Frågor om arbetsmiljö och förutsättningar

Hur kan lokaloptimeringen bidra till en mer levande arbetsmiljö?

Idag har vi en nyttjandegrad av våra kontorslokaler på max 70% och vissa dagar så lågt som 20%, vilket resulterar i att arbetsplatser ofta står tomma. Om vi får upp nyttjandegraden i kombination med att vi har lokaler som stödjer vårt arbete och främjar samarbete med kollegor inom den egna avdelningen och andra avdelningar, så skulle det kunna komma att främja en mer levande arbetsmiljö.

Hur kan fri sittning bidra till att man kan samarbeta lättare med kollegor?

Att skapa en kultur där alla medarbetare inom VS kan slå sig ned och arbeta hos varandra och där det är alla mötesrum får bokas av alla, möjliggör att vi träffas mer över avdelningsgränserna.

Vad fyller de olika zonerna för funktion?

Zonerna har funktionen att man ska kunna välja en arbetsplats som stödjer de behov man har för att utföra sitt arbete på bästa sätt, till exempel om man ska samarbeta och vill ha överhörning från kollegor eller om man behöver sitta ostört och fokusera.

Vem gör indelning i Hem-zoner?

I projektet kommer vi ta fram förslag på hem-zoner och inplaceringen i lokalerna utifrån avdelningen och gruppens behov och vilka man samarbetar med.

Hur många personer är det tänkt ska dela på platserna i hemzoner?

Mellan 50-100 personer är idealet att ha i en hem-zon för att det ska bli effektivt.

Kommer det finnas plats för alla de dagar då många är på kontoret?

Totalt kommer det finnas många fler sittplatser i olika miljöer än medarbetare.

Om så många som 70% av medarbetarna är på plats kommer det finnas skrivbordsplatser till alla. Om fler än 70% är på kontoret finns andra arbetsmiljöer att tillgå såsom nedslagsplatser, öppna mötesplatser, mötesrum och pausytor. Det är kombinationen av variation som gör det flexibelt.

Kommer man kunna sitta på en plats en hel dag?

Vi kommer tillsammans ta fram förhållningssätt för hur man använder lokalerna. Dessa kommer att utvärderas och vid behov anpassas.

Kommer det bli fri sittning så att man kan sätta sig var som helst i VS lokaler?

Som princip kommer man kunna sitta var man vill inom VS lokaler. Hem-zonen är där man har sin personliga förvaring och där avdelningen/gruppen har sin gemensamma förvaring och blir därför den naturliga plats dit man går för att samarbeta med sina närmaste kollegor. Men den fria sittningen gör att man har möjlighet att sätta sig med kollegor från andra avdelningar när man samarbetar med dem.

Kommer mötesrummen räcka till för både digitala och fysiska möten när beläggningen ökar?

Antal mötesrum och vilka typer av mötesrum som VS har behov av kommer att utredas vidare i nästa steg i projektet. IT-avdelningen utreder under våren frågan om digitalt bokningssystem för mötesrum och skulle det förbättra nyttjandegrad och är ekonomiskt försvarbart, så kanske VS kan komma att använda ett sådant.

Hur kommer det fungera med personliga skåp och gemensam förvaring?

Förslag på förvaringskonceptet med vad som ska förvaras i personligt skåp, gemensam förvaring och förråd/arkiv för gruppen/avdelningen kommer att tas fram i projektet.

Kommer man kunna låsa fast sin dator?

Projektet kommer att titta på lösningar för datorarbetsplatsen.

Hur säkerställs det att alla arbetsplatser är ergonomiskt utformade?

Alla arbetsplatser ska liksom idag uppfylla krav på ergonomi. Ergonomer rekommenderar variation. Vi tillför möjligheter till variation i projektet, både vad gäller inredning och ljudzoner.

Hur hanteras hygienfrågan om arbetsbord delas?

Det finns lösningar för detta i form av t ex desinficerande servetter på arbetsplatserna. Det kommer också att utredas huruvida lokalvårdens rutiner behöver anpassas. En fördel med fri sittning är att det kommer att vara undanplockat på skrivborden vid arbetsdagens slut och således lättare för lokalvården att torka av.

Hur kommer medarbetarna att känna sig involverade och delaktiga?

Förutom löpande information via chefer och på intranätet kommer utsedda referenspersoner från varje avdelning att engageras i projektet. De kommer att vara viktiga samarbetspartners för projektgruppen i det löpande arbetet som tex vid insamling av avdelningsspecifika behov.

Hur kommer särskilda behov hos verksamheten hanteras?

Funktionsplatser kan införas vid behov av särskild teknik och liknande men ska inte vara kopplat till en person. till exempel en helpdesk, plats för telefonintensivt arbete, etc. Det kan behöva göras undantag från tillgången till alla VS kontorsarbetsplatser inkl. mötesrum med anledning av särskilda skalskyddskrav hos verksamheter.

Hur kommer särskilda behov hos individ hanteras?

Hjälpmedel som behövs på grund av funktionsvariation ska finnas tillgängliga och ska vara lätta att flytta med sig. Om det inte är möjligt behöver någon typ av placering utredas. Undantag från fri sittning kan vid särskilda behov göras för personer med funktionsvariationer. Det behöver tas fram en enhetlig process och beslutsinstans för likabehandling.

Finns det risk att personal kommer jobba mer hemifrån?

Ett av projektens mål är att skapa en bättre arbetsmiljö i form av mer varierade miljöer att arbeta i, beroende på behov och arbetsuppgiftens karaktär, samt stödja samarbete och spontana, informella möten och på så sätt bidra till att man vill komma till arbetsplatsen. I projektets riskanalyser har vi med frågor som denna.

Kommer förändringen att innebära ytterligare distansdagar?

Nej det kommer inte påverka reglerna kring distansarbete.

Vad gäller för dem som inte har distansavtal?

Samma regler gäller för arbetsplatsen oavsett om man har distansavtal eller inte.