Tips för bättre hybridmöten
Här hittar du lite tips om vad som är bra att tänka på vid hybridmöten.
Tydlig agenda
Med en tydlig agenda finns förutsättningar för ett effektivare möte. Det är värdefullt om agenda i förväg är utskickad så mötets alla deltagare har samma utgångspunkt och förutsättning för att förbereda sig, vare sig deltagandet är fysiskt eller digitalt. Möten längre än 45-50 min kan behöva inplanerad paus.
Mötesledare
Hybridmöten kan ställa högre krav än normalt på dig som leder mötet. Vid större mötessammanhang kan det vara bra att vara två mötesvärdar i det fysiska rummet, en som ansvarar för det som händer i det fysiska rummet, och en som fokuserar på deltagarna i det digitala rummet.
För att mötet ska bli värdefullt är det mötesledarens uppgift att stoppa, styra och dela ut ordet så att deltagare blir lika hörda och sedda oberoende digital eller fysisk närvaro. För att deltagarna ska lämna mötet med samma bild kan mötesledaren ha i uppdrag att i slutet sammanfatta mötet.
Inkludera
Som deltagare vid hybridmöten kan småpratet i början av mötet, i pauser och efter mötet upplevas olika beroende på hur du deltar. Är det diskussioner som har kommit upp i pauser är det bra att det återupptas under mötet så alla tar del av samma information. Ett sätt som gör att alla får möjlighet att delta i småprat kan vara att man kopplar upp sig fem minuter innan mötet börjar och avslutar mötet fem minuter tidigare så det finns utrymme för efterprat. Tänk även på att anpassa mötets upplägg till alla. Om exempelvis dokument ska granskas under mötets gång behöver dessa finnas både i fysisk och digital form. För att ett möte ska vara inkluderande är det en förutsättning att deltagare ser varandra. Det kan innebära att den fysiska lokalen behöver möbleras och anpassas och att tekniken finns på plats.
Gemensamma regler
Som deltagare ska det vara lika lätt att begära ordet oavsett fysiskt eller digitalt deltagande. På samma sätt som man räcker upp handen i ett digitalt mötesrum bör man även räcka upp handen i det fysiska mötesrummet. Sätt upp gemensamma regler om exempelvis i vilka forum frågestunder, diskussioner och beslut tas med en målsättning att alla är närvarande och kan vara med i mötet på samma villkor.