Med fokus på att leverera ett utmärkt administrativt stöd
Intervju med Joakim Palestro
Verksamhetsstödet har varit på konferens där temat var "verksamhetsnära". Vi har pratat med skolans administrativa chef Joakim Palestro om hans tankar och slutsatser kring hur verksamhetsstödet på bästa sätt ska stötta verksamheten.
Hej Joakim! Berätta kort om konferensen där verksamhetsstödet samlades förra veckan?
– Verksamhetsstödets årliga internat syftar till att utveckla vår förmåga att leverera fullgott administrativt stöd till våra uppdragsgivare, och att hitta vägar framåt i den pågående samgåendeprocessen, att få träffas fysiskt efter två långa pandemiår var en härlig bonus.
Temat var "Verksamhetsnära" – vad kom ni fram till?
– Verksamhetsnära står för olika saker beroende på vem du frågar. Vi kom fram till flera relevanta slutsatser. Det finns nu ett större behov, både från lärare och studenter, att få snabb digital återkoppling, då det blir färre och färre fysiska besök (även om de förekommer). Så det vi kan konstatera är att våra beteenden har förändrats under pandemin. Och att våra lokaler nu måste ha en hög digital standard, för att kunna möta behoven av det ”gränslösa” arbetet.
– Det var också mycket givande att diskutera institutionsteamens uppgift och funktion, samt hur övriga medarbetare på verksamhetsstödet som endast indirekt ingår i ett team, ska kunna utföra sitt arbete med hög kvalitet i samklang med institutionsteamen.
– Ett par av höjdpunkterna på internatet var att få en inspirationsföreläsning av professor Danica Kragic Jensfelt om hennes pågående forskning. Även att få ta del av erfarenheter från Luleå tekniska universitet om deras förändringsresa till ett gemensamt verksamhetsstöd. Det var mycket lärorikt med de båda digitalt genomförda föreläsningarna – så symptomatiskt för dagens hybridvardag.
Vad är ett verksamhetsnära stöd för dig?
– Att kunna fånga behov, att vara närvarande – digitalt och fysiskt – att arbeta tillsammans mot gemensamma mål och att ha en bra uppbackning så att inte endast en person ansvarar för en process. För att upplevas verksamhetsnära så måste verksamhetsstödet också visa stort intresse för våra akademiska ledares behov och delta på institutions- och avdelningsmöten.
– Sen är det förstås viktigt att inte skjuta ifrån sig en frågeställning, att våra processer genomförs med hög kvalitet så att inte saker hamnar mellan stolarna, och förstås att vi är allmänt trevliga mot varandra. Vi är kollegor, vi ska behandla kollegor sjyst och vi ska känna tilltro till varandra.
Vad blir nästa steg för att ta detta vidare?
– Nu när insitutionsteamen är utsedda så ser jag fram emot att följa deras arbete och att säkra upp att det finns tillräckligt goda förutsättningar för att de kan leverera ett bra resultat.
– I höst ska vi genomföra en ny arbetsplatsundersökning. Då hoppas jag förstås att vår trivsel har ökat, att vi känner framtidstro och att samgåendet med det gemensamma verksamhetsstödet gör att vi blir ännu bättre på att saker inte hamnar mellan stolarna, och att vi arbetar med varandra, inte förbi eller mot varandra.
