Samordnad hantering av arkiv och registratur för högre kvalité

En granskning utförd av internrevisionen förra året pekade på allvarliga brister hos KTH:s arkiv och registraturshantering. Endast en liten mängd av handlingarna i KTH:s arkiv var hanterade på rätt sätt och godkända enligt kontrollen.

– Arkiv och diarieföring är ett eftersatt område inom KTH, konstaterar Anna Larssamils, chef för arkiv och registraturgruppen inom verksamhetsstödet.

Enligt henne har det tidigare saknats en tydlig styrning för det här arbetsområdet och det har prioriterats olika mycket inom organisationen.

– Regler för arkivering och diarieföring finns sedan tidigare men dessa har inte alltid följts och det har även funnits okunskap om vikten av att göra rätt inom lärosätet. Där av den skiftande kvalitén, säger Anna Larssamils.

Hon menar att bristerna i arkivering och diarieföringen innebär ett omfattande arbete, eftersom det inte går att arkivera handlingar om det inte är diarieförda på rätt sätt. Det blir också svårt att återsöka handlingar i arkivet vid begäran om utlämnande.

– KTH har dessutom byggt upp en arkivskuld under lång tid och det finns säkerligen handlingar inom organisationen som medarbetare inte har trott ska diarieföras och arkiveras, säger hon.

Varje skola har sedan tidigare en egen dokumentsamordnare. Sedan årsskiftet tillhör dessa personer organisatoriskt verksamhetsstödets arkiv- och registraturgrupp. Den nya samordnade funktionen ska säkerställa en enhetlig arkivering och diarieföring med god kvalité och sökbarhet och som följer lagar och regler.

Det har tagits fram en ny seriestruktur för diarienummer. Det medför att KTH numera har en gemensam serie som gäller för hela organisationen.

– Framöver hoppas vi även på att fler handlingar diarieförs, säger Anna Larssamils.

Från den 1 mars kommer det dessutom att finnas en koordinerande funktion på KTH som ska hantera omfångsrika utlämnanden av allmänna handlingar när allmänheten kontaktar KTH och begär sådana.

Text: Marianne Norén

Arkiv och diarieföring på KTH i korthet

• Arkiv och registraturgruppen inom verksamhetsstödet har till uppgift att stötta medarbetare i att göra rätt så skicka dina frågor dit. Kontakta även registratur@kth.se  för att få ett diarienummer till den handling som ska diarieföras eller om det råder oklarheter i om en viss handling ska diarieföras.
• Arkiv- och registraturfunktionen ansvarar numera för att öppna och stänga ärenden.
• Medarbetaren kan få handläggarbehörighet för att själv handlägga sina handlingar i ett ärenden.
• Chefer ansvarar för att deras medarbetare har rätt kunskaper och förstår sitt eget ansvar att registrera handlingar och diarieföra dem.
• Det krävs läsrättigheter till diariet (W3D3) för att exempelvis kunna läsa beslut. För att få läsrättigheter behöver medarbetaren först gå en utbildning i W3D3. Det finns en sådan kurs i Canvas.

Stöd på intranätet

Arkiv och diarieföring