Riktlinjer för anställa med timlön/arvode
Timlön utbetalas till personer som anställs per timme. Följande instruktioner är till för att informera om de regler som finns och för att underlätta hanteringen av anställningar per timme/arvodister. Vid frågor, välkomna att kontakta personalstaben, persadm@itm.kth.se!
Rutin för att anställa timanställd/arvodist
Timanställning/arvodering finns till för kortare uppdrag, exempelvis kursassistenter. Generellt ska timlön/arvode användas sparsamt. En person som anställs som arvodist anställs enligt § 5.1 lagen om anställningsskydd (1982:80). Om personen ska arbeta regelbundet under flera månader rekommenderar vi att anställa personen som amanuens (gäller enbart studenter). Läs mer om amanuenser här.
Kom ihåg att aldrig lova/ påbörja arbete med arvodist innan det stämts av med enhetschef och HR.
Process för anställningsbekräftelse
- Fyll i Uppdragsbeskrivning timanställda (pdf 185 kB) . Detta görs av uppdragsgivaren, exempelvis lärare.
- Be om ett skriftligt godkännande av enhetschef via mejl.
- Mejla uppdragsbeskrivningen ihop med godkännandet till persadm@itm.kth.se och verksamhetskontroller (Vhc) tillsammans med namn, personnr, adress och mejladress till arvodist.
- HR kontrollerar LAS och upprättar en anställningsbekräftelse. Bekräftelsen skrivs på max 360 dagar. HR återkopplar till uppdragsgivaren och Vhc om justering krävs (exempelvis tid).
- HR skickar ut anställningsbekräftelsen till Vhc och arvodist som signerar elektroniskt i Adobe Sign. En kopia skickas automatiskt till lön.
- Arvodisten kan börja arbeta och fyller sedan i arvodesblanketten som lämnas till uppdragsgivaren som ansvarar för att kontrollera att timmarna stämmer.
- Uppdragsgivaren lämnar arvodesblanketten till Vhc, som i sin tur får den signerad av enhetschef och lämnar till HR.
Rapportering (arvodesblankett)
Timmar ska anges utifrån faktiska arbetade dagar. Dagar som följer på varandra ska anges i obruten form inom veckan, inte över månadsskifte. Fyll i månadsvis, lön utbetalas nästkommande månad.
Blanketterna ska ha fullständiga uppgifter om arvodistens för- och efternamn, personnummer, aktuell hemadress (inkl. postnummer och postort). Om hemadress ändras mellan uppdrag ber vi er att upplysa HR om detta så att aktuella personuppgifter kan läggas in.
Bankuppgifter
Observera att arvodisten själv måste anmäla ett konto för utbetalning till Nordea, om hen önskar att få sin lön utbetald till konto. Detta görs via Nordeas webbsida . Om Nordea saknar uppgifter sker utbetalning istället via utbetalningskort (AVI). Arvodisten behöver uppge arbetsgivarnummer: 505751.
Att anställa en arvodist utan personnummer
Det finns tre olika scenarier:
- Om en person kommer att befinna sig i Sverige minst ett år kan personen folkbokföra sig i Sverige och ansöka om personnummer hos Skatteverket .
- Om en person kommer att befinna sig i Sverige mindre än sex månader så kan HR, ITM ansöka om SINK för personen (Skatt för utomlands bosattas). Mer om SINK på intranätet
- Om en person kommer att befinna sig i Sverige mer än sex månader men mindre än ett år ska personen själv skicka in en anmälan om preliminär A-skatt till Skatteverket.
Det tar ca 8 veckor innan ärendet är behandlat av Skatteverket. Personen kommer inte att få ett personnummer men ett samordningsnummer.
Ansökan, beslut samt ID-handling ska sedan skickas till HR, ITM. Arvodisten kommer sedan att få ett X-nummer i HR+ tills hen får ett samordningsnummer.