Program för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd

Programmet i korthet

Programmets arbete omfattar sju stödområden: utbildningsstöd, forskningsstöd, ekonomistöd, HR-stöd, kommunikationsstöd, infrastrukturstöd och ledningsstöd. Utvecklingen av verksamhetsstödet ska leda till ett enhetligt, likvärdigt och tillgängligt stöd, som kan anpassas till lokala behov när det höjer kvalitet och bidrar till kostnadseffektivitet.

Mål för programmet är ett verksamhetsstöd som stärker KTH:s konkurrenskraft genom att:

• Bidra till kvalitet och frigöra resurser till utbildning och forskning

• Ha god utvecklingsförmåga

• Vara en attraktiv arbetsgivare

Programmets prioriteringar 2025-2026

I enlighet med verksamhetsplanen för KTH:s verksamhetsstöd 2025–2027 ska verksamhetsstödet fullfölja utvecklingen inom programmets sju stödområden och särskilt prioritera:

• Fokus på verksamhetsintegrerat nära stöd
• Stöd till KTH:s övriga pågående utvecklingsprocesser
• Effektivare verksamhetsstyrning och resursutnyttjande

Principer som ska genomsyra vårt arbete

Utvecklingen av verksamhetsstödet ska präglas av fem principer som är centrala värden i arbetet: verksamhetsnytta, verksamhetsnära, involvering och delaktighet, arbetsformer för förnyelse samt ömsesidig respekt. De ger oss en gemensam grund att utgå från när vi utvecklar vår verksamhet och våra arbetssätt. Genom ett gemensamt förhållningssätt blir det lättare att förstå och lära av varandra. Det hjälper oss att fokusera på våra likheter istället för det som skiljer oss åt.

Verksamhetsnytta

• Nytta för mottagare av stödet
• Hög kvalitet och kostnadseffektivitet
• Leva upp till rättssäkerhet och myndighetsuppdraget

Verksamhetsnära

• Stöd till mottagare är likvärdigt, upplevs tillgängligt och nära
• Dialog för att förstå mottagarnas och verksamhetens behov
• Ändamålsenligt utformat stöd - enhetligt med ökad digitalisering och situations anpassat vid behov

Involvering och delaktighet

• Alltid arbeta med involvering och delaktighet
• Nyttja och vidareutveckla befintliga nätverk med studenter, lärare och forskare
• Arbeta tillsammans mellan stödområden och i mellanrummen

Arbetsformer för förnyelse

• God följsamhet till satta och ändrade förutsättningar
• Genom samarbete forma ändamålsenlig arbetsdelning
• Stegvist prövande för nya lösningar
• Arbeta med ständigt lärande och förbättring

Ömsesidig respekt

En trygg, tillitsfull och tillåtande arbetsmiljö genom:

• Förståelse för varandras uppdrag
• Nyfikenhet på varandras kunskap
• Tilltro till varandras förmågor

Programmets organisation

Utvecklingen av KTH:s verksamhetsstöd bedrivs inom programmet Ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd och ska pågå fram till september 2026 på uppdrag av universitetsdirektören. Programmets fortsatta arbete organiseras enligt tidigare beslut i de sju stödområdena som i den avslutande fasen av programmet behöver samordnas och arbeta tätt ihop för att möta behoven av stöd till skolornas chefer och medarbetare. Utvecklingsarbetet drivs dels i form av fokuserade uppdrag och kontinuerligt förbättringsarbete inom ramen för avdelningarnas ordinarie linjearbete, dels i form av ett antal avgränsade projekt. Strategiska frågor kring utveckling av verksamhetsstödet hanteras inom ramen för KTH:s ledningsgrupp.

Programkontoret

På uppdrag av universitetsdirektören leds programmet av en programledare som har en stödjande och koordinerande roll. Programledaren har ett nära samarbete med verksamhetsstödets avdelningschefer och en kontinuerlig dialog med skolchefer och prefekter. Programledaren ska ta hänsyn till andra strategiska initiativ inom KTH och ha löpande informationsutbyte med styrgrupperna och portföljkontoren för IT-portföljerna. 

Programledaren och arbetet i programmet hämtar stöd från programkontoret för verksamhetsutveckling. Där samordnas kompetenser inom exempelvis projektledning, förändringsledning, behovsinsamling, beslutsstöd, metodstöd och kommunikation.

Beslut och hittills uppnådda målstolpar

Här hittar du de beslut som rektor och universitetsdirektör hittills har fattat i arbetet med utvecklingen av verksamhetsstödet, samt hittills uppnådda milstolpar i arbetet.

Januari 2024: Universitetsdirektör beslutar om ett kompletterande programdirektiv

Det kompletterande programdirektivet beskriver hur inriktningsbeslutets olika uppdrag ska verkställas.

Beslut kompletterande programdirektiv för organisering av verksamhetsstödet vid KTH (pdf 644 kB)

December 2023: Rektor beslutar om inriktning för organisering av verksamhetsstödet

Rektor ger universitetsdirektören i uppdrag att genomföra förändringarna enligt beslutet nedan.

Beslut om inriktning för organisering av verksamhetsstödet vid KTH (pdf 673 kB)

April 2023: Universitetsdirektör beslutar om en handlingsplan

Handlingsplanen anger en riktning för utvecklingen av verksamhetsstödet (VS).

Beslut om handlingsplan för utveckling av verksamhetsstödet vid KTH (pdf 1,2 MB)

Äldre beslut och milstolpar

Juni 2022: Rektor beslutar om programdirektiv för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd

Programdirektivet är en plan för det fortsatta arbetet. Av det framgår att nästa steg är att ta fram en handlingsplan för det fortsatta arbetet. Samgåendet inom verksamhetsstödet vid KTH, med ikraftträdande den 1 januari 2023, är ett steg på vägen till inom ramen för programmet för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd och sträcker sig fram till och med september 2026.

Mars 2022: Rektor beslutar om ett uppdrag till universitetsdirektör att bilda en organisation för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd vid KTH

Det övergripande syftet är att säkerställa ett verksamhetsstöd med hög kvalitet och kostnadseffektivitet som bidrar till KTH:s konkurrenskraft genom att optimera lärares och forskares tid för undervisning och forskning.

April 2021: Rektor beslutar om ett programdirektiv för genomlysning av verksamhetsstödet vid KTH 

Fokus under 2021 är på att skapa ordning och struktur i hur arbetet ska organiseras framåt framför allt inom det dåvarande gemensamma verksamhetsstödet (GVS). Syftet med genomlysningen är att lära om varandras organisering av verksamhetsstödet och att hitta utvecklingsområden.

En nyckel till genomlysningens resultat var de täta dialoger som fördes mellan framför allt de administrativa cheferna vid KTH:s skolor och avdelningscheferna samt den administrativa chefen inom GVS.