Hur uppför du dig på Zoom?
– Etikett- och tekniktips för fläckfria Zoom-möten
Vi har under det senaste året suttit i ändlösa Zoommöten. Ibland med ovetande partners som dykt upp i bild, sjuka barn som hörts i bakgrunden och möteschattar som löpt amok.
För att underlätta för dig har vi tagit fram en guide för fläckfria Zoommöten, både gällande vett och etikett och de bästa tekniktipsen från skolans IT-support.
Vi har pratat med EECS egna Magdalena Ribbing – kommunikatören Amanda Idberg – som har stenkoll på vett och etikett på Zoom. Hon ger sin syn på hur vi har blivit bättre (eller sämre?) på att genomföra möten i Zoom och skickar med några tips på hur du genomför ett fläckfritt Zoommöte.
Nu har vi zoomat med varandra i ett år. Om du ser tillbaka på våra första trevande möten till idag, vad har blivit bättre (eller sämre)?
– Det första jag måste säga är hur imponerande snabbt vi tagit åt oss tekniken och digitaliserat oss! Vem hade ens trott att detta var möjligt? För ett år sedan fick vi resa mellan olika campus för att delta på möten, nu ansluter vi via Zoom och alla kan delta, oavsett var vi befinner oss.
– I början spreds en yster glädje över vad Zoom kunde erbjuda hemmarjobbare för festliga bakgrunder, och plötsligt hade vi möten med folk från kommandobryggan på Starship Enterprise, månen, eller Angela Merkels Berlinkontor. Nu verkar konformismen tagit över och de flesta virtuella bakgrunder föreställer campus Borggården.
– Men kanske har vi även tagit med oss gamla dåliga vanor in i det digitala? Eller skapat nya? Kom ihåg att även i zoommöten behöver vi pauser. Fråga dig också om detta verkligen måste vara ett möte, kanske ett mail räcker? Eller, varför inte testa Zoom:s chattfunktion?
Detta ser ut att pågå ett tag till, vad har du för tips så att vi framgent kan genomföra riktigt bra Zoommöten?
– Om du arrangerar mötet: anpassa efter hur många som deltar. I ett litet möte kanske alla kan ha mikrofonerna igång och samtala nästan som att ni sitter i samma rum. Men när man blir fler än en handfull är det bra att mer aktivt fördela ordet och låta övriga vara på mute.
– Och vad gäller mikrofoner – även de enklaste headset kommer ge bättre ljud än laptopens inbyggda mikrofon. Om du använder hörlurar riskerar du inte heller att det blir rundgång, och mindre av övriga ljud i rummet, eller utifrån gatan, sprids till dina möteskamrater.
Vad är enligt dig ett tvättäkta faux pas i Zoomsammanhang?
– Precis som reply-all-funktionen i mail ibland växer till ett mailmonster när någon råkar svara en hel kommun, så är risken att all fokus flyttas från den som håller mötet när chatten i Zoom riktas till alla, istället för enbart till den som berörs. Skicka inte meddelanden till ”everyone” om det inte faktiskt ska till alla mötesdeltagare.
– Och sen helt vanlig hyfs; behöver du hosta, nysa, rapa? Mutea dig innan!
Det har florerat många klipp från möten världen över som gått fel – vilket är ditt värsta? Dela gärna en länk.
– Ibland är webbkameror inte av godo. Jag har läst både om folk som i sin iver att byta om efter ett möte oavsiktligt flashat sina kollegor och om icke ont anande respektiven som kommit ut ur duschen i bakgrunden under pågående möte.
– Och en sedelärande historia om att se till att ingen lagt på filter på din Zoomanvändare, får advokaten Rod Ponton stå för, då han blev viral när han allt mer desperat försökte få bort kattfiltret från sin bild, i en digital rättegång i Texas.
Tips från IT
Vi har också pratat med Joakim Hydén på EECS IT-support, som reder ut och tipsar om hur du ger ditt Zoommöte bäst förutsättningar rent tekniskt.
Stämmer det att Zoommötena får sämre kvalitet och att det hackar mer om fler har på video?
– Nej, Det stämmer inte. Våra zoom kan hantera upp till 500 personer per möte utan problem. Om det börjar hacka eller om användaren får sämre kvalité är det oftast problem med nätverket och/eller datorn.
Vid Zoommöten där många har på sin video, är det den egna bandbredden som påverkas eller är det KTH:s servrar som belastas?
– KTH har inga egna servrar för Zoom. Servrarna vi kopplar upp oss mot är Sunets servrar som ska ha tillräckligt med bandbredd för att alla som deltar på mötet ska kunna använda video. Upplever du att det är problem så kan du kolla driftinformationen för Zoom på Sunets webbsida och om eventuella störningar från KTH på intranätet.
Vad har du för tekniska tips för att genomföra bra Zoommöten?
– Använd headset för bra ljud i mötet. Testa också både ljud och bild i zoom innan mötet börjar.