Fritext ordrar

Vad ska man tänka på när man använder fritextorder?
Här beskriver vi de tillfällen som man ska beakta

• Fritext till en leverantör med befintligt avtal
  Görs alltid till avtalsleverantör som inte kan produktvisa avropsbar produkt/tjänst i WISUM alternativt - avrop på andra avtal som kammarkollegiet eller egna skolspecifika avtal.
  Fritextordern skapas och där väljs område samt under markeringen ”Avtal” väljs det avtal man avropar produkten på.
  I många områden finns idag fritextmallar på huvudingången för området som kan användas.
  Om detta är ofta återkommande beställningar kan läsa om trix under denna sida under denna länk
• Inget avtal finns för produkten
  I de fall man har en produktanskaffning och man har säkerhetsställt att KTH inte har ett aktivt avtal inom området och med leverantör gör man en direktupphandlings beställning i WIUSM
  Titta alltid i KTH:s avtalskatalog eller sök produkten i WISUM, se denna länk  
  
  Under området ”10 – Övrigt” i WISUM har vi skapat en fritextmall för beställningar. Följ sidans anvisningar.
  Väljer ni att själva skapa en fritext i en varukorg sak följande parametrar väljas:
  Välj område ”10 – Övrigt” som är till för att samla alla direktupphandlings-beställningar.
  Välj alltid ”Tillfällig leverantör” och ange den mailadress ni fått som gäller offerten alternativt där ni hämtat underlag och angiven e-post.
  
  Inköpsflödet är ”Inköp med villkorad – summan 50 000 SEK” samt tillåter bara en (1) leverantör per varukorg/beställning.
  Alla beställningar över 50 000 SEK stannar upp i en inköpsfunktion och kommer hanteras av er inköpsansvariga som har behörigheten ”Inköpare” som skickar vidare beställningen till leverantör.

Fritext är en funktion i WISUM
Grund:
- KTH arbetar med utsedda beställare per område/katalog och stoppas om man väljer fel område/katalog som användaren inte har behörighet för.
- Beställare/inköparen som handlägger fritextorderrad via kassan är ansvarig för att vald produkt, leverantör och avropsordning är korrekt.
- Möjligheten att skapa en fritextorderrad utan att ange leverantör är inte möjlig.

• Skapa en fritextorderrad
  Ger användaren en möjlighet att beskriva sitt behov i en guidad layout i ett angivet flöde.
  Skapas via en guidad layout under rubriken "Lägg egen rad i varukorg - Fritextrad", längst ner i menyn "Produkter & tjänster"
  Länk till hur man skapar en fritextorderrad
• Hur man editerar en fritextorderrad i varukorgsläget
  (Inköpare kan även skapa fritext direkt i en varukorg)
  Länk till hur man editerar en fritextorderrad i varukorgs läget

Varför gör man fritextorder?
Kvartalsvis och per år tas statistik fram på fritexter som ligger som underlag för uppföljning samt återkoppling till respektive skolas inköpsansvarig på genomförda beställningar.
Ger även Upphandlingsgruppen information om KTH:s behov och ger oss möjlighet att följa upp:
- Avsaknad av produkter hos avtalade leverantörer
- Indikationer på avtalskännedom hos beställarna
- Ger underlag på produkter/tjänster som saknas i WISUM i redan upphandlade avtal. Synliggör produkter som kan behövas upphandlas och inte kan avropas på befintliga avtal.

Om ni har vidare frågor om Fritextorder:
Frågor som rör beställningsflödena ställer ni till er skolas inköpsansvarige, för kontakt se denna länk.
Frågor som rör funktionen och användarhjälp besvaras via e-post: kth-ehandel@kth.se