Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida Till KTH:s startsida

Information om systemuppdateringar på grund av  den nya skolorganisationen

Publicerad 2017-12-20

Skolomorganisationen kräver en del systemförändringar i KTH:s administrativa stödsystem samt för andra system som använder dess data eller på andra sätt påverkas av omorganisationen.

KTH-Res stängt 9-12 januari 2018

Den 9-12 januari är systemet stängt. Alla resor kan under denna tid beställas via personlig service hos Egencia .

Notera att alla pågående resor ligger kvar i gammal struktur och ska slutföras där, ex ICT eller STH. Dessa slutförs alltså på den skola där de påbörjats. Eftersom denna hantering medför en eftersläpning, vill vi undvika att ni lägger upp nya resor/reseförskott/ordrar från och med nu. Kan ni vänta tills den nya strukturen är på plats minskar vi manuell hantering och korrigering avsevärt.

HR+ stängt 8-9 januari 2018

UF planerar att stänga HR+ för all användning mellan den 8-9 januari. Därefter stänger UF för berörda skolor i olika omgångar mellan den 10 till den 15 januari. Den 10 januari 2018 görs det en extra lönekörningen. 

Agresso

För Agresso kommer bokslutet fungera som vanligt och Agresso öppnar för 2018 års fakturor den 10 januari. Eventuellt kommer UF att behöva stänga ner Agresso 27-28 januari, 2018.

Behörighetstrukturer och data hämtas från Agresso och HR+

Det finns drygt ett 20-tal olika system som hämtar behörighetstrukturer och data från Agresso och HR+. Initialt kommer flera av dessa system presentera den gamla organisationsstrukturen men det kommer stegvis att anpassas. I detta arbete kommer det kunna förekomma driftstörningar i respektive system.

Ladok

Ladok och system som läser data därifrån kommer uppdateras vid ett senare tillfälle.

Kontakt vid eventuella problem

Omläggningen är komplex och alla vill ha så mycket information som möjligt om vad som pågår, därför är det viktigt att alla systemrelaterade felanmälningar och frågor går igenom samma ingång, KTH:s IT-support på: it-support@kth.se

Statusrapporter

Statusrapporter och information publiceras under driftinformation .

Mer information för er som arbetar i systemen

Detaljerad information går till enhetscheferna inom ekonomi och HR

Enhetscheferna inom ekonomi och HR kommer att få mer detaljerad information gällande de förändringar som sker i dessa system och kommer informera er löpande. Vänd dig till din enhetschef på EECS för mer information.

Följande arbeten är planerade att göras under januari:

Ekonomi

EFH, fakturahantering och Agresso

  • Fakturor tillhörande 2018 kommer att flöda i det nya företaget från och med den 10 januari, 2018. Det är också då vi öppnar för bokföring i Agresso.
  • Gamla företagen stängs efter bokslut, ingående balanser och flytt till nya företaget sker i slutet på januari.

Eventuellt kommer vi att behöva stänga ner Agresso/EFH 27-28 januari, 2018.

Frågor relaterade till ekonomisystemen

Samordnas på skolnivå och kanaliseras via ekonomiansvarig. Ta kontakt med: 

agnetaru

HR

HR+ och egenrapporteringen

Den 8-9 januari, 2018 är HR+ och egenrapporteringen helt stängda för all administration och rapportering för hela KTH.

  • Den 8 januari flyttas CSC/ICT/EES-skolornas personal i systemet till en ny gemensam EECS-skola. Behörighetsstrukturen läggs om.
  • På tisdag den 9 januari har vi stängt för att säkerställa att konverteringar och angränsande system fungerar. Systemen är alltså helt stängda för all administration och för alla användare i HR-plus och egenrapporteringen dessa dagar.
  • Den 10 januari görs den extra lönekörning som tidigare låg den 9 januari.

KTH-Res

Den 9-12 januari är systemet stängt. Alla resor kan under denna tid beställas via personlig service hos Egencia . 

Notera att alla pågående resor ligger kvar i gammal struktur och ska slutföras där, ex ICT eller STH-skolan. Dessa slutförs alltså på den skola där de påbörjats. Eftersom denna hantering medför en eftersläpning, vill vi undvika att ni lägger upp nya resor/reseförskott/ordrar från och med nu. Kan ni vänta tills den nya strukturen är på plats minskar vi manuell hantering och korrigering avsevärt.

  • Notera att alla pågående resor ligger kvar i gammal struktur och ska slutföras där, ex ICT-skolan eller STH-skolan. Dessa slutförs alltså på den skola där de påbörjats.

Rekryteringssystemet

Den 2 januari bygger vi om organisations- och behörighetsstrukturen enligt den nya skolorganisationen. Det betyder att vi vill att ni avvaktar till efter den 3 januari för att skapa nya ärenden i de nya skolorna.

Alla pågående och arkiverade ärenden finns kvar på gammal skola, ex ICT eller STH-skolan. Dessa slutförs alltså på den skola där de påbörjats.

Frågor relaterade till personalsystemen

Samordnas på skolnivå och kanaliseras via HR-ansvarig till Personalavdelningen. Ta kontakt med:

Elizabeth All
Elizabeth All
hr-ansvarig
Profil

Utbildningsadministration

Studadm och e-lärande

Under januari säkras att organisationsdata och persondata från HR+ fungerar i de studieadministrativa systemen, KTH Social och Canvas. Ladok uppdateras vid ett senare tillfälle.

Frågor relaterade till utbildningsadministration

Samordnas på skolnivå. Ta kontakt med:

Marianne Lundin
Marianne Lundin
utbildningsadmin.ansvarig
Profil
EECS interna nyheter