Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Utresande utbytesstudenter

Lathund för utresande programstudenter som åker ut på utbytesavtal

Viktigt att tänka på

  • Om man förlänger eller förkortar antalet poäng som ska tas vid utbytesuniversitetet så ska man byta utbytestillfälle (se lathund för byte av kurspaketeringstillfälle ). Är det bara vistelsen som ändrar datum räcker det med att ändra datumen på åtagandet, till exempel om studenten stannar längre för en omtenta.
  • Olika instanser tittar på olika delar av utbytet. CSN tittar på datumen för tillfället medans andra tittar på datumen på åtagandet. Det är datumen på åtagandet som syns på registreringsintyg som tas ut från Ladok.
  • CSN tittar på det mottagande universitetets terminstider, det är därför dem som ska stå på utbytestillfället. Om utbytesuniversitetet har ett tidigare startdatum än KTHs terminsstart kommer den föregående terminen stå i Ladokvyn för utbytesåtagandet.
  • Om studenten hoppar av sina utbytesstudier finns två alternativ
    • Studenten har inte registrerat sig på utbytesåtagandet: Lägg Återbud på utbytesåtagandet och på utbytestillfället.
    • Studenten har registrerat sig på utbytesåtagandet: Lägg ”Avbrott på kurs” på utbytesåtagandet och ”Avbrott på kurspaketering” på utbytestillfället med datumet som studenten meddelat avbrottet som avbrottsdatum. Avbrott på kurspaketering ligger under knappen Dokumentera som ligger direkt under avtalsnamnet.
  • Datumet för att kunna registrera sig på utbytesåtagandet måste sättas före startdatumet för utbytestillfället. Annars går det inte att registrera på utbytesåtagandet. Om du satt ett senare datum måste du Tillgängliggöra tillfällesstrukturen (se lathund för studieuppehåll )

3+2-studenter

Om en civilingenjörsstudent på termin sex, måste antas på ett hösttillfälle med start på sommaren innan mastervalet är klart och överfört till Ladok, måste utbytet flyttas till masterprogrammet. Det är registreringen på utbytet som triggar att masterprogrammet sätts som pågående och i sin tur gör att studenten kan söka kurser inom det programmet i AKP till kommande termin. Utbytet flyttas görs genom att ändra placering i studieplan.

Nyheter tillkomna 2022

  • Avtalstillfället märks med korrekt finansieringeform, t.ex. "ORD Ordinarie anslagsfinansiering" och behöver inte justeras i åtagandet.
  • Studieavgiftsbelagd ska inte ändras, står det Nej så låt det stå kvar
  • Organisationsmärkningen skall vara med skolans bokstav: A, C, J, M, eller S.
  • Inga åtaganden om helår ska tillämpas utan det måste delas upp på två terminer då terminsvis registrering krävs.

Lathunden

Vi använder två färger i lathunden, lila och gul

  • Lila betyder att du ska göra något aktivt
  • Gul uppmärksammar en viss information men du behöver inte göra något aktivt

Tips

  • Arbeta i flera flikar

  • Du använder sökstjärna, *, både i början och slutet på texten när du söker på del av namn, personnummer etc.

  • För knappen Nästa kan du också använda kortkomandot Ctrl+S

  • När du sökt ut en student kommer du till översiktsbilden av hens resultat. Om du vill göra något aktivt (anta till kurs, återbud etc.) måste du gå till fliken Studiedeltagande

Sök fram student

Sök upp studenten på startsidan genom att ange personnumret, efternamn eller förnamn

Använd dig av sökstjärna, *, om du söker på del av namn eller del av personnumer, personnumret måste börja med sökstjärna eller årtusonde

Klicka på Sök

Ladoks startsida där man kan sökea fram personer

Lägg till avtalstillfälle

Klicka på Studiedeltagande

Klicka på Välj till höger i det blå fältet under programmet som utbytet sker inom

Klicka på Lägg till kurspaketering

Studiedeltagande- Välj- Lägg till kurspaketering

Skriv in en del av namnet på universitetet under Benämning eller ännu bättre avtalskoden om du har den, under Utb.kod. Glöm inte att använda sökstjärna, *, för att söka på del av namn

Välj avtalstillfälle, utgå från datumen på resp. tillfälle. Det ska vara mottagande lärosätes terminstider under den perioden studenten är borta. Ett helår blir då höstterminens startdatum och vårterminens slutdatum.

Klicka på Nästa

Sök och välj tillfälle- Benämning- välj tillfälle- tillgänligt från och med-nästa
  • Kontrollera att uppgifterna stämmer
  • Klicka på Bekräfta
Lägg till kurspaketeringstillfälle- Förhandsgranska- Bekfräfta
  • Utbytestillfället är nu kopplat till studenten har statusen ”Ej påbörjad”. Dubbelkolla att utbytet ligger under rätt program, om inte kan du ändra placeringen i studieplanen  på samma sätt som en kurs kan flyttas.
  • Studenten måste nu antas och registreras på utbytesåtagandet för att utbytestillfället ska bli aktivt
  • Klicka på Välj på det gråmarkerade fältet under utbytesavtalet och välj Lägg till individuellt tillfälle
Välj- Lägg till individuellt tillfälle

Det kommer nu två valmöjligheter, en för åtaganden om 30hp/60hp och en för mindra åtaganden. Först beskrivs den om 30hp/60hp där färdiga åtaganden finns att utgå ifrån.

Åtagande

Alternativ 1, Standard vid utbyte på hel termin

Är utbytet ett vanligt åtagande om 30hp per termin så finns det färdiga åtaganden där skola, studieavgift och utbildningsområde är förifyllt.

Alternativ 2, För åtaganden mindre än 30hp

För åtaganden som inte passar in under alternativ 1. Vanligtvis är det 30 hp men en del utbyten är på fler eller färre hp. Sker utresan över fler terminer, är över 30hp, behöver man dela upp och göra två individuella åtaganden, ett per termin.