Enklare att resa miljövänligare med KTH:s nya resebyrå

KTH:s hållbarhetsmål har varit centrala i upphandlingen av den nya resebyråtjänsten.

– Den som bokar en resa ska kunna filtrera resealternativen i resebyråtjänsten och därmed se hur mycket koldioxid varje flygbolag släpper ut och på så sätt kunna välja det mest miljövänliga resealternativet, säger Magda Ousi, Travel Manager på KTH.

KTH:s resepolicy kommer att vara integrerad i den nya resebyråtjänsten, vilket ska göra det enklare för resenären att välja enligt policyn och ge KTH en bättre förutsättning för uppföljning.

– Det innebär att om någon bokar ett resealternativ som inte följer KTH:s resepolicy, kommer ett meddelande att visas i bokningsportalen att det är utanför policyn, och personen behöver då aktivt motivera sitt val av transportmedel, säger Magda Ousi och tillägger:

– Exempelvis för flygbiljetter gäller ekonomiklass, och alternativ som ligger utanför denna klass kommer att markeras som ett avsteg från KTH:s resepolicy.

BIG Travel kommer även att rapportera till KTH om koldioxidutsläppen från KTH:s resande med bland annat flyg och tåg, vilket är ett krav från regeringen.

Magda Ousi påpekar att BIG Travel är en fullservicetjänst avseende tjänsteresor för KTH:s enskilda resenärer, för anknutna, gäster och för mindre grupp upp till 9 personer i Sverige och utomlands.

– Med BIG Travel blir det möjligt att boka resor för större grupp över nio personer via deras grupptjänster BIG Meetings, säger Magda Ousi.

KTH har också ställt säkerhetskrav på den nya resebyråtjänsten.

– Som arbetsgivare har vi ansvar för våra anställda under tjänsteresor, och vi behöver kunna spåra våra resenärer. Det är viktigt att kunna lokalisera dem snabbt, exempelvis vid en naturkatastrof. Säkerhetsavdelningen kommer att få tillgång till en portal för detta, säger Magda Ousi.

BIG Travel kommer att vara åtkomligt via "Mina tjänster" i den personliga menyn på KTH:s webbplats, när användaren är inloggad.

– HR-systemet kommer att överföra en del användarinformation till resenärsprofilen i BIG Travel, men varje resenär måste komplettera sin profil med bland annat mobilnummer när de bokar en resa för första gången, säger Magda Ousi.

Viktiga datum att tänka på rörande tjänsteresor under våren och sommaren 2025

• Den 31 mars är sista datum för nya resebokningar i Egencia eller tilläggsbeställningar till en redan bokad resa.
• Boka enbart resor via Egencia som ska äga rum till och med den 30 juni. Vänta alltså med att boka nya resor som ska äga rum från den 1 juli och framåt till dess att den nya resebyråtjänsten BIG Travel är i drift, från den 1 april.
• Från den 1 april bokar du alla dina kommande resor med BIG Travel.

 Viktigt att tänka på innan den 31 mars 2025 angående dina redan bokade kommande resor

• Om du vill ladda ner resplan eller bokningsbekräftelse och skriva ut från Egencias bokningsportal behöver det ske senast den 31 mars. Från den 1 april behöver du ringa eller maila Egencia, fram till och med den 30 juni för att få hjälp med ändringar och avbokningar av befintliga bokningar.
• Den 30 juni är sista datum för ändringar och avbokningar med Egencia av befintligt flyg/tåg/bil samt hotellbokningar.
• Den 31 augusti är sista datum då alla fakturor för resor bokade via Egencia måste betalas.

Text: Marianne Norén