Allmänt om processverktyget

Du startar alltid processer i delen Utbildningsinformation i Ladok. När du är där behöver du söka fram den utbildning du ska starta en process för, t.ex. en kurs på grund- eller avancerad nivå. När du är på en kurs kan du starta upp processer, t.ex. Ny/nytt kurs med guide eller Ny/nytt version med guide.

Om en process redan är igång så finns det flera sätt att hitta till den:

Direktlänk i bevakningsavisering

Klicka på fliken utbildningsinformation och bevakningsavisering i övre högra hörnet. Direktlänk till processteget du ska arbeta med i avisering från Mina bevakningar i Ladok

Sök ut utbildningen

Klicka på Utbildningsinformation i den översta menyraden i Ladok. Sök fram aktuell utbildning, t.ex. kurs på grund- eller avancerad nivå, och klicka på kursen. Om utbildningen har en process som pågår så kommer du direkt att hamna i processen. Gå till fliken Att göra om denna flik inte är förmarkerad.

Pågående arbete

Klicka på Utbildningsinformation i den översta menyraden i Ladok. Klicka sedan på Hantera flera i den nedre menyraden, för att öppna rullgardinsmenyn. I rullgardinsmenyn klickar du på Pågående arbete. Under Guidetyp fäller du ut alternativet Utbildningsplanering och markerar Nytt kurs. Klicka på Sök.

Om du får många sökträffar så kan du också filtrera på organisation, utbildningstypsgrupp och utförare och klicka på Sök igen.

Alla processer som pågår och som du har behörighet till visas nu i sökresultatet, tillsammans med övergripande information om var i processen arbetet befinner sig, preliminär benämning, organisationsenhet och när det senast skedde något i processen. Klicka på länken till processteget på raden för den process som du söker

När du arbetar i processverktyget finner du flera olika stödverktyg på Att göra-fliken. Nedan går vi igenom några olika viktiga delar i verktyget. 

Beskrivning av arbetsuppgiften

En kortfattad beskrivning av vilka moment du har att utföra i det aktuella steget

Uppgifter att fylla i

Fält som är möjliga att fylla i, varav vissa är obligatoriska

Information från ditt lärosäte

I varje steg i processen har du tillgång till informationsboxen Information från ditt lärosäte. I denna box hittar du länkar till olika slags stödmaterial såsom lathundar, vägledande texter, översättningsverktyg och liknande.

Visa steg i guide

Du kan när som helst klicka på knappen Visa steg i guide för att visa en översikt över processen och se vilka steg som kommer före eller efter ditt steg. I översikten ser du också hur det går att skicka arbetet fram och tillbaka mellan de olika processtegen. Detta illustreras med pilarna mellan de olika stegen. Du kan också klicka på symbolen för ett processteg för att se mer detaljer om steget.

Flikar

Att göra-fliken är den flik som du huvudsakligen arbetar i, och det är också via Att göra-fliken som du navigerar i processen eller hittar stödverktyg som Information från ditt lärosäte eller Anteckningar.

Ibland kommer du att behöva gå till en annan flik för att utföra en uppgift. När du är färdig med uppgiften i den andra fliken och har sparat ditt arbete där så ska du alltid gå tillbaka till fliken Att göra för att därifrån skicka arbetet vidare i processen.

Knappar för att skicka arbetet vidare och tillbaka i processen

I fliken Att göra hittar du knappar direkt under stegets benämning. Knapparna kan heta olika saker i olika processer, men deras funktion är alltid att antingen skicka arbetet vidare till ett senare processteg, eller tillbaka till ett tidigare processteg. I bilden ovan heter de revidera moduler, Ladoksupport reviderar fasta texter och Skicka tillbaka till steg 1. Det är den användare som för närvarande har processen i sitt steg som kan skicka arbetet till ett tidigare eller senare steg.

Anteckningar

När du skickar vidare eller skickar tillbaka arbetet i processen så kan du behöva skicka med mer information till aktören som du skickar till. Då använder du funktionen Anteckningar som du hittar på Att göra-fliken.

Om du exempelvis behöver skicka tillbaka arbetet ett steg i processen för att något behöver ändras eller kompletteras så bör du förtydliga för aktören som du skickar arbetet till varför du skickar tillbaka arbetet och vad den behöver göra.

Observera att alla anteckningar som görs i processen kommer att ligga kvar i processen tills processen är avslutad. Anteckningarna är synliga för alla som har behörighet att arbeta i processen. Du ska därför inte ange någon känslig information i detta fält.

Ladok använder flera begrepp som vi i dagligt tal kan använda med flera olika betydelser. Här följer några förklaringar på vad begreppen avser i Ladok.

Utbildning

Kurs eller program. Avser själva utbildningen, inte kurs-/utbildningsplan eller kurs-/programtillfälle.

Plan

Kursplan eller utbildningsplan. Det dokument som Ladok genererar utifrån de värden på utbildningen som Ladok på KTH har angett ska ingå i planen.

Utbildningstillfälle

Kurs-, program- eller inriktningstillfälle. Den enhet i Ladok som studenter blir registrerade på. Har en definierad studieperiod, studietakt, undervisningsform, information för eventuell utannonsering och så vidare. Det kan finnas flera tillfällen för en utbildning för en och samma period, till exempel om en kurs ska ges för flera olika målgrupper eller om den ska ges både på campus och på distans.

Utbildningstyp

Anger typ av utbildning. Vanligt förekommande utbildningstyper är till exempel 2007GKURS Kurs, grundnivå; 2007PRG Program, 2007KTF Kurstillfälle. Dessa begrepp grundläggande systeminformation i Ladok och är ingenting som du som användare kommer att behöva ta hänsyn till i processtödet.

Utbildningsmall

Information om vilken uppsättning av grundinställningar (utbildningsmall) som gäller för att skapa utbildning med den startperiod som du har valt. Till exempel: Giltig från och med 2018-01-03 i version 4. Denna information har att göra med grundläggande systeminställningar i Ladok och är ingenting som du som användare kommer att behöva ta hänsyn till i processtödet.