Avsluta ärende

Allmänt om att avsluta och arkivera

Ett ärende i Varbi resulterar antingen i att en eller flera personer tillsätts eller att ärendet avbryts. I båda fallen ska ärendet avslutas i Varbi.

Avbryta ärende

Om ärendet av något skäl behövde avbrytas gör du något av följande:

• Ärendet är skapat men har inget diarienummer - Du kan själv ta bort ärendet i din ärendelista i Varbi
• Ärendet är skapat och har diarienummer - Kontakta rekryteringssystem@kth.se  för upplåsning och borttag av ärendet. Du måste även kontakta registraturen för att ta bort ärendet ur W3D3.
• Ärendet har varit publicerat - Oavsett om det finns sökande eller inte måste ärendet avbrytas med knappen Avbryt ärende som finns under processteget Beslut & Avslut, därefter ska ärendet arkiveras och avslutas enligt nedanstående rutiner inklusive anslag. Om ärendet avbrutits läggs anslag till på samma sätt förutom status anställd. Istället för namn i anslaget anges text "Ärende avbrutet".
• Om ärendet är publicerat just nu behöver du även maila rekryteringsannonser@kth.se  och be dem avpublicera ärendet innan du kan göra ovanstående.
• Beslutsmallen för att avbryta en rekrytering, Beslut om att avbryta ett anställningsförfarande, återfinns vid beslutsmallarna här; Personal-, löne- och anställningsärenden

Anslag

Innan ärendet arkiveras i Varbi ska ett Anslag läggas till. Från det datum du anslår löper ärendets överklagandetid i 21 dagar. Anslag läggs till på alla ärenden, även om rekryteringen avbrutits eller om överklagande inte är tillåtet.

Tillse att den som anställts har status anställd. Gå sedan in till processteg 5 Beslut & Avslut, tryck på knappen Lägg till/visa Anslag. Endast de som har status anställd visas, välj kandidaten. Övriga uppgifter behöver inte ändras, datum för anslag ska alltid vara dagens datum. Tryck lägg till. Om flera personer anställts i samma ärende, upprepa ovanstående steg för varje person.

Om ärendet avbrutits läggs anslag till på samma sätt förutom status anställd. Istället för namn i anslaget anges text "Ärende avbrutet".

Underrättelse om anställningsbeslut

Markera alla kandidater som inte anställts. Tryck Meddelande. Välj meddelandemallen Underrättelse om anställningsbeslut. Följ instruktionerna i mallen. Tryck Sänd. Samtliga mottagare får automatiskt status Avslag i kandidatlistan.

Beslut & avslut

Ange datum för Skolans beslut om anställning, alternativt det datum då anställningsavtal signerades.

Bekräfta att du skickat underrättelse om anställningsbeslut.

Arkivera ärende i Varbi

Tillse att alla anställda har status Anställd och att anslag finns, samt att alla ej anställda har status Avslag. Samtliga processteg måste vara slutförda i redigeringsläget och vara markerade med en grön bock.

Gå till processteget Beslut & Avslut, tryck på knappen Arkivera ärendet. Ärendet låses för redigering och flyttas till Arkiverade ärenden. Natten efter att arkivering skett sker överföring av filer och information från ärendet till KTHs diariesystem W3D3.

Avsluta ärende i W3D3

Under natten förs filer över till W3D3, därefter skickas ett mail till den som tryckt på arkivera i Varbi. I mailet uppmanas att gå in i W3D3 och avsluta ärendet.

Kontrollera på ärendekort:

• Fyll i motpart om sådan finns (ärenden som initieras av en person, t ex docent, befordran)
• Fyll i ansvarig enhet
• Fyll i ärendetyp (ks-kod)
• Fyll i handläggare
• Kontrollera att ärendet är komplett

Kontrollera på handlingskort:

• Kontrollera att handlingens datum stämmer, ändra annars till rätt datum
• Kontrollera att handlingar som hanteras utanför rekryteringssystemet är diarieförda, exempvis beslut och anställningsavtal

Bocka därefter i rutan "Avslutat" på ärendekortet och tryck Spara. Arkivera de handlingar som finns i original.

Ansvar för diarieföring och arkivering

Skolan ansvarar för diarieföring och arkivering av skolans rekryteringsärenden för ärendetyp T/A/S, doktorand, postdoktor, forskare, forskningsingenjör och adjunkt samt anställningsavtal och beslut för lektor.

Arkivering- och diarieföringsansvar för lärartillsättningsärenden (professor, lektor, biträdande lektor, adjunkt, docent mm) beskrivs för varje ärendetyp i KTHs handläggningsordningar för lärartillsättningar .

Registrator verksamhetsstödet (VS) arkiverar VS:s T/A/S-anställningar i rekryteringssystemet samt avslutar dem i W3D3.