7 Underrätta student om beslut, registrera och avsluta ärendet
Ingår i process
Starthändelse
Beslut fattat
Resulterar i
Student har fått beviljande eller avslag på ansökan och ärendet är avslutat
Aktörer
Handläggare skola
Beskrivning
Bifall
En kopia på beslutet tillsammans med informationsbilaga (se mall ”Viktig information om studieuppehåll”) skickas per post eller som bilaga i ett e-postmeddelande till studentens KTH-mail så snart som möjligt sedan beslutet är fattat. Kontrollera att e-postadressen är korrekt ifylld innan meddelandet skickas. Om studenten har s.k. skyddade personuppgifter skickas beslutet med post. Beslutet och underrättelse om beslutet (exempelvis e-postmeddelande med bilagor) registreras i W3D3, på samma ärende som ansökan.
Avslag
En kopia på beslutet skickas som rekommenderat brev med mottagningsbevis eller som bilaga till ett e-postmeddelande till studentens KTH-mail så snart som möjligt sedan beslutet är fattat. Kontrollera att e-postadressen är korrekt ifylld innan meddelandet skickas. Om studenten har s.k. skyddade personuppgifter skickas beslutet med post. Om beslutet skickas som rekommenderat brev med mottagningsbevis får KTH tillbaka ett mottagningskvitto som visar när studenten fick del av beslutet. Om beslutet skickas med e-post behöver studenten bekräfta att han/hon tagit del av beslutet. E-postmeddelandet med beslutet som bilaga bör därför innehålla information till studenten om att han/hon ska bekräfta skriftligen att han/hon fått del av e-postmeddelandet. Detta för att KTH ska kunna göra en korrekt rättidsprövning vid ett eventuellt överklagande av beslutet. Beslutet och underrättelse om beslutet (exempelvis e-postmeddelande med bilagor) registreras i W3D3, på samma ärende som ansökan. Bekräftelse på mottaget beslut (ex. mottagningskvitto, e-postmeddelande) registreras i W3D3, på samma ärende som ansökan.
Arkivera samtliga handlingar och avsluta ärendet.
Stöd
Beskriven av
Gemensamt arbete: grupperna Vägledning och stöd samt VoS, GVS/EDO, uppdaterad december 2022.