecklingsarbete som samlar flera projekt och aktiviteter med samma mål. Syftet är att hitta synergier och stödja arbetet med gemensamma mallar och modeller. 

För att leda arbetet och ansvara för att programmets mål uppnås finns en styrgrupp. Den består av skolcheferna, vicerektor för digitalisering, representanter för centrala samverkansgruppen och representant för THS. Universitetsdirektören är ordförande.

Utöver styrgruppen bildas vid samgåendet universitetsdirektörens ledningsråd med alla administrativa chefer på skolorna och administrativ chef och avdelningschefer inom GVS. För att involvera lärare och forskare i arbetet har universitetsdirektören under 2022 bildat ett prefektråd med två prefekter från varje skola. 

Programmet för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd leds av ett programsekretariat som koordinerar, administrerar och stödjer utvecklingsarbetet. 

Läs mer om de olika grupperingarna och vad de ansvarar för ​​​​​​​ ​​​​​​​