Arbetssätt och utformning

Hur ska vi arbeta tillsammans inom arbetsgruppen när vi får fri sittning?

Det har kommit upp många relevanta frågor om hur man ska göra de arbetsuppgifter man har tillsammans med andra och chef när man har fri sittning. Beroende på verksamhet kan det komma att se olika ut. Under projektets gång kommer vi att hantera just sådana frågor som kan ha enkla eller komplexare lösningar. Det kommer även att hanteras av respektive chef som får stöd av projektet och det ska ske i dialog med medarbetarna.

Hur kan fri sittning bidra till att man kan samarbeta lättare med kollegor?

Att skapa en kultur där alla medarbetare inom VS kan slå sig ned och arbeta hos varandra och där det är alla mötesrum får bokas av alla, möjliggör att vi träffas mer både inom avdelningen och över avdelningsgränserna.

Hur kan man arbeta fokuserat eller med sekretess?

Det är viktigt att vi skapar lösningar som stödjer olika typer av behov. Vi kommer att skapa lösningar som stödjer såväl fokuserat arbete som olika typer av sekretessuppgifter. Detta arbetas fram i nästa fas av projektet.

Vad fyller de olika zonerna för funktion?

Zonerna har funktionen att man ska kunna välja en arbetsplats som stödjer de behov man har för att utföra sitt arbete på bästa sätt, till exempel om man ska samarbeta och vill ha överhörning från kollegor eller om man behöver sitta ostört och fokusera. Fördelning av arbetsplatser i tyst rum och samarbetszon görs i nästa steg i projektet. Det är även en spelregelsfråga och går att justera vid uppföljning av kontoret om fördelningen av arbetsplatser har blivit av fel.

Vem gör indelning i Hem-zoner?

I projektet kommer vi ta fram förslag på hem-zoner och inplaceringen i lokalerna utifrån avdelningen och gruppens behov och vilka man samarbetar med.

Hur många personer är det tänkt ska dela på platserna i hemzoner?

Mellan 50-100 personer är idealet att ha i en hem-zon för att det ska bli effektivt.

Kommer mötesrummen räcka till för både digitala och fysiska möten när beläggningen ökar?

Antal mötesrum och vilka typer av mötesrum som VS har behov av är under utredning i projektet. IT-avdelningen utreder frågan om digitalt bokningssystem för mötesrum. Om det förbättra nyttjandegrad och är ekonomiskt försvarbart, så kanske VS kan komma att använda ett sådant. Denna typ av system kräver incheckning på plats till mötesrum, vilket gör att bokade mötesrum som inte utnyttjas blir lediga efter fem minuter och därmed blir tillgängliga för spontana möten.

Hur kommer det fungera med personliga skåp och gemensam förvaring?

Förslag på förvaringskonceptet med vad som ska förvaras i personligt skåp, gemensam förvaring och förråd/arkiv för gruppen/avdelningen kommer att tas fram i projektet i nästa steg.

Hur kommer den digitala arbetsplatsen se ut och kommer man kunna låsa fast sin dator?

Projektet tittar på lösningar för datorarbetsplatsen, till exempel frågan om dubbla skärmar.

Hur kommer särskilda behov hos verksamheten hanteras?

Funktionsplatser kan införas vid behov av särskild teknik och liknande men ska inte vara kopplat till en person. till exempel en helpdesk, plats för telefonintensivt arbete, etc. Det kan behöva göras undantag från tillgången till alla VS kontorsarbetsplatser inkl. mötesrum med anledning av särskilda skalskyddskrav hos verksamheter.

Hur kommer särskilda behov hos individ hanteras?

Hjälpmedel som behövs på grund av funktionsvariation ska finnas tillgängliga och ska vara lätta att flytta med sig. Om det inte är möjligt behöver någon typ av placering utredas. Undantag från fri sittning kan vid särskilda behov göras för personer med funktionsvariationer. Det behöver tas fram en enhetlig process och beslutsinstans för likabehandling.

Hur kommer det att fungera med digitala möten?

Vi vet att behovet av att kunna ha digitala möten enskilt är stort. Vi har med oss det i projektet och kommer att lösa det på bästa möjliga sätt.

Kommer det finnas plats för alla de dagar då många är på kontoret?

Totalt kommer det finnas många fler sittplatser i olika miljöer än medarbetare.

Om så många som 70% av medarbetarna är på plats kommer det finnas skrivbordsplatser till alla. Om fler än 70% är på kontoret finns andra arbetsmiljöer att tillgå såsom nedslagsplatser, öppna mötesplatser, mötesrum och pausytor. Det är kombinationen av variation som gör det flexibelt.