Lokalkostnader
KTH har en enhetlig hyressättning för KTH:s lokaler. Detta beslut, som fattats av rektor, syftar till att skapa en enhetlig, mer transparent och långsiktig fördelning av lokalrelaterade kostnader.
Den nya hyressättningen gäller för alla lokaler som KTH använder, förutom de lokaler som SciLifeLab nyttjar inom KTH Solna. Modellen baseras på ett enhetligt internpris (IP-lokaler), där varje lokal får en beräknad kostnad per kvadratmeter som inkluderar till exempel lokalhyra, el, värme, vatten, avskrivningskostnader för förbättringsutgift på annans fastighet, mindre reparationer och underhåll av lokaler, kostnader för lokaltillbehör samt fastighetsavdelningens tjänster för bevakning, lokalvård i form av basstädning, larm och skalskydd.
Fastighetssystemet
Alla lokaler som KTH nyttjar är kodade i olika kategorier, exempelvis lokaltyp, fördelningszon eller betalare, i fastighetssystemet. Denna kodning ligger till grund för fördelningen av lokalkostnaderna. Fastighetssystemet uppdateras kontinuerligt utifrån lokalförändringar. Varje månad tar Fastighetsgruppen fram en rumskostnadsrapport från fastighetssystemet som skickas till ekonomiavdelningen för att fastställa och fördela lokalkostnaderna på respektive användare.
Retroaktiv kreditering
När det finns avvikelser i rumskostnadsrapporten som inte stämmer med rådande överenkommelse kan retroaktiv kreditering ske. Det innebär att den som felaktigt debiterats hyra för en lokal kompenseras för detta i kommande hyresdebiteringar. Fastighetsavdelningen meddelar då ekonomiavdelningen som lägger in krediteringen. Kompensationen räknas från den tidpunkt då en gällande överenskommelse finns på plats. Det vill säga, om en bekräftad uppsägning inte lagts in i fastighetssystemet och nyttjaren betalat hyra för längre period än överenskommet sker en kreditering retroaktivt. Men om ett rum exempelvis tilldelas labbrabatt efter begäran från nyttjare sker ingen kreditering retroaktivt även om rummet redan tidigare varit kvalificerat för labbrabatt.