Skapa och publicera ärende

KTH:s rekryteringsprocesser i Varbi är uppdelade i fem steg. Numret visas längst upp i redigeringsläget. I denna del av manualen arbetar vi i steg: 1 Initiering, 2 Rekryteringsläge annons och 3 Begär publicering.

Skapa nytt ärende

Logga in i Varbi, välj Rekryteringar. Välj knappen Skapa.

Välj Ärendetyp som överensstämmer med den personalkategori som ska rekryteras. Valet styr vilken process som används vid rekryteringen. Välj även matchande Ärendemall. Valet styr innehållet i annonsen, vilka urvalsfrågor som ingår mm. Välj därefter vilken organisationsnivå ärendet ska skapas på, du kan bara välja de nivåer du själv har behörighet till.

Nu öppnas ärendet. Börja med att byta titel. Det behöver inte vara ärendets slutgiltiga titel, men det du skriver kommer bli ärendetitel i diariet (W3D3) fram till att ärendet slutligen arkiveras i Varbi.

Spara ärendet så att den nya titeln sparas.

Tryck Diarieför rekrytering, få diarienummer. Ett ärende skapas nu i KTH:s diarium, grundläggande information förs över från Varbi till W3D3 och diarienumret visas i Varbi.

Steg 1 Initiering

Processerna skiljer sig åt för olika ärendetyper, läs om den ärendetyp som är aktuell för dig i menyn på Rekryteringssidan . Med hjälp av det underlag din skola/avdelning tagit fram fyller du i och laddar upp nödvändiga dokument i Initieringssteget. I de allra flesta fall krävs ett rekryteringstillstånd som också laddas upp, se under respektive personalkategori på rekryteringssidan ovan. I de fall detta inte krävs kan anställningsprofilen, annonsmallen eller annat dokument som styrker att rekryteringstillstånd ej behövs laddas upp i initieringsläget istället.

Längst ned på steg 1 kan du koppla en rekryteringsgrupp samt sätta upp behörigheter till ärendet. Här kan du även markera vem som är rekryterande chef om HR står som rekryteringsansvarig för ärendet. Tänk på att den som är rekryteringsansvarig inte kan markeras som rekryterande chef. Rekryteringsgrupp betyder att dessa personer kommer att få mail när vissa händelser sker i ärendet, det innebär inte att de har behörighet att läsa i ärendet om de inte har behörighet sedan tidigare.

För att ge behörighet till ärendet används knappen Lägg till behörighet. Läs mer under Skapa användare och behörigheter .

På GVS görs steg 1 av HR. Rekryterande chef på GVS fyller i ett rekryteringstillstånd som lämnas till HR-ansvarig. Rekryterande chef samt avdelningschef ges behörighet till ärendet i Varbi när steg 1 är klart och Chefen får ett mail när rekryteringstillståndet är upplagt i VARBI.

Steg 2 Rekryteringsläge annons

Här utformar du den slutliga annonsen och de frågor samt eventuella kompletterande frågor som kandidaterna ser när de ansöker. 

Förhandsgranska annons

När du är i redigeringsläget väljer du alltid Förhandsgranska på webb. Innan ärendet är publicerat kan denna länk inte delas med användare som saknar behörighet. Du kan då istället ta ut en grov förhandsgranskning som PDF och skicka. Observera att filen utseendemässigt inte stämmer överens med hur annonsen kommer se ut när den är publicerad.

Toppbild

Du kan välja en toppbild för annonsen under knappen Välj bild. Du kan välja fritt bland de tillgängliga bilderna.

Annonsmall

Kopiera in texten från annonsmallen och klistra in i fältet Beskrivning i steg 2. Du kan också redigera annonsen direkt i Varbi. Du fyller då på de delar av annonsmallen som saknas, baserat på ditt rekryteringstillstånd/anställningsprofil.

Tillgänglighet

Det är viktigt att alla rubriker i annonsen har format Rubrik 3, och all text format Brödtext. Detta för att personer som läser med hjälp av programvara för text-till-tal enkelt ska kunna navigera i texten.

Annonsens längd

För att kunna publicera våra platsannonser på Arbetsförmedlingen/Platsbanken, vilket är obligatoriskt för KTH som myndighet, får den sammanlagda längden av annonsen vara max 6500 tecken per språkversion inklusive mellanslag. Hur du räknar ut antalet tecken beskrivs på sidan Räkna ut längden på en annons

Detaljuppgifter

Fyll i alla detaljuppgifter.

För yrkesområde använd knappen Snabbsök efter yrke. I de fall du inte får upp exakt kategori, ta det som är närmast. Yrkesområdet är Arbetsförmedlingens kategorier som tyvärr inte är alltför detaljerade men de måste fyllas i. Det styr vart på Arbetsförmedlingen/Platsbanken som annonsen hamnar.

Under tillträde, fyll i t ex Augusti 2022 eller enligt överenskommelse.

Vid antal lediga befattningar. Fyll i fler än en om flera personer ska rekryteras med samma annons

I löneform, fyll i t ex Månadslön.

Kontaktpersoner

Obligatoriskt, vanligen rekryterande chef samt anvarig HR. Det är viktigt att detta är personer som finns tillgängliga att svara på frågor om rekryteringen.

Kompletterande frågor

Här kan du ange frågor som kandidaterna ska besvara vid ansökan. Det finns ett flertal frågetyper, de två vanligaste är:

• Kvalificeringsfråga: Används för skall-krav som nämns i annonsen och som går att besvara med Ja eller Nej. Ex på skall-krav i annonsen För denna anställning krävs att du har en civilingenjörsexamen, ex på tillhörade kvalificeringsfråga Har du en civilingenjörsexamen? De ansökningar där sökande svarat nej på frågan markeras med text Ej kvalificerad i urvalsläget.
• Urvalsfråga: Påverkar inte kandidatens status i urvalsläget. Kan användas för att ställa frågor om meriterande erfarenheter eller för att be kandidaten välja mellan flera alternativ ex Om du blir anställd, vill du helst inrikta dig mot ämne A, B eller C?

Språk

Alla annonser ska finnas på svenska eftersom KTH är en svensk myndighet. Om du även vill ha annonsen på engelska klickar du på +Multispråk längst upp och aktiverar språket engelska (om det inte redan finns). Därefter översätter du annonsen och eventuella kompletterande frågor.

Om engelska finns aktiverat men annonsen endast ska publiceras på svenska så ska du välja att ta bort Engelska i multispråk-menyn. Annars kommer den halvt ifyllda engelska annonsmallen visas för de kandidater som besöker vår engelskspråkiga hemsida för lediga jobb.

Steg 3 Begär publicering

När allt i steg 1 och 2 är färdigt, gå vidare till steg 3 Begär publicering. 

Läs igenom instruktionerna och kryssa i de annonseringskanaler du önskar. Vid beställning av betald annonsering utöver standardpaketet, ange fakturareferens i form av din sakattestkod  i rutan Övrig information.

Fyll i vilka dagar annonsen ska publiceras. Du kan välja ett startdatum framåt i tiden för alla kanaler.

Nu skickas förfrågan till rekryteringsannonser@kth.se. De kommer att granska att annonsen följer KTH:s riktlinjer och därefter publicera annonsen i de kanaler du valt. Om du inte valt bort detta i steg 1 kommer rekryteringsgruppens medlemmar få ett automatiskt mail när annonsen är publicerad.

För extern publicering på andra webbplatser, sociala medier och printannonser eller frågor kring annonsering maila rekryteringsannonser@kth.se. De hjälper till med förfrågan och prisuppgifter mm.

Läs mer om publiceringskanaler för platsannonser här

Ändra publicerad annons

Om du vill göra ändringar i en redan publicerad annons måste du göra en ny begäran om publicering. Gör dina ändringar i steg 2. Gå sedan till steg 3 och använd händelseloggen för att se vilka ursprungsdatum du valde, ange samma datum. Skriv i rutan Övrig information vad du gjort för ändringar.

Förläng publicering

För att förlänga en redan publicerad annons måste du begära ny publicering med nytt till-och med-datum före sista ansökningsdatumet passerat. Ange samma från-och-med-datum som vid ursprungsbegäran, du ser i händelseloggen vilket datum det var. Skriv i rutan Övrig information att det gäller en förlängning.