Digital referenstagning via Refensa

För kvalitet och säkerhet ska referenser tas på alla kandidater vi anställer. Rekommendationen är att endast ta referenser i skarpt läge vilket betyder på slutkandidaten/erna, och att minst två referenser ska tas (föredragsvis i arbetsledande position, t.ex. arbetsledare, gruppledare, samordnare, chef). Finns det behov kan den digitala referenstagningen kompletteras med telefonsamtal.

Refensa är ett verktyg som gör att referenstagningen kan ske digitalt och hanteras snabbt och effektivt (exempelvis behöver man inte ta hänsyn till att referenten befinner sig i annan tidszon eller har andra arbetstider).

Aktivera Refensa

Refensa kan aktiveras när ärendet startas upp men även senare under processens gång. Använder du kompetensbaserad rekrytering kommer det vid referenstagningen att genereras frågor utifrån kompetenserna du lagt till i steg 1. "Initiering” .
Under ”2. Redigeringsläge” aktiverar du digital referenstagning genom att klicka på ”Refensa” och sedan ”aktivera Refensa”.

Du får sedan valmöjligheten att anpassa referenstagningen. Välj hur många referenser som ska tas, vanligtvis ber vi om två-tre referenser. Välj sedan den referensmall som är aktuell för ärendet och klicka sedan på spara.

Beställ referenstagning

När det är dags att gå vidare med referenstagning på den kandidat som är aktuell för anställningen, markera kandidatens namn och välj ”digital referenstagning -> Refensa”. För att kunna göra detta behöver du ha behörigheten ”kommunicera med kandidater”.

I nästa steg skickas en förfrågan till kandidaten om att du har bett kandidaten att lägga till referenspersoner. Du som beställare får ett mail om att skapa ett konto i Refensa för att kunna följa och hantera referenstagning.

I Varbi har nu kandidaten fått en uppdaterad status ”digital referenstagning”.

Kandidaten får ett mail och uppmanas att lägga till sina referenser, referenserna får sedan mail om att delta i den digitala referenstagningen. När referenserna kommit in får beställaren meddelande om att en referensrapport finns klar.

Inkommen referensrapport

När referenserna har kommit in kan du läsa rapporten genom att klicka på knappen under rubriken Refensa, som visar att referenserna har kommit in.

Beställaren kan välja ”gå till dashboard” och får då den fulla rapporten med redigeringsbehörigheter. De som har behörighet att läsa rapporten i Varbi kan välja ”gå till referensrapport” och ser där en sammanställning av rapporten (går ej att ladda ner eller göra ändringar). För att kunna läsa rapporten i Varbi behöver användaren ha minst behörigheten ”kommunicera med kandidater”.

Kontrollfrågor

När en kandidat lägger till en referens kommer både kandidat och referent att behöva besvara ett antal kontrollfrågor. Om en referent har angett andra svar än kandidaten på kontrollfrågorna kommer det visas med röda trianglar, och kan då vara en god idé att följa upp dessa frågor.

Arkivering av referenstagning

Referenstagningen är allmän handling och ska sedan arkiveras (för den personen som anställs). Referenstagningsrapporten skickas per mail till registrator@kth.se av den som tagit referenserna.