Tillgodoräknande (forskarutbildningsnivå)

Uppdateringar i lathunden

2024-07-11: Under våren 2024 har gränssnittet för tillgodoräknande fått flera förbättringar, samt att viss ny funktionalitet levererats. Lathund uppdaterad med nya bilder så att de stämmer med nytt gränssnitt. En ny funktionalitet är att kunna ha flera beslut i ett och samma tillgodoräknande, se längre ned i lathunden.

2024-09-27: Uppdatering av bilder för att stämma med senaste gränssnitt. En ny funktionalitet är att kunna välja att få en avisering när ett ärende avslutas.

Viktigt att tänka på

• Tillgodoräknanden används för forskarstuderande när de exempelvis läst en sommarkurs eller deltagit på en konferens och vill validera det in i sin forskarutbildning.
• De kurser som studenten själv valt ska vara grunden och motsvaras av målet för tillgodoräknandet.
• För att tillgodoräkna ”Annan merit” måste först underlaget läggas in, se separat lathund.
• När ett beslut är fattat kan tillgodoräknandet inte delas upp i efterhand.
• För att kunna spara underlag måste ett ärende skapas i W3D3 där underlaget dokumenteras. Beslut om tillgodoräknande fattas sedan i Ladok. När beslutet är fattat i Ladok kan utskrift med beslut användas för att stänga ärendet i W3D3.
• Avslag hanteras inte i Ladok.

Tips

• Öppna minst två fönster när du startar Ladok. 
• Du använder ”*” när du söker på del av namn, personnummer etc.
• När du sökt ut en student kommer du till översiktsbilden av hens resultat.
• Två färger används i lathundarna. LILA betyder att du ska göra något aktivt. GUL betyder att en viss information uppmärksammas men du behöver inte göra något aktivt

Innehåll

• Sök fram student
• Skapa tillgodoräknandeärende
• Lägg till grund för tillgodoräknande
• Lägg till mål för tillgodoräknande
• Beslut om tillgodoräknande

Lathund: Tillgodoräknande, forskarutbildningsnivå

• Sök upp studenten på startsidan genom att ange personnumret, efternamn, förnamn eller del av namn. Använd dig av sökstjärna * om söker på del av namn eller del av personnumret.
• Klicka på Sök

Skapa tillgodoräknandeärendet

• När du kommit in på studentens översiktssida, klicka på fliken Ärenden/Beslut
• Klicka på Nytt ärende

• Välj Tillgodoräknandeärende som Ärendetyp
• I datumfältet, skriv in datumet när ärendet inkom till KTH. Obs! Datumet är förifyllt som dagens datum. Inkom ärendet till KTH tidigare än dagens datum behöver du ändra.
• Tilldela ärendet till den handläggare som ska handlägga ärendet.
• Skriv in diarienummer från W3D3
• Klicka på Spara

Lägg till grunden för tillgodoräknandet

• Koppla tillgodoräknandet till doktorandens forskarutbildningsämne
• Klicka på Lägg till vid meriter för tillgodoräknande
• Välj Kurs eller del av kurs, Annan merit eller Annat resultat. Observera att om tillgodoräknandet har Annan merit eller Annat resultat som grund måste underlaget läggas in först. Om det inte finns något underlag inlagt kommer de inte upp som alternativ att välja.
• Det går även att skapa Annan merit direkt i tillgodoräknandeärendet, se lathunden för andra meriter

Grunden är en kurs

• Välj Lärosäte
• Välj kursen som tillgodoräknandet baseras på
• Klicka på Spara

Grunden är en annan merit/annat resultat

• Klicka på Välj

• Alla meriter/resultat som finns inlagda visas
• Välj rätt Annan merit/Annat resultat
• Klicka på Spara

Lägg till målet för tillgodoräknandet

Ange målet för tillgodoräknandet ”Kurs”, ”Del av kurs” eller ”Annan motsvarande utbildning”. Annan motsvarande utbildning är när man tillgodoräknar mot något annat än en specifik kurs

Målet är en kurs

• Skriv in kursens namn och/eller kurskod eller del av namn/kurskod
• Klicka på Sök
• Välj kursen som studenten vill tillgodoräkna
• Klicka på Spara

Målet är Annan motsvarande utbildning (poäng i forskarutbildningsämnet)

• Svensk benämning : Namnet på forskarutbildningsämnet
• Engelsk benämning: Den engelska översättningen på forskarutbildningsämnet
• Utbildningstyp: Individuellt åtagande, forskarnivå
• Omfattning hp: Antal högskolepoäng kursen/meriten motsvarar
• Klicka på Spara

Vid behov: Skapa fler beslutsunderlag

Det går att skapa flera beslutsunderlag i samma ärende. Det betyder att du i ett och samma ärende kan skapa flera beslut. Varje beslutat tillgodoräknande kan sedan användas separat i bevis. Efter underlaget är beslutat går det inte att dela upp tillgodoräknandet.

Du skapar flera beslutsunderlag genom att klicka lägg till nytt beslutsunderlag under befintligt beslutsunderlag.

Ett beslutsunderlag kan inte vara tomt vid klarmarkering och attestering. Ett tomt beslutsunderlag behöver tas bort för att kunna gå vidare med klarmarkering. Du tar bort ett beslutsunderlag genom att klicka Hantera underlag till höger på beslutsunderlaget, välj ta bort beslutsunderlag.

Beslut om tillgodoräknande

• Kontrollera att alla uppgifter är korrekt inlagda
• Du kan byta handläggare i Tilldela handläggare
• Klicka på Klarmarkera

Om beslut fattas i Ladok

• Tilldela ärendet till FA alt PA beroende på delegationsordningen
• Klicka på Klarmarkera och tilldela (ärendet går nu vidare och beslut fattas i systemet)
• Obs! När du har klarmarkerat och tilldelat ärendet till beslutsfattare är det fortfarande möjligt att ändra i tillgodoräknandeärendet. Endast den som har klarmarkerat eller fått ärendet tilldelat till sig kan göra sådana ändringar. Varje gång en ändring görs efter det att ärendet är klarmarkerat loggas ändringen i ”noteringar” i ärendet. Eftersom ärendet efter klarmarkering har tilldelats till beslutsfattare och denne nu kan attestera avråder vi från att ändringar görs efter klarmarkering. Skriv även en notering om varför ändringen är gjord, t.ex. ”ändring avseende X på grund av Y”

Om beslut fattas utanför Ladok

Om man väljer att fatta beslut om tillgodoräknande i W3D3 ska inte ett nytt beslut fattas i Ladok utan man aviserar beslutet till sig själv och använder sedan funktionen ”Dokumentera beslut” för att visa att beslutet är taget utanför Ladok.

• Klicka på Klarmarkera och tilldela. Tilldela ärendet till dig själv.

• Klicka på Attestera
• Välj Dokumentera beslut

• Beslutsfattare: Skriv in beslutsfattare
• Beslutsdatum: När beslutet fattades
• Klicka på Spara

Nu är tillgodoräknandet klart i Ladok!

Redigera referens

Det är möjligt att efter både skapat och beslutat tillgodoräknande redigera referens. Det kan behövas om du t.ex. har skrivit fel diarienummer eller dyl. Om tillgodoräknandet är beslutat behöver du återöppna ärendet först, något som ingår i behörigheten för att rätta tillgodoräkanden.

Tidslinje

Interna noteringar, bilagor och automatiska systemhändelser visas i panelen Tidslinje.

Steg för steg

1. Sök upp studenten 
2. Klicka på Sök
3. Klicka på fliken Ärenden/Beslut
4. Klicka på Nytt ärende
5. Välj Tillgodoräknande som Ärendetyp
6. Skriv in datumet när ärendet inkom till KTH
7. Tilldela ärendet till handläggare
8. Skriv in diarienummer från W3D3
9. Klicka på Spara
10. Klicka på Lägg till under grunden för tillgodoräknande 
11. Välj Kurs, del av kurs eller Annan merit

Kurs, del av kurs

1. Välj Lärosäte
2. Välj kursen som tillgodoräknandet baseras på
3. Klicka på Spara
4. Klicka på Välj
5. Alla meriter som finns inlagda visas
6. Välj rätt Annan merit
7. Klicka på Spara

Annan merit

1. Koppla tillgodoräknandet till studentens forskarutbildningsämne
2. Välj Kurs eller Annan motsvarande utbildning som mål

Kurs

1. Skriv in kursens namn eller del av namn och/eller kurskod
2. Klicka på Sök
3. Välj kursen som studenten vill tillgodoräkna
4. Klicka på Spara

Annan motsvarande utbildning

1. Skriv in Svensk benämning
2. Skriv in Engelsk benämning
3. Välj individuellt åtagande, forskarnivå som Utbildningstyp
4. Klicka på Spara
5. Klicka på Klarmarkera
6. Tilldela ärendet till en FA/PA
7. Klicka på Klarmarkera och tilldela