Meddelandehantering

Allmänt om meddelandefunktionen

Varbi har en inbyggd meddelandefunktion. Meddelanden kan skickas från Varbi till kandidater i ärenden du ansvarar för och till dina kollegor. Ett notifieringsmail skickas till den som får ett nytt meddelande, meddelandet läses normalt inne i Varbi.

Meddelanden kan skickas på tre olika sätt.

Automatiskt meddelande till kandidat

När en kandidat söker ett nytt jobb skickas ett automatiskt bekräftelsemeddelande till kandidaten. Meddelandet är undertecknat med namnet till ärendets rekryteringsansvarig och går inte att svara på.

Meddelande till kandidat skickat från ärendevyn

Funktionen finns tillgänglig för behörigheten Kommunicera med kandidater och högre. Markera en eller flera kandidaters ansökningar och välj knappen Meddelande. Skriv meddelandet i fritext eller använd någon av de färdiga meddelandemallarna. I mallarna används koder som automatiskt hämtar in namn på sökande, namn på ärendetitel med mera.

Kandidaten får ett mail från Varbi där det står att de fått ett meddelande från KTH som kan läsas i Varbi, samt en direktlänk till meddelandet. Kandidaten kan välja att skriva ett svar på meddelandet, avsändaren på KTH notifieras med ett likadant mail som kandidaten fick.

Meddelande till användare skickat från redigeringsläget

I KTH:s rekryteringsprocesser ska vid vissa steg meddelanden skickas mellan t ex (HL S på bild) handläggare på skola och Gruppen för lärartillsättningar. Vid dessa steg finns knappar för att sända meddelanden direkt från det aktuella processteget i Varbis redigeringsläge, t.ex. på steg 1 Initiering och steg 5 Beslut & avslut.

Meddelandet loggas och går att visa vid processteget i Varbi vilket gör det enkelt att se att alla steg är korrekt genomförda. För att loggningen ska bli korrekt i ärendet ska dessa meddelanden inte besvaras genom Svara-knappen utan genom att mottagaren går in och skapar ett nytt meddelande genom att trycka på knappen Skicka meddelande i processteget.