Lathund för utresande programstudenter som åker ut på utbytesavtal
Lathunden är uppdaterad 2022-05-03 med information om hur man antar på ett förberett, gemensamt, åtagande samt att det ska vara terminsvisa åtaganden.
Lathunden är uppdaterad 2022-08-25 med redigerade bilder för beskrivning av alternativ 2, utbyte på annat än 30.
Viktigt att tänka på
Om man förlänger eller förkortar antalet poäng som ska tas vid utbytesuniversitetet så ska man byta utbytestillfälle (se lathund för
byte av kurspaketeringstillfälle
). Är det bara vistelsen som ändrar datum räcker det med att ändra datumen på åtagandet, till exempel om studenten stannar längre för en omtenta.
Olika instanser tittar på olika delar av utbytet. CSN tittar på datumen för tillfället medans andra tittar på datumen på åtagandet. Det är datumen på åtagandet som syns på registreringsintyg som tas ut från Ladok.
CSN tittar på det mottagande universitetets terminstider, det är därför dem som ska stå på utbytestillfället. Om utbytesuniversitetet har ett tidigare startdatum än KTHs terminsstart kommer den föregående terminen stå i Ladokvyn för utbytesåtagandet.
Om studenten hoppar av sina utbytesstudier finns två alternativ
Studenten har inte registrerat sig på utbytesåtagandet: Lägg Återbud på utbytesåtagandet och på utbytestillfället.
Studenten har registrerat sig på utbytesåtagandet: Lägg ”Avbrott på kurs” på utbytesåtagandet och ”Avbrott på kurspaketering” på utbytestillfället med datumet som studenten meddelat avbrottet som avbrottsdatum. Avbrott på kurspaketering ligger under knappen Dokumentera som ligger direkt under avtalsnamnet.
Datumet för att kunna registrera sig på utbytesåtagandet måste sättas före startdatumet för utbytestillfället. Annars går det inte att registrera på utbytesåtagandet. Om du satt ett senare datum måste du Tillgängliggöra tillfällesstrukturen (se lathund för
studieuppehåll
)
3+2-studenter
Om en civilingenjörsstudent på termin sex, måste antas på ett hösttillfälle med start på sommaren innan mastervalet är klart och överfört till Ladok, måste utbytet flyttas till masterprogrammet. Det är registreringen på utbytet som triggar att masterprogrammet sätts som pågående och i sin tur gör att studenten kan söka kurser inom det programmet i AKP till kommande termin. Utbytet flyttas görs genom att
ändra placering i studieplan.
Nyheter tillkomna 2022
Avtalstillfället märks med korrekt finansieringeform, t.ex. "ORD Ordinarie anslagsfinansiering" och behöver inte justeras i åtagandet.
Studieavgiftsbelagd ska inte ändras, står det Nej så låt det stå kvar
Organisationsmärkningen skall vara med skolans bokstav: A, C, J, M, eller S.
Inga åtaganden om helår ska tillämpas utan det måste delas upp på två terminer då terminsvis registrering krävs.
Lathunden
Vi använder två färger i lathunden, lila och gul
Lila betyder att du ska göra något aktivt
Gul uppmärksammar en viss information men du behöver inte göra något aktivt
Tips
Arbeta i flera flikar
Du använder sökstjärna, *, både i början och slutet på texten när du söker på del av namn, personnummer etc.
För knappen Nästa kan du också använda kortkomandot Ctrl+S
När du sökt ut en student kommer du till översiktsbilden av hens resultat. Om du vill göra något aktivt (anta till kurs, återbud etc.) måste du gå till fliken Studiedeltagande
Sök fram student
Sök upp studenten på startsidan genom att ange personnumret, efternamn eller förnamn
Använd dig av sökstjärna, *, om du söker på del av namn eller del av personnumer, personnumret måste börja med sökstjärna eller årtusonde
Klicka på Sök
Lägg till avtalstillfälle
Klicka på Studiedeltagande
Klicka på Välj till höger i det blå fältet under programmet som utbytet sker inom
Klicka på Lägg till kurspaketering
Skriv in en del av namnet på universitetet under Benämning eller ännu bättre avtalskoden om du har den, under Utb.kod. Glöm inte att använda sökstjärna, *, för att söka på del av namn
Välj avtalstillfälle, utgå från datumen på resp. tillfälle. Det ska vara mottagande lärosätes terminstider under den perioden studenten är borta. Ett helår blir då höstterminens startdatum och vårterminens slutdatum.
Klicka på Nästa
Examensarbetesavtalens utb.kod börjar alltid på EXA och slutar med landskod. Benämningen börjar på Examensarbete oavsett om det är på ett lärosäte eller på företag. Hittar man inte rätt lärosäte kan ett tips vara att söka fram alla examensarbetsavtal i ett vist land genom att i Utb.kod skriva EXA*Landskod, se bild.
Kontrollera att uppgifterna stämmer
Klicka på Bekräfta
Utbytestillfället är nu kopplat till studenten har statusen ”Ej påbörjad”. Dubbelkolla att utbytet ligger under rätt program, om inte kan du ändra
placeringen i studieplanen
på samma sätt som en kurs kan flyttas.
Studenten måste nu antas och registreras på utbytesåtagandet för att utbytestillfället ska bli aktivt
Klicka på Välj på det gråmarkerade fältet under utbytesavtalet och välj Lägg till individuellt tillfälle
Det kommer nu två valmöjligheter, en för åtaganden om 30hp/60hp och en för mindra åtaganden. Först beskrivs den om 30hp/60hp där färdiga åtaganden finns att utgå ifrån.
Åtagande
Alternativ 1, Standard vid utbyte på hel termin
Är utbytet ett vanligt åtagande om 30hp per termin så finns det färdiga åtaganden där skola, studieavgift och utbildningsområde är förifyllt.
Alternativ 1, Standard vid utbyte på hel termin
Klicka på Välj befintlig utbildning och skapa ett individuellt tillfälle (Nytt tillvägagångssätt)
Sök fram alternativen på din skola med stjärna följd av skolans bokstav, tex *J
Välj tillfälle efter om det är en vårtermin eller hösttermin åtagandet gäller. Gäller åtagandet en utresande Arkitktstudent ska koden för alternativet innehålla ett "D" som indikerar att det är inom Utbildningsområde Designområdet.
Klicka på Nästa
Alternativen som finns att välja är följande, alla är om 30hp
I denna vy visas vilka värden som är förinlagda i Ladok på det specifika åtagandet
Ögna igenom att det är rätt organisation och utbildningsområde
Klicka på Nästa
Välj vilken termin utbytesåtagandet startar
Klicka på Nästa
Finansieringsform är förifylld - ORD alternativt EXA är förifylld beroende på vilken typ av avtal. Vid examensarbete utomlands ska man vid finansieringsform välja ”EXA Examensarb. Utomlands (ej HST/HPR)” eftersom studenten samtidigt är registrerad på sitt examensarbete på KTH och det är därifrån tilldelningen av HST/HPR styrs till ansvarig institution.
Studieavgiftsbelagd - Behåll Nej
Studieperiod - mottagande skolas terminstid
Registreringsperiod - under vilkea datum som studenten ska kunna registrera sig i Ladok på utbytesåtagandet. Det vanliga är en månad före och en månad efter startdatum.
Periodens högskolepoäng är förifyllt till 30hp
Klicka på Nästa
Skriv dig själv som beslutsfattare
Skriv dagens datum
Klicka på Nästa
Kontrollera att uppgifterna stämmer
Klicka på ”Bekräfta”
Utbytesstudenten är nu antagen på utbytesåtagandet och statusen är ”Ej påbörjad”
Studenten kan nu registrera sig själv under registreringsperioden men om det inte finns någon registreringsperiod eller om studenten inte har gjort det under registreringsperioden kan du registrera studenten på utbytesåtagandet
Klicka då på ”Välj” till höger i det gråa fältet under Utbytesåtagandet och välj ”Registrera”
• Utbytesstudenten blir då registrerad på utbytesåtagandet och statusen på utbytet sätt till ”Pågående”
Sök upp studenten från startsidan
Klicka på sök
Klicka på ”Studiedeltagande”
Klicka på ”Välj” på det program som du vill koppla utbytet till
Klicka på ”Lägg till kurspaketering”
Sök fram universitetet under ”Benämning”. Välj utbytestillfälle
Skriv in datumet studenten ska kunna registrera sig på utbytesåtagandet
Klicka på ”Nästa”
Klicka på ”Bekräfta”
Klicka på ”Välj” under utbytesavtalet och välj ”Lägg till individuellt tillfälle”
Klicka på ”Välj befintlig utbildning och skapa ett individuellt tillfälle"
Klicka på ”Nästa”
Klicka på ”Individuellt utbytesåtagande, utresande” i fältet ”Typ av kurs”
Registreringsperiod = När utbytesstudenten kan registrera sig på utbytesåtagandet
Periodens högskolepoäng = 30
Klicka på ”Nästa”
Skriv dig själv som beslutsfattare
Skriv dagens datum
Klicka på ”Nästa”
Klicka på ”Bekräfta”
Alternativ 2, För åtaganden mindre än 30hp
För åtaganden som inte passar in under alternativ 1. Vanligtvis är det 30 hp men en del utbyten är på fler eller färre hp. Sker utresan över fler terminer, är över 30hp, behöver man dela upp och göra två individuella åtaganden, ett per termin.
För åtaganden som inte passar in under alternativ 1. Vanligtvis är det 30 hp men en del utbyten är på fler eller färre hp. Sker utresan över fler terminer, är över 30hp, behöver man dela upp och göra två individuella åtaganden, ett per termin.
Klicka på Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle
Klicka på Typ av kurs och välj "Individuellt utbytesåtagande, utresande"
Klicka på Med planerad start och välj den termin utresedatumet ligger under, studieterminer börjar med HT eller VT.
Klicka på Nästa
Skriv ”Utbytesåtagande” i ”Svensk benämning”
Skriv ”Exchange load” i ”Engelsk benämning”
Skriv totala omfattningen på utbytet för den aktuella terminen. Vanligtvis är det 30 hp men åker studenten ut på ett kex-jobb så är omfattningen 15 hp. Är det över fler än en termin behöver man göra två indiviudella åtaganden.
”Organisation” markerar vilken skola som får den ekonomiska ersättningen. Koderna som används är A, C, J, M och S
I ”Utbildningsområde” väljer du TE förutom för Arkitektur som har utbildningsområdet DE
Ange andelen till 100 %.
Klicka på Nästa
Finansieringsform - ORD alternativt EXA. Vid examensarbete utomlands ska man vid finansieringsform välja ”EXA Examensarb. Utomlands (ej HST/HPR)” eftersom studenten samtidigt är registrerad på sitt examensarbete på KTH och det är därifrån tilldelningen av HST/HPR styrs till ansvarig institution.
Studieavgiftsbelagd - Nej
Studieperiod - mottagande skolas terminstid
Registreringsperiod - under vilka datum som studenten ska kunna registrera sig i Ladok på utbytesåtagandet. Det vanliga är en månad före och en månad efter startdatum.
Skriv dig själv som beslutsfattare
Skriv dagens datum
Klicka på Nästa
Kontrollera att uppgifterna stämmer
Klicka på ”Bekräfta”
Utbytesstudenten är nu antagen på utbytesåtagandet och statusen är ”Ej påbörjad”
Studenten kan nu registrera sig själv under registreringsperioden men om det inte finns någon registreringsperiod eller om studenten inte har gjort det under registreringsperioden kan du registrera studenten på utbytesåtagandet
Klicka då på ”Välj” till höger i det gråa fältet under Utbytesåtagandet och välj ”Registrera”
• Utbytesstudenten blir då registrerad på utbytesåtagandet och statusen på utbytet sätt till ”Pågående”
Sök upp studenten från startsidan
Klicka på sök
Klicka på ”Studiedeltagande”
Klicka på ”Välj” på det program som du vill koppla utbytet till
Klicka på ”Lägg till kurspaketering”
Sök fram universitetet under ”Benämning”. Välj utbytestillfälle
Skriv in datumet studenten ska kunna registrera sig på utbytesåtagandet
Klicka på ”Nästa”
Klicka på ”Bekräfta”
Klicka på ”Välj” under utbytesavtalet och välj ”Lägg till individuellt tillfälle”
Klicka på ”Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle
Klicka på ”Nästa”
Klicka på ”Individuellt utbytesåtagande, utresande” i fältet ”Typ av kurs”