Tillgodoräknande (grund och avancerad nivå)

Uppdateringar i lathunden

2024-09-27: Uppdatering av bilder för att stämma med senaste gränssnitt. En ny funktionalitet är att kunna välja att få en avisering när ett ärende avslutas.

2024-07-11: Under våren 2024 har gränssnittet för tillgodoräknande fått flera förbättringar, samt att viss ny funktionalitet levererats. Lathund uppdaterad med nya bilder så att de stämmer med nytt gränssnitt. En ny funktionalitet är att kunna ha flera beslut i ett och samma tillgodoräknande, se längre ned i lathunden.

2024-02-26: Nya bilder så att de stämmer med nytt gränssnitt. Ingen ändrad funktionalitet eller hantering.

2022-07-01: tillägg av exempel på benämningar då målet är inlagt som Annan specifikation

Viktigt att tänka på

• De kurser som studenten själv valt ska vara grunden och motsvaras av målet för tillgodoräknandet.
• För att tillgodoräkna ”Annan merit” och ”Annat resultat” ska först underlaget läggas in, se separata lathundar.
• För att kunna spara underlag måste ett ärende skapas i W3D3 där underlaget dokumenteras. Beslut om tillgodoräknande kan sedan fattas sedan i Ladok men det går även att göra det utanför Ladok.
• När beslutet är fattat i Ladok ska ärendet stängas i W3D3. Ladda upp en kopia i W3D3 av beslutet fattat i Ladok.
• Avslag hanteras inte i Ladok.

Tips

• Arbeta i flera flikar
• Du använder sökstjärna * både i början och slutet på texten när du söker på del av namn, personnummer etc.
• För knappen Nästa kan du också använda kortkomandot Ctrl+S
• När du sökt ut en student kommer du till översiktsbilden av hens resultat. Om du vill göra något aktivt (anta till kurs, återbud etc.) måste du gå till fliken Studiedeltagande

Lathund: Tillgodoräknande, grund- och avancerad nivå

• Sök upp studenten på startsidan genom att ange personnumret, efternamn, förnamn eller del av namn. Använd dig av sökstjärna * om söker på del av namn eller del av personnumret.

• Klicka på Sök

Skapa tillgodoräknandeärendet

• Klicka på fliken Ärenden/Beslut

• Klicka på Nytt ärende

• Välj Tillgodoräknande som Ärendetyp

• I datumfältet, skriv in datumet när ärendet inkom till KTH. Obs! Datumet är förifyllt som dagens datum. Inkom ärendet till KTH tidigare än dagens datum behöver du ändra.

• Tilldela ärendet till handläggare. Ska du handlägga ärendet kan du klicka Tilldela mig själv.

• Skriv in diarienummer från W3D3

• Klicka på Spara

Lägg in meriter för tillgodoräknandet

• Koppla först tillgodoräknandet till den mest relevanta kurspaketeringen. Utbytesstudier ska kopplas till utbytesavtalet

• Klicka på Lägg till vid meriter för tillgodoräknande

• Välj Kurs eller del av kurs, Annan merit eller Annat resultat. Observera att om tillgodoräknandet har Annan merit eller Annat resultat som merit måste underlaget läggas in först. Om det inte finns något underlag inlagt kommer de inte upp som alternativ att välja.

• Det går även att skapa annan merit direkt i tillgodoräknandeärendet (Ny annan merit), se lathunden för andra meriter

Grunden är en kurs eller del av kurs

• Välj Lärosäte

• Välj kursen som tillgodoräknandet baseras på

• Välj Del av kurs (om så tillämpligt). Om det är hel kurs som ska tillgodoräknas, lämna Del av kurs tomt.

• Klicka på Spara

Grunden är en annan merit

• Klicka på Välj

• Alla meriter som finns inlagda visas

• Välj rätt annan merit. Det är möjligt att välja flera meriter i detta steg.

• Klicka på Spara

Lathunden fortsätter med att Annan merit används som merit för tillgodoräknandet. Processen är densamma vilket fall vi än väljer

Lägg till målet för tillgodoräknandet

• Ange målet för tillgodoräknandet ”Kurs”, ”Del av kurs” eller ”Annan motsvarande utbildning”. Annan motsvarande utbildning är när man tillgodoräknar mot något annat än en specifik kurs

Målet är en kurs

• Skriv in kursens namn (eller del av namn) och/eller kurskod
• Klicka på Sök
• Välj kursen som studenten vill tillgodoräkna
• Klicka på Spara

Målet är en del av kurs

• Klicka på Välj en kurs och välj korrekt kurs. De listade kurserna är de kurser som studenten för närvarande är registrerad på
• Klicka på Välj en modul och välj den modul som ska tillgodoräknas
• Klicka på Spara

Målet är annan motsvarande utbildning (t.ex. valfri kurs)

• Svensk benämning: Få med relevant information för examenshantering, se exempel nedan
• Engelsk benämning: För korrekt översättning, se exempel nedan
• Utbildningstyp: Vanligtvis Kurs, grundnivå eller Kurs avancerad nivå, 2007 års studieordning.
• Enhet: Följer av utbildningstyp
• Omfattning hp: Antal hp studenten får tillgodoräknat
• Klicka på Spara

Annan motsvarande utbildning grund- och avancerad nivå: benämning

För villkorligt valfria kurser, skriv benämningen i målet enligt strukturen villkorligt valfri kurs, huvudområde.

Engelsk benämning: Conditionally elective course, Major subject: X

För valfria kurser, skriv benämningen i målet enligt strukturen valfri kurs, huvudområde. Huvudområde ska anges om det är möjligt.

Engelsk benämning: Elective course, Major subject: X

Annan motsvarande utbildning utbytesstudier: benämning

För villkorligt valfria kurser, skriv benämningen i målet enligt strukturen Utbytesstudier, villkorligt valfri kurs, huvudområde

Engelsk benämning: Exchange studies, conditionally elective course, Major subject: X

För valfria kurser, skriv benämningen i målet enligt strukturen Utbytesstudier, valfri kurs, huvudområde. Huvudområde ska anges om det är möjligt.

Engelsk benämning: Exchange studies, elective course, Major subject: X

Vid behov: Skapa fler beslutsunderlag

Det går att skapa flera beslutsunderlag i samma ärende. Det betyder att du i ett och samma ärende kan skapa flera beslut. Varje beslutat tillgodoräknande kan sedan användas separat i bevis. Efter underlaget är beslutat går det inte att dela upp tillgodoräknandet.

Du skapar flera beslutsunderlag genom att klicka lägg till nytt beslutsunderlag under befintligt beslutsunderlag.

Ett beslutsunderlag kan inte vara tomt vid klarmarkering och attestering. Ett tomt beslutsunderlag behöver tas bort för att kunna gå vidare med klarmarkering. Du tar bort ett beslutsunderlag genom att klicka Hantera underlag till höger på beslutsunderlaget, välj ta bort beslutsunderlag.

Beslut om tillgodoräknande

• Kontrollera att alla uppgifter är korrekt inlagda
• Du kan byta handläggare i Tilldela handläggare
• Klicka på Klarmarkera
• Du kan också bocka i Avisera mig vid avslut för att få en mejl-avisering när tillgodoräknandet attesterats eller avslutats.

Om beslut fattas i Ladok

• Tilldela ärendet till GA/PA/FA/Examinator beroende på delegationsordning och ärendetyp
• Klicka på Klarmarkera (ärendet går nu vidare och beslut fattas i systemet, se i slutet av lathunden, "Examinators vy")
• Obs! När du har klarmarkerat och tilldelat ärendet till beslutsfattare är det fortfarande möjligt att ändra i tillgodoräknandeärendet. Endast den som har klarmarkerat eller fått ärendet tilldelat till sig kan göra sådana ändringar. Varje gång en ändring görs efter det att ärendet är klarmarkerat loggas ändringen i ”noteringar” i ärendet. Skriv även en notering om varför ändringen är gjord, t.ex. ”ändring avseende X på grund av Y”.
• Om man råkar avisera tillgodoräknandeärendet till fel person så kan man åtgärda det genom att klicka på ”Tilldela handläggare” och tilldela det till rätt person.

Om beslut är fattat utanför Ladok

Om man väljer att fatta beslut om tillgodoräknande utanför Ladok ("på papper") ska inte ett nytt beslut fattas i Ladok utan man aviserar beslutet till sig själv och använder sedan funktionen ”Dokumentera beslut” för att visa att beslutet är taget utanför Ladok.

• Klicka först Klarmarkera och avisera till dig själv

• Klicka sedan på Attestera

• Välj Dokumentera beslut

• Fyll i Beslutsfattare: Beslutsfattaren i det externa systemet/på beslutsdokumentet

• Fyll i Beslutsdatum: När beslutet fattades

Beslutsfattares/Examinators vy

• Ärendet hamnar på examinators startsida
• Klicka på länken till ärendenumret

• Klicka på Attestera
• Välj Besluta

• Examinator har möjlighet att skriva i en anteckning
• Klicka på Spara

• Ärendet får nu statusen Avslutat

Redigera referens

Det är möjligt att efter både skapat och beslutat tillgodoräknande redigera referens. Det kan behövas om du t.ex. har skrivit fel diarienummer eller dyl. Om tillgodoräknandet är beslutat behöver du återöppna ärendet först, något som ingår i behörigheten för att rätta tillgodoräkanden.

Tidslinje

Interna noteringar, bilagor och automatiska systemhändelser visas i panelen Tidslinje.

Steg för steg

1. Sök upp studenten 
2. Klicka på Sök
3. Klicka på fliken Ärenden/Beslut
4. Klicka på Nytt ärende
5. Välj Tillgodoräknande som Ärendetyp
6. Skriv in datumet när ärendet inkom till KTH
7. Tilldela ärendet till handläggare
8. Skriv in diarienummer från W3D3
9. Klicka på Spara
10. Klicka på Lägg till under grunden för tillgodoräknande 
11. Välj Kurs, del av kurs, Annan merit eller Annat resultat
12. Kurs, del av kurs: Välj Lärosäte
13. Kurs, del av kurs: Välj kursen som tillgodoräknandet baseras på
14. Kurs, del av kurs: Välj Del av kurs (om så tillämpligt)
15. Kurs, del av kurs: Klicka på Spara
16. Annan merit: Klicka på Välj
17. Annan merit: Alla meriter som finns inlagda visas
18. Annan merit: Välj rätt Annan merit
19. Annan merit: Klicka på Spara
20. Koppla tillgodoräknandet till den mest relevanta kurspaketeringen
21. Välj Kurs, Del av kurs eller Annan motsvarande utbildning som mål
22. Kurs: Skriv in kursens namn (eller del av namn) och/eller kurskod
23. Kurs: Klicka på Sök
24. Kurs: Välj kursen som studenten vill tillgodoräkna
25. Kurs: Klicka på Spara 
26. Del av kurs: Klicka på Välj en kurs
27. Del av kurs: Klicka på Välj en modul
28. Del av kurs: Klicka på Spara 
29. Annan specifikation: Skriv in Svensk benämning
30. Annan specifikation: Skriv in Engelsk benämning
31. Annan specifikation: Välj Utbildningstyp
32. Annan specifikation: Klicka på Spara
33. Klicka på Klarmarkera
34. Tilldela ärendet till GA/PA/Examinator
35. Klicka på Klarmarkera och tilldela