Till innehåll på sidan

Granskning av ärenden i egenrapporteringen

Som granskare är din roll att kontrollera att det som läggs in i egenrapporteringen följer regler och avtal. Efter din granskning skickas ärendet vidare till attestanten för slutgodkännande innan egenrapporteringen slutligen läses in i lönesystemet HR-plus. De avvikelser som rapporteras in i Egenrapporteringen genererar avdrag/tillägg på lön

Granskning av ärenden

Det är viktigt att egenrapporteringen granskas löpande. Då sista dagen för chefer att attestera inrapporterade ärenden i egenrapporteringen är den 15:e varje månad är det extra viktigt att granska ärenden regelbundet veckan innan den 15:e. Det är även viktigt att påminna de som missat att sända iväg ärenden samt påminna attestanterna om att attestera. Nedan förklaras vad du behöver tänka på vid granskning.

Sjuk

Byte karens/semester

Vid byte karens/semester måste hela sjukperioden läggas in från och med första sjukdagen. Därefter ska ärendetypen byte karens/semester läggas in på samma datum som första dagen i sjukperioden. Ärendetypen byte karens/semester kan endast användas i samband med att en sjukperiod registreras och endast om ett helt karensavdrag uppnås. I de fall en person är sjuk endast en del av dagen den första sjukdagen uppnås ett helt karensavdrag om personen även är sjuk dagen efter.

Läs mer på sidan Om du blir sjuk .

Omfattning

Sjukfrånvaro kan endast tas ut med omfattning 0.25, 0.50, 0.75 eller 1. Kontrollera att den anställde anger omfattning på eventuell deltidsfrånvaro i rutan för omfattning.

Längre sjukfrånvaro

Sjukfrånvaro som omfattar två eller flera veckor ska rapporteras för sju dagar per vecka.

Föräldraledighet

Om en anställd beviljas ledighet under en period om tre veckor eller mer på det vis att den anställde ska arbeta helt eller delvis vissa dagar, så kallad koncentrerad deltidstjänstgöring, ska den anställde rapportera ledigheten i procent för samtliga veckor i ledighetsperioden, måndag-söndag.

Vid föräldraledighet med annan omfattning än 100 % ska ett deltidsschema fyllas i och skickas in till lönefunktionen. Blanketten för deltidsschema finns i blankettarkivet .

Läs mer på sidan om föräldraledighet .

Barnets födelsedatum

Vid föräldraledighet de första 360 dagarna (barn yngre än 36 månader) ska barnets födelsedatum (ÅÅMMDD) skrivas i meddelanderutan. Om den anställde råkat lägga in även de fyra sista siffrorna bör de raderas innan godkännande.

Semester

Endast hela semesterdagar kan tas ut. Läs mer på sidan om semester .

Semester under sjukdom

Semester under sjukdom kan användas först från dag 15 i sjukperioden. Omfattningen ska vara densamma som sjukfrånvaron.

Spara semester

Ärendetypen önska spara semester kan användas tom 15 maj. Endast dagar som överstiger 20 kan sparas, en anställd kan max ha 30 sparade semesterdagar.

Schablonsemester

De som har schablonsemester ska inte rapportera in sin semester i egenrapporteringen. Avslå ärenden för de som har schablonsemester.

Tjänstledighet

Om en anställd beviljas ledighet under en period om tre veckor eller mer på det vis att den anställde ska arbeta helt eller delvis vissa dagar, så kallad koncentrerad deltidstjänstgöring, ska den anställde rapportera ledigheten i procent för samtliga veckor i ledighetsperioden, måndag-söndag.

Vid tjänstledighet med annan omfattning än 100% ska ett deltidsschema fyllas i och skickas in till lönefunktionen. Blanketten för deltidsschema finns i blankettarkivet .

När tjänstledighet med ärendetypen tjänstledighet ej pensionsrätt lagts in ska du dubbelkolla att det stämmer att den anställde inte har någon pensionsrätt på det arbete hen begärt tjänstledigt från KTH för att arbeta på.

Läs mer på sidan om tjänstledighet.

Släktangelägenhet

Vid släktangelägenhet behöver den som ansöker om detta skriva en kommentar vad det avser samt vilket släktskap den har till personen. Läs mer om släktangelägenhet på sidan om tjänstledighet .

Närståendevård

Vid närståendevård ska ärendetypen tjänstledighet enskild angelägenhet registreras, närståendevård ska skrivas i kommentarrutan. När den anställde får ersättning från Försäkringskassan behöver lönefunktionen ta del av underlaget som kommer från Försäkringskassan. Lönefunktionen ändrar då tjänstledigheten till närståendevård i HR-plus eftersom det är semestergrundande frånvaro till skillnad från tjänstledighet enskild angelägenhet.

Övertid/mertid

Övertid/mertid ska vara beordrad. Kontrollera att de som lägger in övertid/mertid inte har överstigit det antal timmar som är godkänd enligt villkorsavtalet. Rapporteringen ska göras i efterskott och en rad för varje dag.

Lärare kan inte lägga in mertid eller övertid via egenrapporteringen. Doktorander kan inte ha mertid/övertid.

Mer information om arbetstidsregler och hänvisningar till KTH:s kollektivavtal finns på sidan om arbetstid .

Omfattning

Övertid/mertid ska rapporteras med omfattning 0.25, 0.50, 0.75 eller 1

Vid felregistrering

Om det som registrerats är felaktigt alternativt att den som registrerat i egenrapporteringen ångrar sin registrering kan ärendet avslås av granskare eller attestant. Om ärendet redan godkänts måste den anställde istället annullera det som lagts in. Glöm då inte bort att bocka för och sända ärendet.

Övrigt

Funktionen långsiktig planering ska inte användas vid tjänstledighet och föräldraledighet.

Från och med samt till och med datum måste anges vid all registrering.

Allmänt om deltid och omfattning

Deltidsschema

Vid ansökan om en längre ledighet med annan omfattning än 100 % ska ett deltidsschema fyllas i och skickas in till lönefunktionen. För den som arbetar deltid finns arbetstidsschema vid deltid där det framgår hur många timmar man ska arbeta de veckor då det är röda dagar eller klämdagar. Blanketten för deltidsschema finns i blankettarkivet .

Koncentrerad deltid

Om en anställd beviljas ledighet under en period om tre veckor eller mer på det vis att den anställde ska arbeta helt eller delvis vissa dagar, så kallad koncentrerad deltidstjänstgöring, ska den anställde rapportera ledigheten i procent för samtliga veckor i ledighetsperioden, måndag-söndag.

Omfattning vid tjänstledighet

Det är alltid grundanställningen som styr omfattningen. Det innebär att även om en person är anställd på deltid så ska personen ansöka om 100 % tjänstledighet om ledighet önskas från hela deltidsanställningen.

  • Anställningens omfattning är 50 % och personen ska vara helt tjänstledig. Registrera ingen omfattning i egenrapporteringen, det blir automatiskt 100 %.
  • Anställningens omfattning är 75 % och personen ska vara tjänstledig 50 %. Registrera 0,50 i omfattning i egenrapporteringen.
  • Anställningens omfattning är 100 % och personen ska vara tjänstledig 50 %. Registrera 0,50 i omfattningen i egenrapporteringen.

Omfattning vid flera samtidiga tjänstledigheter

Om en person har flera samtidiga tjänstledigheter eller sjukfrånvaro på deltid måste man räkna ut i vilken omfattning frånvaron ska registreras.

  • Anställningens omfattning är 100 % och personen ska vara tjänstledig 5 timmar i veckan och föräldraledig 10 timmar i veckan. 5/40 = 0,125 = den anställde ska vara tjänstledig 12,5 %. Registrera 0,125 i omfattning i egenrapporteringen. 10/40= 0,25 = den anställde ska vara föräldraledig 25 %. Registrera 0,25 i omfattningen i egenrapporteringen.
  • Anställningens omfattning är 50 % och personen ska vara tjänstledig 3 timmar i veckan och föräldraledig 6 timmar. 3/20 = 0,15 = den anställde ska vara tjänstledig 15 %. Registrera 0,15 i omfattningen i egenrapporteringen. 6/20 = 0,30 = den anställde ska vara föräldraledig 30 %. Registrera 0,30 i omfattningen i egenrapporteringen.

Räkna ut omfattning vid tjänstledighet per timme

Tjänstledighetens omfattning beräknas genom att de arbetade timmarna per vecka delas med de faktiska timmarna.

  • Anställningens omfattning är 30 timmar i veckan och personen ska vara tjänstledig 5 timmar i veckan. 5/30 = 0,166 = den anställde ska vara tjänstledig 16,6 %. Registrera 0,166 i omfattningen i egenrapporteringen.
  • Anställningens omfattning är 8 timmar i veckan och personen ska vara tjänstledig 3 timmar i veckan. 3/8= 0,375= den anställde ska vara tjänstledig 37,5 %. Registrera 0,375 i omfattningen i egenrapporteringen.
  • Anställningens omfattning är 15 timmar i veckan och personen ska vara tjänstledig 5 timmar i veckan. 5/15= 0,33= den anställde ska vara tjänstledig 33 %. Registrera 0,33 i omfattningen i egenrapporteringen.
Innehållsansvarig:ankie@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-04-06