Editering av fritextorderrad i varukorgs läget
Skapad fritextorderrad i varukorgen öppnas i ett formulär där editering sker
När en fritextorderrad finns i varukorgen kan den editeras.
Man trycker på orderraden och formuläret öppnas.
Förklaringar för varje fält i formuläret anges i listningen nedan..
Endast inköpare kan skapa en fritextorder direkt i varukorgen. I och med behörigheten finns knapp i varukorgen som heter ”Ny varukorg” tryck då på knappen ”Fritextrad" och ett formulär öppnas och då kan fyllas i, när man trycker spara skapas artikel/orderrad.
Nedan beskriver vi vad som bör fyllas i och att tänka på vid editering av befintlig fritext eller för inköpare när de skapar fritext i denna layout.
Leverantör
OBS! Alla fritextorder följer satta inköpsflöden för inköpet och kan gå direkt till en leverantör efter sista knapptrycket för en beställare/inköpare.
Det visas 2 alternativ och beroende på vilket man väljer visas olika möjligheter
- Befintliga leverantörer
OBS! Leverantörsregistret är gemensamt för alla högskolor och universitet som nyttjar WISUM.
De leverantörer som listas finns registrerade i gemensam databas och är synliga i fältet "befintliga leverantörer"Den leverantör som visas i listningen har INTE alltid ett avtal som KTH kan avropa på.
Om ett avtal finns men inte valbart i WISUM, tex avrop på ett statligt avtal alternativt skolspecifikt avtal välj då i nästa steg "Annat" och skriv hänvisning till avtalet.
För att kontrollera om KTH har avtal måste man alltid i nästa flik välja valet ”Avtal” och har leverantör avtal listas de och man väljer det som produkten kan avropas på.
Har inte KTH ett registrerat avtal i WISUM så går inte knappen ”Avtal” att välja.
VIKTIGT om en leverantör är synlig innebär det INTE att det ger KTH rätten att per automatik sända order till dem utan att kontrollera och säkerhetsställa att avtal eller överenskommelse finns för avropet/beställningen med aktuell leverantör.
För att beställning ska fungera i kassan måste det finnas en "Transportmetod" aktiverad i leverantörsdatabasen som en registrerad e-post för ordermail. Om det saknas får användaren ett felmeddelande och man måste välja "Tillfällig leverantör" och skriva in en e-postadress manuellt. Oftast är detta en tidigare inaktiverad leverantör för en annan myndighet - Tillfällig leverantör
Ni anger leverantörens namn och den e-postadress ni fått med uppgifter om att leverantören kan ta emot beställning via e-post.
Det är den som skapar denna fritextorden som ansvarar för att korrekt samt verifierad e-postadress anges.
Avtal:
Ett av de angivna valen måste väljas ”Direktupphandling”, ”Avtal”, ”Annat” i fritextordern.
TIPS! Vi rekommenderar att först välja "Avtal" för att se vilka avtal leverantören är aktiv på och om något matchar med produkten i fritexten.
Allmänt:
Oavsett val av avtal bör underlag bifogas tex mailkopia, produkt/prissvar (bifogas under knappen bilagor i kassaläget, beskrivs längre ner på sidan)
- Direktupphandling väljs förslagsvis när
I de fall produkten inte kan identifieras för avrop på befintliga ramavtal.
Ange en kort beskrivning för om hur underlaget till avropet/inköpet uppstått, vem som lämnat dem, tex funktionsstöd, inköpare, produktansvarig, avtalsleverantör osv.
Varför denna avropsform valts samt ett referensnummer till inköpet
Vidare ska er skolas ordinarie inköpsflöde följas för ”Direktupphandling”
OBS! gäller det en fritext där direktupphandling valts som avtalsform ska alltid området 10 - Övrigt väljas
- Avtal
Om leverantören har ett avtal kopplat och aktivt i WISUM aktiveras en val lista
Välj vilket avtal som ska knytas till produkten.
Om produkten inte finns på aktivt avtal hos leverantören bör ”Direktupphandling” väljas, stäm av med er Inköpsansvarige på respektive skola.
- Annat väljs förslagsvis när
När man har identifierat annat statligt ramavtal där avrop för produkten är giltigt och KTH är avropsberättigade. Ange en kort beskrivning med hänvisning till avtalets rubrik samt avtalsnr.
Fyll i de uppgifter som behövs för att färdigställa fritextraden i följande fält
| Fältnamn | Exempel |
|---|---|
| Produktsegment: | Här ska ett "produktsegment" väljas. Har man gjort en fritextorderrad på en IT-produkt väljer man IT, kontorsprodukt väljer man kontor osv.. Kan man inte para ihop produkten med ett område så välj övrigt. OBS! gäller det en fritext där direktupphandling valts som avtalsform ska alltid området 10 - Övrigt väljas |
| ArtNr: | Ange artikelnummer eller lämna tomt om du inte känner till det. |
| Tillverkare: | Välj tillverkare eller välj 'Vet ej' från listan. |
| Benämning: | Som benämning anges artikelnamnet |
| Beskrivning: | Fyll i beskrivning vid behov, lämna hänvisning till underlag, offert etc.. annars lämna tomt. |
| Antal: | Ange antal |
| Pris/enhet: | Ange pris per enhet, om du inte känner till exakt pris, ange ett uppskattat pris på varan eller tjänsten. OBS! Olika valutor kan inte blandas i en varukorg med olika fritextorderrader utan måste läggas egna varukorgar per valuta. Samt att priset anges utan moms. |
Tips! Om ni har fått en offert som har ett totalbelopp ange, ett under antal och totalsumman
När allt är ifyllt tryck på ”Lägg till”
Gäller i varukorgsläget
Tips! Om flera fritextorderrader ska läggas till i beställningen till samma leverantör
När du lagt en artikel och ordern innehåller flera artiklar kan du använda dig av ”Kopiera/Editera” den första artikeln och sedan justera den information som skiljer sig på de olika artiklarna.
Lägga till bilaga
Vill du få med en bilaga t.ex. på det antagna prisförslaget använd knappen bilagor och lägg till och välj den rätta filen, föreslagsvis i pdf format. Se utförlig beskrivning under denna länk
Man kan skicka varukorg vidare till slutanvändare för avstämning, alternativt till utsedd beställare/inköpare för området på er skola eller gå "Till kassan" om ni har behörighet för beställningen.