Riskbedömningar inför evenemang
Att genomföra en noggrann riskbedömning är avgörande för att säkerställa säkerheten vid evenemang såsom middagar, tillställningar och fester på KTH. På den här sidan hittar du som är arrangör generell vägledning med steg som kan vara användbara för genomförande av riskbedömningar, vilket alltid ska göras inför tillställningar.
Notera att evenemang i studiesociala sammanhang skiljer sig från övriga tillställningar på KTH, i det att de kan omfattas av ytterligare riktlinjer och eventuella krav på tillstånd och utbildningar. Här hittar du mer information om vad du behöver tänka på.
Nedan lista är en vägledning för riskbedömning i punktform. Alla steg kanske inte är tillämpliga på varje enskilt evenemang, men de utgör en övergripande struktur som kan anpassas efter specifika tillställningar. Det är viktigt att varje arrangör noggrant utvärderar vilka delar som är relevanta för deras specifika event.
- Förberedelse och planering:
- Definiera syfte och omfattning: Definiera tillsammans tydligt syftet med riskbedömningen och vilka delar av evenemanget som ska analyseras. Det är viktigt att i gruppen diskutera mål och eventuella avgränsningar (till exempel tid, resurser och vilken fas av planeringen som riskbedömningen görs i).
- Sammansätt team: Sätt ihop en grupp med relevant kompetens för riskbedömningen: detta kan inkludera personer med kunskap om HR, juridik och personer med erfarenhet av liknande tillställningar.
- Skapa en tidsplan: var tydlig med om ni ska genomföra de olika stegen vid olika tillfällen och i så fall när och hur många.
- Identifiering av risker:
- Kartläggning av potentiella risker: Identifiera möjliga händelser som kan påverka evenemanget negativt, såsom brand, trängsel, tekniska fel eller väderrelaterade problem. Tanken är att alla i gruppen bidrar med risker.
- Undvik riskvärdering: I det här skedet är det viktigt att inte värdera och bedöma risker när de uppkommer, för att inte förhindra deltagande. Notera i stället alla risker som nämns.
- Tidigare incidenter: Om tillämpligt, titta på oönskade händelser som har inträffat vid liknande tillställningar och utgå från att de kan antas ske igen.
- Typ av tillställning: Tänk på att olika typer av tillställningar kan generera risker. T.ex. en kontroversiell talare eller delegation skulle kunna utgöra ett mål för demonstranter. Om du är osäker på hur ett besök ska bedömas kan du vända dig till säkerhetsavdelningens funktionsbrevlåda sakerhet@kth.se.
- Analys av risker:
- Sannolikhet och konsekvens: Bedöm varje identifierad risks sannolikhet och potentiella konsekvenser.
- Riskvärdering: Använd en riskmatris (förslagsvis med en skala 1-5) för att klassificera riskerna baserat på deras konvergerande sannolikhets- och konsekvensvärde.
- Gör en rimlighetsbedömning: Endast risker som kan anses vara rimliga ska vara med i beräkningen. En risk som bedöms som mycket allvarlig men kan räknas som mycket osannolik behöver inte beräknas i matrisen.
- Riskhantering och åtgärdsplanering:
- Utveckla åtgärder: För varje identifierad risk, planera förebyggande och åtgärder för hantering av risken. Ett stöd kan vara att använda matrisen igen, denna gång med förebyggande- och hanteringsåtgärder inplanerade, och se om värdet förändras.
- Ansvarsfördelning: Tilldela specifika personer eller grupper ansvar för att implementera och övervaka dessa åtgärder. Åtgärder ska ha både ägare och deadline.
- Tänk på: Att alla risker inte kommer kunna elimineras, men tumregeln är att så länge riskvärden har sänkts så mycket som möjligt och resurser finns för hantering av riskhändelser kan risken accepteras och aktiviteten genomföras.
- Dokumentation och kommunikation:
- Åtgärdsplan: Sammanställ en plan som inkluderar riskbedömningen och de planerade åtgärderna. Formatet kan variera efter behov, men bör inkludera beskrivning av risk, åtgärdsförslag, tidsplan och ägare.
- Informationsspridning: Se till att all alla involverade i planeringen har tillgång till åtgärdsplanen och är medvetna om sina roller i den.
- Uppföljning och utvärdering:
- Efter evenemanget: Utvärdera hur riskbedömningen fungerade, dokumentera lärdomar och föreslå förbättringar för framtida evenemangsplaneringar.