Grunder

Rapportparametrar

En rapportparameter styr resultatet av en rapport och hur resultatet presenteras. En rapportparameter definierar följande:

• Vilka kolumnrubriker som visas i resultat
• Sorteringsordningen av resultatet
• Det finns både obligatoriska och valbara rapportparametrar
• Obligatoriska rapportparametrar
• Uttagsdatum
• Period eller datum (tidsperioden för vilken rapporten tas ut)

• Endast data som ingår i det angivna datumintervallet (period eller datum) tas med i rapportunderlaget och rapporten skapas utifrån det som är känt på uttagsdatumet
• Uttagsdatum finns för att kunna återskapa rapporter som körts vid ett tidigare tillfälle. Även om det faktiska datumet vid rapportkörningen är ett annat, så hämtas uppgifterna som var kända vid det angivna uttagsdatumet. Tiden som används är midnatt minus en millisekund

• Detta för att så mycket som möjligt som hänt under en dag ska komma med i rapporten. Anger man inget uttagsdatum blir tiden nu
• Konverterat data från gamla Ladokfår per automatik konverteringsdatumet som uttagsdatum. Det går därför inte att skriva ett uttagsdatum som är före konverteringsdatumet

Exempel på vad de obligatorisk rapportparametrarna innebär

En rapport tas ut 2013-03-01 för följande datum:

• Period från: 2012-08-25, Period till: 2013-01-17
• Uttagsdatum: 2013-02-02
• Uppgifter som var kända 2013-02-02 hämtas då för t.ex. kurstillfällen som var aktiva inom någon del av det angivna tidsintervallet mellan 2012-08-25 och 2013-01-17

Val inom en listbox

• Vissa listboxar innehåller väldigt många alternativ och för att underlätta valen av dessa finns det ett par funktioner som är nyttiga att känna till
• För att kunna välja olika alternativ likt exemplet ovan så kan man hålla in ctrl-knappen samtidigt som man klickar på de finansieringsformer som man är intresserad av. Då kan man välja flera alternativ

• Om du vill välja flera olika alternativ som är listade efter varandra likt bilden nedan är det möjligt genom att klicka på det första alternativet som du vill ha. Sedan håller du in shift-knappen och ställer dig på det sista alternativet som du är intresserad utav. Då väljs samtliga alternativ där emellan

• Om du vill söka inom en listbox är det möjligt genom att trycka på knapparna ctrl+ f
• Då dyker det upp en sökfunktion

Gruppera resultat 

•  Ett resultat är även att möjligt att gruppera utifrån flera olika kategorier
• Det är möjligt att som mest göra 6 olika typer av grupperingar

• När man har grupperat sitt resultat så är det möjligt att delar av ditt resultat blir grupperingslöst. Detta beror helt enkelt på att delar av resultatet från din utsökning inte hör hemma i någon av de kategorier som du grupperat resultat på
• Här kan vi till exempel se hur somliga HPR för VT19 inte faller inom någon av de olika utbildningsområdena som finns tillgängliga, varför de kategoriseras som ”ingår ej i vald gruppering”

Hämta rapportresultat

• Funktionen används för att hämta resultatet av en rapportutsökning
• Hämtningen kan begränsas på ett antal parametrar som är beroende av vilken rapport som valts. Det är också möjligt att ange hur innehållet i rapporten ska grupperas
• När användaren angivit obligatoriska parametrar samt önskade begränsningar och grupperingar och klickat på 'Hämta' görs beräkningar på den information i databasen som uppfyller begränsningarna. Därefter presenteras ett summerat resultat
• Resultatet kan sedan exporteras eller skrivas ut
• Det är också möjligt att exportera underlaget, det vill säga den information som beräkningarna grundas på, beroende på vilken behörighet du har i Ladok
• För återkommande rapporter så kan användaren spara rapportparametrarna för att senare återanvända dem

Spara och återanvända rapportparametrar

• Funktionen används för att återanvända valda kombinationer av rapportparametrar, till exempel för återkommande rapporter som års-och delårsrapporter. Detta görs genom att man sparar rapportutsökningens rapportparametrar
• Utsökningsparametrar som sparats för en viss rapportutsökning gör att exakt samma parametrar används när rapporten körs på nytt. Man kan också välja att använda de sparade utsökningsparametrarna och ändra någon av dem, t.ex. datumintervallet, innan man hämtar rapportresultatet. När man ändrar någon parameter är det endast möjligt att spara dem som nya utsökningsparametrar. Det är inte möjligt att ändra i befintliga rapportutsökningars sparade utsökningsparametrar
• Efter att du har klickat på ”Hämta” kan du spara rapportens utsökningsparametrar

•  Fyll i de obligatoriska fälten och tryck sedan på spara

•  Sparade utsökningsparametrar listas och hanteras direkt under menyn Uppföljning

Det är möjligt för en användare (beroende på behörighet) att göra följande med sina egna sparade utsökningsparametrar:

• Låsa och låsa upp sparade utsökningsparametrar
• Ändra benämning (svensk, engelsk) på sparade utsökningsparametrar
• Ta bort sparade utsökningsparametrar. En varning visas alltid innan borttaget görs

Export av resultat samt underlag

Funktionen används för att exportera resultatet från en rapportutsökning, antingen rapportresultat eller underlaget som utgör själva rapporten

• Vid export av rapportresultat exporteras exakt den information som visas på skärmen

Följande information exporteras:

• Valda begränsningar och grupperingar
• De kolumner som bestäms av de valda grupperingarna
• Resultatet av de beräkningar som skett

Följande information exporteras:

• Information om datum och valda begränsningar
• Kolumner från informationsobjektet som rapporten grundar sig på
• Alla poster som uppfyller de begränsningar som användaren valt
• Det betyder att det rådata som uppfyller användarens valda begränsningar kommer med i den exporterade filen (oberoende av valda grupperingar)
• Personnummer kommer med i underlaget med undantag av de som har ett lokalt interims personnummer, dessa kommer att visas med födelseår och kön

Hämtning av rapportresultat och exporter som får time-out

• I de fall en hämtning av rapportresultat, export av resultat eller rapportunderlag får time-out påbörjas en hämtning i bakgrunden efter 105 sekunder
• I dessa fall får användaren ett meddelande om att hämtningen kommer att hanteras separat. Det innebär att hämtningen sker i bakgrunden för att senare göras tillgänglig i menyn ”Hämtade rapportresultat”

• Notera att den här fliken endast finns synlig ifall du har rapporter som väntar på att bli uthämtade. Ifall det inte finns några rapporter som fått time-out syns inte denna flik

Sammanfattning

Denna lathund har gått igenom följande:

• Rapportparametrar & listboxar
• Hur man väljer inom en listbox
• Gruppering av resultat
• Hämtning av rapportresultat
• Sparande samt återanvändning av rapportparametrar
• Export av resultat samt underlag
• Hämtning av rapportresultat och exporter som fått time-out