Utbildningskansliet byter form
Den 1 november omorganiserades utbildningskansliet på ITM-skolan för att spegla verksamhetens behov och minska sårbarheter. I den nya organisationskartan blir det tydligare att stödet vänder sig till olika målgrupper: ledning, institutioner och studenter.
Utbildningskansliet består idag av handläggare, administratörer, studievägledare och internationella koordinatorer som på olika sätt möjliggör att skolans utbildningar rullar på och att studenter går härifrån med en examen i hand. De sköter bland annat administration av kurser och program, ger studievägledning, stöttar vid internationella utbyten och håller i trådarna vid upprättande och uppföljning av kurser.
Nu är det dags för avdelningen att gruppera om sig. Utbildningskansliet har fått ett stort ansvar att leverera underlag till de nyinrättade fakultetsnämnderna som inrättades vid årsskiftet och en annan anledning är att två kanslier blir ett när campus Södertälje flyttar till Valhallavägen i sommar. Dessutom vill tidigare chef Andreas Alm Arvidsson fokusera på andra uppdrag. Jenni Hollbrink , chef för ITM:s ledningskansli, håller i omorganisationen:
– För att bidra till KTH:s ekonomi i balans kommer vi inte ha möjlighet att återanställa tjänster vilket gör att vi måste hitta nya arbetssätt och minska sårbarheten. I medarbetarpulsen har vi sett att det på vissa enheter är ett otydligt ledarskap och tuffa arbetstoppar som skapat stress. Det vill vi rätta till med den nya organisationen.
Det nya utbildningskansliet kommer gruppera medarbetarna inom tre enheter: Utbildningshandläggning och forskarutbildning, Studentstöd och Institutionsstöd.
Organisationsförändringen i korthet:
- Andreas Alm Arvidsson slutar som avdelningschef med personalansvar och fokuserar på rollen som Utbildningsadministrativt ansvarig (UA).
- Utbildningsadministratörerna får en ny chef, Annika Lilja, som även leder Servicecenter. Den nya enheten kallas Service & Institutionsstöd. Deras tidigare chef Henrik Sahlström har fått nya uppdrag på skolkansliet.
- Enheten Utbildningshandläggning och forskarutbildning flyttar organisatoriskt till Ledningskansliet och Carina Brunn förblir enhetschef. Carina rapporterar till Jenni Hollbrink.
- Jessica Matz förblir enhetschef för studievägledare och ny chef för internationella koordinatorer. Studievägledning och internationella koordinatorer bildar nya enheten Studentstöd.
- För medarbetare i Södertälje förblir det oförändrat till sommaren 2025.
Tillsammans ska nu enheterna ta fram nya arbetssätt som präglas av samarbete och gemensamma processer.
– Många handläggare, studievägledare och internationella koordinatorer har arbetat väldigt frikopplat för ett eller två specifika utbildningsprogram, utan att någon kollega varit insatt i detaljerna. Den sårbarheten vill vi komma ifrån i den nya organisationen där vi tillsammans med medarbetarna kommer hitta nya sätt att arbeta på. Dessutom tror vi att det kan bli roligare att jobba mer tillsammans.
De berörda medarbetarna fick besked i början av oktober och den 1 november trädde den nya organisationen i kraft. Även på KTH centralt kan det ske organisationsförändringar där utbildningskanslierna berörs. Det är en utveckling som ITM:s skolkansli kommer anpassa sig efter även om de gör den här förändringen redan nu.
Kommer fakulteten märka någon skillnad?
De som tidigare varit i kontakt med utbildningskansliet kommer till en början inte märka någon skillnad. Det är samma kontaktvägar och rutiner som innan, men under nya, tydligare enhetsnamn. Men på sikt tror Jenni att man kommer mötas av ännu högre kvalitet och snabbare leverans, eftersom medarbetare lättare kan täcka upp för varandra vid exempelvis sjukfrånvaro.
Text: Ulrika Georgsson