Förändringar vid stängning av KTH:s utbildningsdatabas Kopps

Arbetet med utbildningsplanering kommer i stort sett göras på samma sätt som tidigare, förutom de förändringar som listas nedan. Information om kurser och program i Om kursen  och kurs- och programkatalogen  kommer att se ut som tidigare. Skillnaden är att informationen hämtas från Ladok istället för från Kopps.

Nedan listar vi de större förändringar som sker och ny funktionalitet som tillkommer i samband med övergången till Ladok för utbildningsplanering.

Rollhantering i kurs

Med roller i kurs avses examinator, kursansvarig, lärare och kursassistent. Rollerna visas på olika ställen på webben, exempelvis i Om kursen, och ligger till grund för behörigheter i bland annat Canvas och Om kursen. Rollerna hanteras idag via Kopps och UG-grupper, där det finns en länk från kursens sida i Kopps till UG-gruppeditorn för inläggning av rollerna.

När KTH går över till Ladok för utbildningsplanering kommer denna hantering att förändras, och det kommer att finnas två sätt att lägga till roller i kurser:

1. För rollerna examinator, kursansvarig och lärare kommer användare att lägga in dem via funktionen Medarbetarkoppling i Ladok. Funktionaliteten gås igenom på användarutbildningarna och finns beskriven i lathundarna.
2. För rollen kursassistent kommer examinator, kursansvarig och lärare att kunna lägga till dem direkt i Canvas. Instruktioner om hur man gör detta hittar du här: Lägga till användare manuellt i Canvasrum

Ändringar i Om kursen, kursgemensam information

I och med övergången till utbildningsplanering i Ladok genomfördes en utredning gällande den kursgemensamma informationen i Om kursen för att ta reda på om alla rubriker fortsatt behövs eller om vissa rubriker bör tas bort.

Med kursgemensam information avses de rubriker som finns på Om kursen men inte tillhör kursplan eller kurstillfälle. Den kursgemensamma informationen visas på Om kursen.

Syftet med de föreslagna ändringarna är att:

• Underlätta för studenten att hitta information.
• Ta bort fält som används i liten omfattning.
• Säkerställa att informationen hålls uppdaterad.

Rubriker som tas bort från Om kursen

Nedanstående rubriker tas bort i samband med att Kopps tas ur drift.

Kontaktperson

Syftet med denna rubrik var att studenter skulle kunna kontakta någon som kunde svara på frågor om kursen när ingen kursomgång är planerad eller pågår. Eftersom examinator alltid visas och kontaktperson och examinator oftast är samma person, kan examinator kontaktas om studenter har frågor om kursen när kursomgång saknas.

Påbyggnad

Eftersom en liten andel av kurserna (10%) använder denna rubrik och liknande information om kursval finns i utbildningsplan/läsårsplan, tas denna rubrik bort. Det finns också en risk att informationen blir inaktuell då kurser läggs ned och nya tillkommer.

Information för forskarstuderande om när kursen ges

KTH börjar i större utsträckning att skapa kurstillfällen för kurser på forskarnivå för att visa vilka kurser som ges den kommande terminen/läsåret.

Utrustning

Väldigt få kurser (3 %) använder denna rubrik, och i princip i alla fall var det en påminnelse om att en bärbar dator behövdes för att genomföra kursen.

Processtöd för utbildningsadministrativa processer

Det tillkommer ny funktionalitet när KTH går över till Ladok för utbildningsplanering, och en större förändring är att det finns processtöd för utbildningsadministrativa processer som exempelvis inrättande/revidering av kurs (fastställande av kursplan) samt fastställande av utbildningsplan.

Detta innebär att Word-mallarna som använts vid inrättande av kurs försvinner, och om man ska inrätta en kurs kommer det att ske i Ladoks processtöd.

En viktig funktion i processtödet är spårbarhet. Det utvecklas av Ladokkonsortiet och planeras vara klart under första halvan av 2026. Då kommer Word-mallen för revidering av kurs att försvinna, och även revidering av kurs kommer enbart att ske i Ladok.”

Lathundar för de olika processtöden hittar du här: Lathundar

Convertus

Det maskinella översättningsverktyget Convertus kommer inte längre användas efter övergången till utbildningsplanering i Ladok. Sedan 2012 har Convertus använts på KTH för översättning av kursplaner från svenska till engelska. I och med den kommande avvecklingen av Kopps gjordes en utredning om Convertus skulle fortsätta användas efter övergången till utbildningsplanering i Ladok. Portföljkontoret vid IT-delportfölj utbildning bistod projektet med utredningen och genomförde en analys av hur väl Convertus fungerar och i vilken utsträckning det används på KTH.

Utredningen visade följande:

• Användning: 30 % av kursplanerna använde Convertus för översättning.
• Kvalitet: Det var delade meningar från användarna om kvaliteten på översättningarna.
• Kostnad: Inget estimat finns, men då inget annat universitet som använt Convertus kommer att fortsätta med det efter övergång till Ladok för utbildningsplanering skulle KTH ensamt få bära hela kostnaden.
• Integrationer: Som ovan, och om KTH är det enda lärosäte som använder översättningsverktyget kommer Ladokkonsortiet inte att prioritera integrationer mellan Convertus och Ladok.

Utifrån resultatet av utredningen och att det idag finns andra, mer kraftfulla verktyg för översättning, fattades beslut i styrgruppen för det studieadministrativa objektet (StudAdm) om att inte fortsätta med det maskinella översättningsverktyget Convertus efter övergången till utbildningsplanering i Ladok.

Kopps API

Kopps har haft ett API (Application Programming Interface) som möjliggjort att programmatiskt hämta information om KTH:s kurser och program. Hämtning av utbildningsinformation har bland annat gjorts till KTH:s webbplats och till integrationer mot andra system på KTH. Kopps API var publikt, vilket innebär att informationen även varit tillgänglig för allmänheten att hämta, en möjlighet som också ibland har nyttjats av studenter och lärare vid KTH.

Vid stängningen av Kopps stängs också det publika Kopps API:et. Det finns inget motsvarande publikt API för Ladok. När KTH går över till Ladok för utbildningsplanering kommer det därför inte längre vara möjligt för externa användare såsom studenter och lärare att hämta utbildningsinformation via ett API. KTH:s webbplats och integrerade system kommer fortsatt ha tillgång till nödvändigt data.

Förändringen avseende åtkomst för externa användare görs av flera anledningar:

• Säkerhet: Förbättrat informationsskydd, minskad risk för dataintrång samt minskad exponering för överbelastningsattacker.
• Åtkomstkontroll: Ladok har specifika användningsrättigheter som kräver att åtkomsten begränsas till en viss grupp av användare.
• Resurshantering: Kontrollerad trafik mot API:et för att förhindra hög belastning som kan medföra prestandaproblem och ge högre kostnader för KTH.