Stöd vid utlämnanden

Hur gör jag om någon ber mig lämna ut handlingar eller om jag ombeds att hjälpa till vid ett utlämnande?

1. Se till att frågan hanteras genast.
   •  Ett utlämnande ska hanteras genast eller så snart som möjligt, antingen av dig själv eller av en annan anställd på KTH. Om det är du själv som tar emot begäran om ett utlämnande är det bra att bekräfta att frågan tagits emot och att KTH arbetar med den.
2. Hitta informationen som eftersöks.
   • Du kan få hjälp av registrator, arkivet, dokumentsamordnare eller den del av verksamheten som förvarar handlingen.
3. Granska handlingarna.
   • Granskningen består av att
     • Bedöma om handlingarna klassas som allmänna handlingar.
     • Undersöka om uppgifter i handlingarna är skyddade av sekretess och i förekommande fall maska bort dessa uppgifter.
     • Undersöka hur handlingarna ska lämnas ut. Handlingar kan lämnas ut som elektroniska kopior, som papperskopior eller läsas på plats på KTH. Vad som påverkar vilket sätt som är lämpligt beror till exempel på om handlingarna innehåller uppgifter som är skyddade av sekretess, om de innehåller personuppgifter eller vilket format handlingarna finns i. När det gäller elektroniska kopior har vi inte skyldighet att lämna ut dem elektroniskt (genom att till exempel bifoga filerna i ett e-postmeddelande) utan det är en extra service vi kan erbjuda. Det innebär att om det finns något som gör att ett elektroniskt utlämnade är olämpligt, till exempel att handlingarna endast finns på papper och det skulle vara ett stort jobb att skanna in dem, så kan vi lämna ut handlingarna på annat sätt. Generellt sätt ska vi alltid erbjuda papperskopior men det kan i enstaka fall finnas skäl, till exempel sekretesskydd, som gör att handlingarna inte ska avbildas. Att läsa allmänna handlingar på plats i KTH:s lokaler är en möjlighet vi alltid erbjuder. Registratorskontoret kan vara behjälpliga med detta.
   • Det är den som ansvarar för handlingen som också ansvarar för momentet med granskning. Det innebär att du som anställd på KTH kan göra det själv, men också att du har möjlighet att ge uppgiften till någon annan om du själv inte har tid eller kompetens att göra det.
   • Behöver du råd eller stöd i sekretessgranskningen finns hänvisningar till aktuella funktioner längre ned på denna sida.
   • Arkiv och registratur kan ansvara för att lämna ut arkiverade handlingar men besitter inte sakkunskap om alla typer av handlingar och kan behöva stöd i granskningen från den del av verksamheten som upprättat handlingarna. 
4. Lämna ut handlingarna.
   • Är handlingarna offentliga, det vill säga att de inte innehåller uppgifter som är skyddade av sekretess, kan handlingarna lämnas ut på det sätt som önskas av den som begärt ut dem: som papperskopior, elektroniska kopior eller läsas på plats i KTH:s lokaler. Kontakta de som begärt ut handlingar och fråga hur de önskar ta del av dem. Observera och informera om att KTH tar ut avgifter för kopior (se längre ned på denna sida).
   • Om handlingarna inte kan lämnas ut i sin helhet på grund av sekretesskyddade uppgifter, eller för att informationen inte bedöms vara en allmän handling, så behöver det finnas stöd i lag för detta. Informera den som begärt ut handlingarna att de inte kan lämnas ut, och varför (ange en lagparagraf). Meddela personen att denne har rätt att begära ett överklagbart skriftligt beslut. Handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter kan maskas och då lämnas ut i sin maskade version, men vi behöver fortfarande ange en lagparagraf som stödjer maskningen. Innehåller handlingarna uppgifter som är skyddade av sekretess lämnar vi ut handlingarna på det sätt som är lämpligast i det enskilda fallet. 
5. Begäran om överklagbart beslut inkommer.
   • Kan vara aktuellt då handlingar inte har lämnats ut i sin helhet, exempelvis på grund av sekretesskyddade uppgifter eller för att informationen inte bedömts vara en allmän handling. Be registraturen att öppna ett nytt ärende angående överklagbart beslut vid utlämnande av allmän handling. Ärendet handläggs av KTH:s förvaltningsjurister.

Vilket stöd kan arkiv och registratur ge vid en begäran om att lämna ut allmänna handlingar?

För hjälp med att hitta information i diariet (W3D3) eller arkivet är du välkommen att kontakta registrator@kth.se , arkivet@kth.se  eller skolans dokumentsamordnare . 

Registraturen kan även ge stöd vid dessa steg:

• Lämna ut arkiverade handlingar (om det är avslutade ärenden i diariet).
• Öppna nya ärenden angående begäran om överklagbart beslut.

Gäller frågan sekretessgranskning ska du kontakta någon av funktionerna nedan.

Vid frågor rörande sekretessprövning - kontakta enligt nedanstående;

• Förvaltningsjuridik – För råd vid sekretessprövning i de fall där KTH agerar som myndighet samt vid processuella frågor.
• Arbetsrättsspecialist/HR – För råd vid sekretessprövning i de fall där KTH agerar som arbetsgivare.
• Affärsjuridik – För råd vid sekretessprövning i frågor rörande forskning samt forskningsavtal.
• Upphandling – För råd vid sekretessprövning i frågor rörande upphandling.
• Dataskyddsombud – För råd i frågor som berör personuppgifter eller enskildas personliga integritet.
• Avdelningen för utbildningsstöd - För sekretessprövning av studenters personuppgifter.

Avgifter vid utlämnande av allmänna handlingar

Det är alltid kostnadsfritt att besöka KTH och ta del av handlingarna på plats i våra lokaler. Önskar man kopior tar vi ut en avgift enligt följande:

• Papperskopior: 9 sidor är gratis. Därefter tar vi ut en grundavgift på 50 kr samt 2 kr per sida. Ska handlingarna skickas på posten tillkommer alltid portokostnad, även om antalet sidor är 9 eller färre.
• Elektroniska handlingar: 9 filer är gratis. Därefter tar vi ut en grundavgift på 125 kr samt 5 kr per fil. Storleken på filerna spelar ingen roll, det är antalet som avgör avgiftens storlek.

Ekonomiavdelningen har tagit fram fakturamallar:

Fakturamall för papperskopia (svensk text) (docx 291 kB)

Fakturamall för elektronisk kopia (svensk text) (docx 289 kB)

Fakturamall för papperskopia (engelsk text) (docx 291 kB)

Fakturamall för elektronisk kopia (engelsk text) (docx 291 kB)

Lathundar och stöd

Är min e-post en allmän handling?  (pdf 378 kB)

Film: Funktionsmailbox vid utlämnande av allmän handling - KTH Play

Riktlinje för tillämpning av reglerna om offentlighet och sekretess vid KTH