Rättelse av tillgodoräknande (alla nivåer)

Viktigt att tänka på

• Att rätta tillgodoräknande är trixigt och man ska vara van handläggare av tillgodoräknanden innan man ger sig i kast med att börja rätta tillgodoräknanden. Kom ihåg att avsätta tid och helst inte bli störd under tiden du rättar ett tillgodoräknande
• Det är viktigt att komma ihåg att det inte är ett nytt/nya beslut som fattas. Besluten är sedan tidigare fattade.
• Problemet uppstår när en student önskar ta med en eller flera kurser i ett bevisärende och tillgodoräknandet är inlagt på ett sådant sätt att det inte är möjligt.
• I denna lathund visas rättning avseende uppdelning av grund/mål, men rättning kan behöva göras även avseende andra problem, t.ex. felaktigt inlagda andra meriter eller att omfattning/enhet inte stämmer.
• Gör en noggrann analys av rättningen innan du börjar justera i Ladok. Vad har blivit fel? Vad står det på underlagen? Vad behöver du göra för att det ska bli rätt?
• Vad man gör är att dokumentera beslutet/besluten så att det ska vara möjligt för studenten att använda sina kunskaper och kompetenser i bevisärenden.
• Effekten av det justerade beslutet i nya Ladok måste på totalen av antal poäng alltid stämma. Däremot kan det i vissa fall skilja i de ingående kurserna.
• Skapa så många ärenden som behövs för att få originalbeslutet uppfyllt.
• Använd så långt som möjligt de befintliga kurserna som redan finns inlagda på studenten.
• När alla nya nödvändiga tillgodoräknandeärenden är klara återstår att ta bort de gamla besluten. Det gäller även borttagna/avslutade ärenden som blivit felregistrerade och där det aldrig ska fattas ett beslut/attesteras.

Tips

• Arbeta i flera flikar

• Du använder sökstjärna * både i början och slutet på texten när du söker på del av namn, personnummer etc.
• För knappen Nästa kan du också använda kortkomandot Ctrl+S

• Två färger används i lathunden. RÖD betyder att du ska göra något aktivt. GUL betyder att en viss information uppmärksammas men du behöver inte göra något aktivt

Lathund: Rättelse av tillgodoräknande

Ovanstående tillgodoräknande är utformat så att flera kurser bedöms motsvara flera kurser,
inga tydliga ”kurs mot kurs”.

Studenten kan därmed i sin examen inte använda de ingående kurserna var för sig utan alla
kurser måste tas med om inte tillgodoräknandebeslutet bryts upp och rättas.

I det här fallet antar vi att studenten inkommit med en examensansökan där hen
vill att nedanstående kurser ska ingå i examen

• Internet Technologies and standards – Internets protokoll och principer

• Cryptography and Information security – Datasäkerhet

• Pattern Recognition – Kurs inom spår

Det betyder att vi måste bryta upp tillgodoräknandet

Sök fram student

• Sök upp studenten på startsidan genom att ange personnumret, efternamn, förnamn eller del av namn. Använd dig av sökstjärna * om söker på del av namn eller del av personnumret.
• Klicka på Sök

Skapa tillgodoräknandeärende

• Klicka på Ärende/Beslut
• Klicka på Nytt ärende

• Välj Tillgodoräknande som ärendetyp
• Ange originaldatum då ansökan inkom
• Tilldela ärendet
• Skriv Justering av tillgodoräknande, Ref ”DNr"
• Klicka på Spara

Lägg till grund och mål för tillgodoräknandet

• Fyll i Grund och Mål utifrån hur du vill att tillgodoräknandet ska se ut.
  I detta fall gör vi fyra nya ärenden i Ladok
• Koppla tillgodoräknandet till den relevanta kurspaketeringen
• Klicka på Klarmarkera

• Tilldela ärendet till dig själv
• Klicka på Klarmarkera och tilldela

Dokumentera beslut

• Klicka på Attestera

• Välj Dokumentera beslut
   

• Beslutsfattare: Den tidigare beslutsfattaren i ärendet. Skriv precis så som det står i originalbeslutet.

• Beslutsdatum: Det tidigare beslutsdatumet

• Anteckning: Skriv en anteckning om vad det är som justerats i ärendet. I detta fall Inläggning/beslut av tillgodoräknande DNR i Ladok har justerats med avseende på uppdelning av grund/mål

• Klicka på Spara

• För att ytterligare tydliggöra den förändring vi gör i Ladok skriver vi in samma text i Anteckningar – student
• Klicka på Studentuppgifter
• Klicka på Anteckningar – student

• Klicka på Ny anteckning
• Skriv in diarienumret på ärendet under Extern referens
• Skriv in dagens datum
• Skriv samma text som i Notering
• Klicka på Spara

Ta bort tidigare beslut om tillgodoräknande

• När alla korrigerande beslut är fattade genom dokumentera beslut tar vi bort de beslut som ej längre ska finnas på studenten

 

Skriv samma anteckning som tidigare det vill säga ”Inläggning/beslut av tillgodoräknande
DNr i Ladok har justerats med avseende på uppdelning av grund/mål.”

Klicka på Spara

• Nu går det använda de olika delarna i studentens examensansökan
• Tänk på att tillgodoräknanden som har konverterats från gamla Ladok visas i Ladok i form av ett konverterat beslut. För dessa tillgodoräknanden finns inte något ärende inlagt i Ladok. Det kan därför se ut som att ärendet ”försvinner” när du tagit bort beslutet. Ärendet finns dock i W3D3 och går att spåra genom ändringsloggen. Inget ärende har alltså försvunnit. Tillgodoräknanden som har lagts in i nya Ladok har ett ärende med ärendenummer i Ladok. Dessa går inte att ta bort, utan kommer finnas kvar i Ladok även när beslutet är borttaget. 

Problematik

I de fall det finns ”felregistrerade” tillgodoräknandeärenden som t.ex. ärendet har blivit ”klarmarkerat” men något saknades eller stavades fel måste ärendet då avslutas! Inget beslut är fattat!

Vid avslutande av ärende skriv då i anteckningsfältet:

• ”Felaktigt, se istället ärendenummer xxxxxxx.” om det är ersatt av ett annat ärende

• ”Felaktigt registrerat. Ärendet avslutas utan beslut.” Om det inte är ersatt av ett annat ärende
  
   

Steg för steg

1.  Sök upp studenten 
2. Klicka på Sök
3. Klicka på fliken Ärenden/Beslut
4. Klicka på Nytt ärende
5. Välj Tillgodoräknande som Ärendetyp
6. Skriv in datumet när ärendet inkom till KTH
7. Tilldela ärendet till handläggare
8. Skriv ”Justering av tillgodoräknande, Ref ”DNr”
9. Fyll i Grund och Mål
10. Koppla tillgodoräknandet till studentens primära utbildning
11. Klicka på Klarmarkera
12. Tilldela ärendet till dig själv
13. Klicka på Klarmarkera och tilldela
14. Klicka på Attestera
15. Välj Dokumentera beslut
16. Beslutsfattare: Den tidigare beslutsfattaren i ärendet
17. Beslutsdatum: Det tidigare beslutsdatumet
18. Anteckning: Skriv ”Inläggning/beslut av tillgodoräknande ”DNR” i Ladok har justerats med avseende på uppdelning av grund/mål.”
19. Klicka på Spara
20. Skriv en sammanfattning av ärendet i Ny notering
21. Skriv en sammanfattning av ärendet under Anteckningar – student
22. Välj det tillgodoräknande som nu ska tas bort
23. Klicka på Välj
24. Välj Ta bort
25. Skriv samma anteckning som tidigare
26. Klicka på Spara