Allmänna frågor

Vad är syfte och mål med lokaloptimeringen?

Syfte och mål för projektet är att tillhandahålla yteffektiva lokaler som möter KTH:s behov av lägre lokalkostnader och som främjar såväl samarbete och spontana möten som individuellt arbete och fokus. Lokalerna ska ha en bra funktionalitet med god variation av arbetsmiljöer som stödjer många olika typer av arbetssätt. Arbetsplatserna ska genomsyras av hållbarhet, på såväl kort som lång sikt, med ett likvärdigt upplägg i byggnaderna som underlättar flexibilitet och igenkännande och som förenklar framtida förändringar av organisation och verksamhet (framtidssäkring).

Varför behöver verksamhetsstödet minska sin lokalyta?

Utifrån det ekonomiska läget behöver KTH minska sina övergripande lokalkostnader och därför tittar nu alla skolorna och även VS över sitt lokalbehov. Detta arbete pågår dels i campusflyttarna och många verksamheter på skolorna har redan minskat sin lokalyta på KTH Campus.

Det finns över 10 000 kvm tom yta på campus, varför nyttjas inte den bättre?

Det stämmer att vi har mycket tom yta på campus idag och det är bland annat därför vi lämnar Kista och Södertälje. Eftersom våra lokaler är en stor kostnadspost behöver vi även säga upp en del yta, som målet är med VS Lokaloptimering. Vi behöver även ha en del tom yta t.ex. vid behov av att evakuera verksamhet vid renoveringar och liknande.

Hur minskas verksamhetsstödets lokalkostnader?

Projektets förstudie visar på att ett nytt arbetssätt möjliggör för KTH att lämna någon byggnad eller delar av byggnad, till exempel på Drottning Kristinas Väg 48. Den möjligheten kommer att utredas vidare. Det kommer göra att KTH på längre sikt får minskade lokalkostnader.
Att implementera ett nytt arbetssätt kommer alltid med kostnader. I projektet kommer vi löpande utvärdera nyttan av olika investeringar och kostnader.

Vi ska spara 150 miljoner på VS, kommer åtgärderna att betala av sig då det lär ge större kostnader initialt med all ny teknik, ergonomi med mera?

Besparingarna görs genom minskade lokalkostnader men även genom att skapa en mer generell grundlösning för att minska de löpande kostnaderna som dagens kontor medför. Löpande kostnader kan t.ex. vara att när en verksamhet växer idag kan ommöbleringar krävas eller en vägg behöva rivas för att få plats med skrivbord fast det finns lediga skrivbord på andra håll. Återkommande flyttar för att göra plats vid förändringar i organisationen är ett annat exempel. Den lösning vi arbetar på nu kommer att vara mer hållbar över tid då verksamheten kontinuerligt förändras. Vi kommer även att kunna effektivisera det löpande underhållet av kontorets infrastruktur (datorer, skärmar, mötesrum etc). En del av de investeringar vi gör hade behövt göras ändå.

Hur påverkas det här projektet av samgåendet?

Projektet får löpande information från universitetsdirektören och avdelningschefer om förändring i organisationen som påverkar projektet. Det handlar dels om personer som flyttar till andra grupper och funktioner och funktioner som samordnas.

Hur samverkas projektet?

Projektledningen har löpande möten med UD:s ledningsråd och skolsamverkansgruppen under projektet. Centrala samverkansgruppen hålls också informerad. Representanter från HR sitter med i styrgrupp och projektgrupp och kommer att ha en viktig roll i arbetet med att utveckla verksamheten och skapa en hållbar och god arbetsmiljö.

När kommer vi inköpare att få en instruktion för beställningar enligt IT-arbetsplatsen?

Om ni köper den standardutrustning IT rekommenderar i inköpsportalen kommer den att fungera med den framtida standardarbetsplatsen.

Varför väljer KTH att inte ta hänsyn till den forskning och etablerade kunskap som finns om aktivitetsbaserade/öppna kontorslandskap? Verksamhetsstödet har högst andel sjukskrivningar på KTH och forskning visar att sjukskrivningar ökar i antal med dessa kontorsmiljöer. Produktiviteten går ned, arbetsron elimineras och rättssäkerheten riskeras. Hur kan ledningen tycka att detta är en sund idé?

Vi har jämfört Verksamhetsstödet med myndigheter och andra verksamheter som stämmer väl överens med VS olika verksamheter. Vi har även utbyten med våra motsvarande verksamheter på andra universitet och lär av varandra, både vad gäller positiva och negativa erfarenheter. Där kan nämnas att det omtalade negativa resultaten Linnéuniversitet handlade om enbart 400 kvm arbetsyta för forskningsverksamhet där lokaloptimering inte har fungerat.

Ser vi till vår typ av verksamhet är forskningsresultat mycket blandade, med mycket väl fungerande kontor med fri sittning såväl som sådana som inte fungerar bra. Vi har naturligtvis de väl fungerande som målbild i vårt projekt och arbetar för att motverka det som uppstått i de dåliga resultaten. Vad gäller själva forsknings- och utbildningsverksamheten finns det däremot färre lyckade resultat.

Den kunskap som finns om kontorstyper utan egen skrivbordsplats, och vad som är viktigt för att få dem att fungera väl, finns bra sammanfattat i Västra Götalandsregionens forskningssammanställning. Deras kortfattade, inledande sammanfattning:

”Det finns ingen enda sanning om vilken betydelse en aktivitetsbaserad arbetsplats (ABW) har för arbetsmiljö och hälsa, men det finns ändå en rad tydliga resultat och rekommendationer att ta fasta på. En viktig aspekt är att utgå från verksamhetsbehov och välja en design med olika zoner och anpassade arbetsstationer som tillgodoser medarbetarnas olika arbetsrelaterade och individuella behov. Men hur det implementerats och används i praktiken har också stor betydelse. Då handlar det inte bara om kontorets utformning, utan även att utrustningen är ändamålsenlig och att det finns förhållningsregler som fungerar. Det är viktigt att ta ett helhetsperspektiv på införandet och beakta såväl fysisk som social och organisatorisk arbetsmiljö, samt att involvera medarbetarna i förändringsarbetet.”

Rapporten i sin helhet inklusive många bra referenser finns att läsa här  (pdf-fil)

Ett mer utförligt utdrag ut VGLs forskningssammanställning inkl. ovanstående länk samt info från lite andra källor skickades innan årsskiftet ut till VS chefer.

När en verksamhet behöver minska yta har man betydligt större möjligheter att skapa en bra kontorslösning, med rum och ytor som möter olika behov, genom att införa fri sittning än vid öppna kontor med fasta platser.