Arbetssätt och utformning

Hur ska vi arbeta tillsammans inom arbetsgruppen när vi får fri sittning?

Det har kommit upp många relevanta frågor om hur man ska göra de arbetsuppgifter man har tillsammans med andra och chef när man har fri sittning. Beroende på verksamhet kan det komma att se olika ut. Under projektets gång kommer vi att hantera just sådana frågor som kan ha enkla eller komplexare lösningar. Det kommer även att hanteras av respektive chef som får stöd av projektet och det ska ske i dialog med medarbetarna.

Hur kan fri sittning bidra till att man kan samarbeta lättare med kollegor?

Att skapa en kultur där alla medarbetare inom VS kan slå sig ned och arbeta hos varandra och där det är alla mötesrum får bokas av alla, möjliggör att vi träffas mer både inom avdelningen och över avdelningsgränserna.

Hur kan man arbeta fokuserat eller med sekretess?

Det är viktigt att vi skapar lösningar som stödjer olika typer av behov. Vi kommer att skapa lösningar som stödjer såväl fokuserat arbete som olika typer av sekretessuppgifter. Detta arbetas fram under hösten i detaljutformningen av kontorsytorna.

Vad är skillnaden på hemzom och gemensam zon?

hem-zonen är där du oftast träffar dina kollegor och där vewrksamhetensförvarig finns. I Hem-zonen finns även resursrum och ibland även särskilda funktioner som verksamheten behöver.

I gemensam zon finns sådant som är lämpligt att dela mellan olika Hem-zoner, till exempel projektrum, bokningsbara videomötesrum, skrivbordsytor för fokusarbete med mera.

Hur har indelningen i hemzoner gjorts?

Placeringen av hemzonerna har gjorts utgående från verksamheternas behov och funktioner som man behöver ha närhet till.

Kommer mötesrummen räcka till för både digitala och fysiska möten när beläggningen ökar?

Alla mötesrum i VS lokaler kommer att kunna bokas av alla VS-medarbetare. Det kan komma att finnas några undantag på grund av säkerhetsgräns eller liknande. På grund av detta kommer antalet tillgängliga mötesrum att öka när alla delar dessa.

IT-avdelningen utreder frågan om digitalt bokningssystem för mötesrum. Ett sådant skulle i så fall medföra att mötesrum där ingen checkat in görs tillgängliga för andra.

Hur kommer det fungera med personliga skåp och gemensam förvaring?

Personlig förvaring:

Personliga förvaringsskåpet kommer att vara låsbart och ha ungefärliga mått 40 x 40 x 60 cm. Personliga saker inklusive dator förvaras i det personliga skåpen. Personliga förvaringen kompletteras med något att bära med sig saker i.

Gemensam förvaring:

Arbetsmaterial, litteratur och material förvaras i gemensam förvaring i resoektive Hem-zon. Beroende på behov kommer de att finnas med eller utan lås. Det kan även komma att finnas material som samlas i verksamhetsstödets gemensamma ytor.

Kommer det att finnas skåp för tillfälliga gäster?

Vi utreder det under detaljutformningsfasen.

Hur kommer den digitala arbetsplatsen se ut och kommer man kunna låsa fast sin dator?

Projektet tittar på lösningar för datorarbetsplatsen. Till och med maj månad finns det möjölighet att prova olika varanter och ge återkoppling. Därefter sker utvärdering och beslut. 

Hur kommer särskilda behov hos verksamheten hanteras?

Funktionsplatser kan införas vid behov av särskild teknik och liknande men ska inte vara kopplat till en person. till exempel en helpdesk, plats för telefonintensivt arbete, etc. Det kan behöva göras undantag från tillgången till alla VS kontorsarbetsplatser inkl. mötesrum med anledning av särskilda skalskyddskrav hos verksamheter.

Hur kommer särskilda behov hos individ hanteras?

Hjälpmedel som behövs på grund av funktionsvariation ska finnas tillgängliga och ska vara lätta att flytta med sig. Om det inte är möjligt behöver någon typ av placering utredas. Undantag från fri sittning kan vid särskilda behov göras för personer med funktionsvariationer. Det behöver tas fram en enhetlig process och beslutsinstans för likabehandling.

Hur kommer det att fungera med digitala möten?

Vi vet att behovet av att kunna ha digitala möten enskilt är stort. Vi har med oss det i projektet och kommer att lösa det på bästa möjliga sätt genom bland annat bokningsbara rum som är lämpliga för videomöten, tomma dropp-in rum och platser som är lämpliga för videomöten.

Kommer det finnas plats för alla de dagar då många är på kontoret?

Totalt kommer det finnas många fler sittplatser i olika miljöer än medarbetare.

Om så många som 70% av alla medarbetarna inom VS är på plats kommer det finnas skrivbordsplatser till alla. Om fler än 70% av alla VS-medarbetare är på kontoret finns andra arbetsmiljöer att tillgå såsom nedslagsplatser, öppna mötesplatser, mötesrum och pausytor. Det är kombinationen av variation som gör det flexibelt.

Ser man över ventilationen i byggnaderna, på en del ställen fungerar det inte så bra?

Ja i sammarbete med Akademiska Hus tas förslag fram på översyn av ventilationen.