Styrning av KTH:s digitalisering

KTH:s digitalisering styrs av digitaliseringsportföljer och digitaliseringsobjekt. Det här sättet att styra används för att prioritera och samordna digitaliseringen med verksamhetsplaneringen i rätt riktning. Det bidrar till resursoptimering och frigör tid och skapar nytta för kärnverksamheten utbildning och forskning. Det gör också att vi kan jobba smartare med digital utveckling och klara av flera parallella projekt samtidigt.

Digitaliseringsportföljer – övergripande styrning

Digitaliseringsportföljerna är verktyg för att samordna resurser, prioritera initiativ och möjliggöra effektivare utveckling av KTH:s IT-system. Övergripande styrning av KTH:s digitalisering sker inom portföljerna, som stöttar kärnverksamhet, stödverksamhet och förutsättningsteknik. Digitaliseringsportföljerna styrs av en huvudportfölj som ägs av universitetsdirektören. Stödverksamhet stöttar kärnverksamhet, och förutsättningsteknik stöttar både kärn- och stödverksamhet.

Under respektive portföljsida nedan kan du läsa mer om portföljerna samt de projekt och aktiviteter som är på gång.

[Alternativ som visar "vad som stöttar vad".]

Styrning av portföljer:

Huvudportfölj

Förutsättningsteknik:

Digitaliseringsportfölj IT

[Alternativ som är bättre webbanpassat. Jag kan tycka den blir tydligare, och att texten ovan får beskriva hur portföljerna stöttar sinsemellan.]

[Har vi det här alternativet kan ci också komplettera med en skärmdump/bild av Johans visualisering.]

Vad gör digitaliseringsportföljerna?

Digitaliseringsportföljerna bereder och beslutar om förslag på digitaliseringssatsningar, som sedan lyfts till prioritering i huvudportföljen. Portföljerna identifierar, hanterar och eskalerar risker, och hanterar beroenden mellan portföljer och objekt. De förankrar också portföljens arbete med andra som jobbar inom portföljens ansvarsområde.

Digitaliseringsportföljerna utgår från KTH:s vision och övergripande mål i arbetet, tillsammans med Policy för digitalisering på KTH (V-2020-0402) och Strategi för KTH:s digitalisering under perioden 2023–2027 (V-2022-0710).

Varje digitaliseringsportfölj har en portföljägare, en styrgrupp, en portföljledare och ett portföljkontor.

• Portföljägaren är huvudansvarig för att strategiskt leda portföljen och att projekt genomförs enligt plan, att resurser används effektivt och att resultaten uppnår förväntad kvalitet inom givna tids- och budgetramar.
• Styrgruppen för varje digitaliseringsportfölj består av portföljägaren, objektsägare och objektsägare IT. Representanter med god kunskap om portföljens område kan också ingå i styrgruppen. Styrgruppen bidrar till portföljägarens ansvarsområden. De hjälper också identifiera behov och bidrar till prioriteringar bland förslag till digitaliseringssatsningar, samt förankrar och kommunicerar portföljens arbete ut i verksamheten.
• Portföljledaren är huvudansvarig för att taktiskt leda portföljens arbete och portföljkontoret.
• Portföljkontoret är en stödfunktion och består av portföljledaren samt resurser med domänspecifik kompetens i det taktiska planeringsarbetet.

Digitaliseringsobjekt – styrning av systemstöd

Styrning av KTH:s systemstöd sker inom digitaliseringsobjekt. Systemstöd som stöttar ett visst verksamhetsområde samlas inom olika objekt. Objekten omhändertar verksamhetens behov och riktning från ledningen i planering och genomförande av utveckling och förvaltning. All KTH-gemensam IT-utveckling och förvaltning tillhör ett objekt.

Objekten grupperas och styrs i digitaliseringsportföljerna, baserat på gemensamma intressen och beroenden för att kunna prioritera och hantera resurser i ett större sammanhang.

Vad gör digitaliseringsobjekten?

Digitaliseringsobjekten underhåller, vidareutvecklar, nyutvecklar och systemstöd för att säkerställa att lösningar är effektiva, relevanta och stödjer verksamhetens behov. De beslutar om den taktiska inriktningen för KTH:s digitaliseringsarbete inom de systemstöd som objektet ansvarar för. Objekten rapporterar framsteg, resultat och avvikelser till den digitaliseringsportfölj objektet tillhör.

Digitaliseringsobjekten har en objektägare, en objektägare IT, en objektledare, en objektledare IT och en objektstyrgrupp.

• Objektägare och objektägare IT arbetar tillsammans för att säkerställa att verksamhetsperspektivet och en tekniska implementationen harmoniserar. Objektägaren har strategisk och taktisk förståelse för objektets verksamhetskomponenter medan objektägare IT har detsamma för objektets IT-komponenter. De leder objektets arbete genom samordning, förankring och prioritering av satsningar inom objektets ansvarsområde.
• Objektledare och objektledare IT arbetar tillsammans på samma sätt som objektägarna, men med ett taktiskt perspektiv. De leder det dagliga arbetet i objektet.
• Objektstyrgruppen består av objektägarna och objektledarna.

Ignorera nedan/anteckningar

Övergripande styrning av KTH:s digitalisering sker inom portföljer. KTH:s fem digitaliseringsportföljer är verktyg för att samordna resurser, prioritera initiativ och möjliggöra effektivare utveckling av KTH:s IT-system.

Digitaliseringsportföljerna styrs i sin tur av en huvudportfölj.

Styrning av KTH:s systemstöd sker inom objekt. Systemstöd som stöttar ett visst verksamhetsområde samlas inom olika objekt. Objekten omhändertar verksamhetens behov och riktning från ledningen i planering och genomförande av utveckling och förvaltmning.

Objekten grupperas och styrs i digitaliseringsportföljerna, baserat på gemensamma intressen och beroenden för att kunna prioritera och hantera resurser i ett större sammanhang.

Kärnverksamhet:

Digitaliseringsportfölj utbildning

Digitaliseringsportfölj forskning

Stödverksamhet:

Digitaliseringsportfölj ledning

Digitaliseringsportfölj infrastruktur

Förutsättningsteknik:

Digitaliseringsportfölj IT

Styrning av portföljer:

Huvudportfölj

Objekt inom digitaliseringsportfölj utbildning:

Studieadministration

E-lärande (lärande och utbildning)

Studentstöd

Objekt inom digitaliseringsportfölj forskning:

Externfinansierade projekt och samverkan

Publicering och analys

Objekt inom digitaliseringsportfölj ledning:

Arkiv och Registratur

Intern och extern kommunikation

Ekonomi, inköp och upphandling

HR

Objekt inom digitaliseringsportfölj infrastruktur:

Fysisk miljö och intern service

Säkerhet

Biblioteksnära stöd

Objekt inom digitaliseringsportfölj IT:

Driftsmiljö

Utvecklingsmiljö

IT säkerhetsmiljö

Digital arbetsmiljö

Digitaliseringsportfölj utbildning

Digitaliseringsportfölj utbildning koordinerar och ansvarar för digitaliseringssatsningar inom utbildning och förvaltning av den digitala utbildningsmiljön på KTH.

Digitaliseringsportfölj utbildning

Objekt inom digitaliseringsportfölj utbildning

Studieadministration

E-lärande (lärande och utbildning)

Studentstöd

Digitaliseringsportfölj forskning

Digitaliseringsportfölj forskning koordinerar och ansvarar för digitaliseringssatsningar som stöttar forskning.

Digitaliseringsportfölj forskning

Objekt inom digitaliseringsportfölj forskning

Externfinansierade projekt och samverkan

Publicering och analys

Digitaliseringsportfölj ledning

Digitaliseringsportfölj ledning koordinerar och ansvarar för digitaliseringssatsningar av KTH:s ledning.

Digitaliseringsportfölj ledning

Objekt inom digitaliseringsportfölj forskning

Arkiv och Registratur

Intern och extern kommunikation

Ekonomi, inköp och upphandling

HR

Digitaliseringsportfölj infrastruktur

Digitaliseringsportfölj infrastruktur koordinerar och ansvarar för digitaliseringssatsningar som rör KTH:s fysiska miljö.

Digitaliseringsportfölj infrastruktur

Objekt inom digitaliseringsportfölj infrastruktur

Fysisk miljö och intern service

Säkerhet

Biblioteksnära stöd

Digitaliseringsportfölj IT

Digitaliseringsportfölj IT koordinerar och ansvarar för utveckling av förutsättningsteknik.

Digitaliseringsportfölj IT

Objekt inom digitaliseringsportfölj IT

Driftsmiljö

Utvecklingsmiljö

IT säkerhetsmiljö

Digital arbetsmiljö

Anteckningar

• Modellen är ett verktyg för att genomföra KTH:s strategi, inte en ny organisationsstruktur i sig.
• Portföljstyrningen är tänkt som ett stöd för att leda och utveckla den egna verksamheten – inte som något “vid sidan av”.
• Den ska bidra till bättre framförhållning, tydligare prioriteringar och effektivare samarbete.
• Målet är att frigöra tid och skapa mervärde för kärnverksamheten: utbildning och forskning.

• Det vi gör ska förenklar för oss administrativt, men huvudsyftet är att det ska ge andrum eller extra tid och/eller mervärde för utbildning och forskning.

• Jobba smartare med digital utvevkling, kunna prioritera och klara av flera parallella projekt samtidigt

• S3K vs portfstyrn

  • S3K: hur arbetet i objekten ska org o strukturereas

  • Portf: hur arbetet i digportf o huvudportf ska org o str

• Digitaliseringssatsningar; tidbegränsade initiativ för att utv förändra el impl dig lösn i arbetssätt som kräver en ekonomisk inv (utöver portf med ingående objkets budegt)

• förbättra/snabba på beslutsvägar

Varför portföljstyrning?

• Helhetssyn
• Tvärfunktionellt – bättre lösingar inom ex. sätta ihop expertteam
• Effektivt resursutnyttjande
• Tillitsfullt samskapande

Roller

• Ägare organiserar och strategiskt leder arbetet
• Ledare leder det löpande arbetet, samordnar resurser
• Strygrupp besluter om planer, budgetar, inriktning och prioritering samt flljer upp