Skapa fritextorderrad

En layout öppnas när man aktiverar "Lägg egen rad i varukorg - Fritextrad" och man förs fram via en guide i flödet genom att fylla i information i de olika flikarna.
Vi beskriver varje flik och dess fält och rubriker (hjälptext finns under varje flik i WISUM).

Att tänka på:
Valen är en blandning av kombinationer och ibland fungerar inte olika val med varandra.

Varje stycke nedan representerar varje flik i flödet i WISUM

Produktområde 
Det är viktigt att rätt produktområde väljs för att fritextorderraden ska kunna gå i rätt beställningsflöde.

Gäller speciellt när avrop sker på befintliga avtal med knutna leverantörer som är registrerade i WISUM
Produkter ska i största möjliga mån läggas på område som anknyter till produkten (gäller bara upphandlade produkter i WISUM)
Tex för IT = IT-produkter / telefoni (KTH), Lab produkt = närmaste LAB område, Kontorsmateriel = närmaste kontorsområde, osv.
OBS! - Direktupphandlade produkter ska alltid läggas under området ”10 – Direktupphandling, fritextbeställningar”
Är ni osäker på vilket område som ska användas kontakta er inköpsansvarig så avropet kommer med i rätt uppföljningsstatistik.
OBS! Om fel kombination har valts kommer inte fritexten vidare från varukorgen till kassaläget.

Artikel

Pris 

Tips! Om ni har fått en offert som har ett totalbelopp ange, ett under antal och totalsumman
OBS! Olika valutor kan inte blandas i en varukorg med olika fritextorderrader utan måste läggas egna varukorg ar per valuta.

Leverantör

OBS! Alla fritextorder följer satta inköpsflöden för inköpet och kan gå direkt till en leverantör efter sista knapptrycket för en beställare/inköpare.

Det visas 3 alternativ och beroende på vilket man väljer visas olika möjligheter

• Befintliga leverantörer
  OBS! Leverantörsregistret är gemensamt för alla högskolor och universitet som nyttjar WISUM.
  De leverantörer som listas finns registrerade i gemensam databas och är synliga i fältet "befintliga leverantörer"

  Den leverantör som visas i listningen har INTE alltid ett avtal som KTH kan avropa på.
  För att kontrollera om KTH har avtal måste man alltid i nästa flik välja valet ”Avtal” och har leverantör avtal listas de och man väljer det som produkten kan avropas på.
  Har inte KTH ett registrerat avtal i WISUM så går inte knappen ”Avtal” att välja.
  VIKTIGT om en leverantör är synlig innebär det INTE att det ger KTH rätten att per automatik sända order till dem utan att kontrollera och säkerhetsställa att avtal eller överenskommelse finns för avropet/beställningen med aktuell leverantör.

    Om ett avtal finns men inte valbart i WISUM, tex avrop på ett statligt avtal alternativt skolspecifikt avtal välj då i nästa steg "Annat" och skriv hänvisning till avtalet.
  
  För att beställning ska fungera i kassan måste det finnas en "Transportmetod" aktiverad i leverantörsdatabasen som en registrerad e-post för ordermail. Om det saknas får användaren ett felmeddelande och man måste välja "Tillfällig leverantör" och skriva in en e-postadress manuellt. Oftast är detta en tidigare inaktiverad leverantör för en annan myndighet
• Tillfällig leverantör
  Ni anger leverantörens namn och den e-postadress ni fått med uppgifter om att leverantören kan ta emot beställning via e-post.
  Det är den som skapar denna fritextorden som ansvarar för att korrekt samt verifierad e-postadress anges.
• Vet ej
  Är inte leverantör känd av den som skapar varukorgen behöver beställare/inköpare i kassaläget ange detta, eftersom en beställning inte går att skicka från systemetet utan mottagare.
  Varför valet finns är om man ska sända sin varukorg vidare till en beställare/inköpare som i nästa steg fyller i det.

Avtal

Det visas 2 eller 3 alternativ och beroende på vilken leverantör man valt.
Välj vilken avtalstyp som ska gälla och eventuellt avtal, om du är osäker välj Vet ej.

• Direktupphandling
  Om direktupphandling väljs ska en beskrivning på avropsform eller referensnummer till inköp anges. Även en notis om att man checkat av att produkt inte finns på befintligt ramavtal.
• Avtal
  När man valt leverantör syns listning av avtal om vald leverantör har ett knutet avtal med KTH registerat i WISUM
  - OBS! känner inte av eller kontrollerar om produkten i fritexten kan avropa på registerat avtal, stäm av mer er skolas inköpsansvariga eller inköpare.
  - Om produkten inte finns på avtal hos leverantören då bör ”Direktupphandling” väljas
• Vet ej
  En beställare eller inköpare kan komplettera eller ändra detta i kassaläget

Slutför
I sista steget får man en översiktsbild på det man fyllt i.
Granska ifyllda uppgifter och sen tryck på ”Spara”.

Vart hamnar fritextorderraden när man tryckt på knappen Spara?
Orderraden flyttas till en varukorg som nås enligt bilden eller via menyn Mina sidor > Varukorgar eller via ikonen i högra övre hörnet.

I varukorgen kommer nu möjligheten att sända varukorgen till beställare eller inköpare på skolan, se länken till funktionsbeskrivning "Skicka vidare varukorg".
Har man behörigheten beställare kan man gå till kassan med varukorgen