Allmänna frågor

Vad är syfte och mål med lokaloptimeringen?

Syfte och mål för projektet är att tillhandahålla yteffektiva lokaler som möter KTH:s behov av lägre lokalkostnader och som främjar såväl samarbete och spontana möten som individuellt arbete och fokus. Lokalerna ska ha en bra funktionalitet med god variation av arbetsmiljöer som stödjer många olika typer av arbetssätt. Arbetsplatserna ska genomsyras av hållbarhet, på såväl kort som lång sikt, med ett likvärdigt upplägg i byggnaderna som underlättar flexibilitet och igenkännande och som förenklar framtida förändringar av organisation och verksamhet (framtidssäkring).

Varför behöver verksamhetsstödet minska sin lokalyta?

Utifrån det ekonomiska läget behöver KTH minska sina övergripande lokalkostnader och därför tittar nu alla skolorna och även VS över sitt lokalbehov. Detta arbete pågår dels i campusflyttarna och många verksamheter på skolorna har redan minskat sin lokalyta på KTH Campus.

Det finns över 10 000 kvm tom yta på campus, varför nyttjas inte den bättre?

Det stämmer att vi har mycket tom yta på campus idag och det är bland annat därför vi lämnar Kista och Södertälje. Eftersom våra lokaler är en stor kostnadspost behöver vi även säga upp en del yta, som målet är med VS Lokaloptimering. Vi behöver även ha en del tom yta t.ex. vid behov av att evakuera verksamhet vid renoveringar och liknande.

Hur minskas verksamhetsstödets lokalkostnader?

Projektets förstudie visar på att ett nytt arbetssätt möjliggör för KTH att lämna någon byggnad eller delar av byggnad, till exempel på Drottning Kristinas Väg 48. Den möjligheten kommer att utredas vidare. Det kommer göra att KTH på längre sikt får minskade lokalkostnader.
Att implementera ett nytt arbetssätt kommer alltid med kostnader. I projektet kommer vi löpande utvärdera nyttan av olika investeringar och kostnader.

Vi ska spara 150 miljoner på VS, kommer åtgärderna att betala av sig då det lär ge större kostnader initialt med all ny teknik, ergonomi med mera?

Besparingarna görs genom minskade lokalkostnader men även genom att skapa en mer generell grundlösning för att minska de löpande kostnaderna som dagens kontor medför. Löpande kostnader kan t.ex. vara att när en verksamhet växer idag kan ommöbleringar krävas eller en vägg behöva rivas för att få plats med skrivbord fast det finns lediga skrivbord på andra håll. Återkommande flyttar för att göra plats vid förändringar i organisationen är ett annat exempel. Den lösning vi arbetar på nu kommer att vara mer hållbar över tid då verksamheten kontinuerligt förändras. Vi kommer även att kunna effektivisera det löpande underhållet av kontorets infrastruktur (datorer, skärmar, mötesrum etc). En del av de investeringar vi gör hade behövt göras ändå.

Vilka kommer flytta till nya lokaler?

Arbetet med inplacering i lokalerna har påbörjats. I dialog medverksamheterna har vi börjat titta på inplaceringen i lokalerna utifrån hur man jobbar och vilka man samarbetar med, för att på så sätt skapa så goda förutsättningar som möjligt för alla att utföra sina arbetsuppgifter på ett smidigt sätt.  

Hur påverkas det här projektet av samgåendet?

Projektet får löpande information från universitetsdirektören och avdelningschefer om förändring i organisationen som påverkar projektet. Det handlar dels om personer som flyttar till andra grupper och funktioner som samordnas.

Hur samverkas projektet?

Projektledningen har löpande möten med UD:s ledningsråd och skolsamverkansgruppen under projektet. Centrala samverkansgruppen hålls också informerad. Representanter från HR sitter med i styrgrupp och projektgrupp och kommer att ha en viktig roll i arbetet med att utveckla verksamheten och skapa en hållbar och god arbetsmiljö.

När kommer vi inköpare att få en instruktion för beställningar enligt IT-arbetsplatsen?

Om ni köper den standardutrustning IT rekommenderar i inköpsportalen kommer den att fungera med den framtida standardarbetsplatsen.