Till innehåll på sidan

Utresande utbytesstudenter

Lathund för utresande programstudenter som åker ut på utbytesavtal

Lathunden

Vi använder två färger i lathunden, lila och gul

  • Lila betyder att du ska göra något aktivt
  • Gul uppmärksammar en viss information men du behöver inte göra något aktivt

Tips

  • Arbeta i flera flikar

  • Du använder sökstjärna, *, både i början och slutet på texten när du söker på del av namn, personnummer etc.

  • För knappen Nästa kan du också använda kortkomandot Ctrl+S

  • När du sökt ut en student kommer du till översiktsbilden av hens resultat. Om du vill göra något aktivt (anta till kurs, återbud etc.) måste du gå till fliken Studiedeltagande

Nyheter tillkomna 2022

  • Avtalstillfället märks med korrekt finansieringeform, t.ex. "ORD Ordinarie anslagsfinansiering" och behöver inte justeras i åtagandet.
  • Studieavgiftsbelagd ska inte ändras, står det Nej så låt det stå kvar
  • Organisationsmärkningen skall vara med skolans bokstav: A, C, J, M, eller S.
  • Inga åtaganden om helår ska tillämpas utan det måste delas upp på två terminer då terminsvis registrering krävs.

3+2-studenter

Om en civilingenjörsstudent på termin sex, måste antas på ett hösttillfälle med start på sommaren innan mastervalet är klart och överfört till Ladok, måste utbytet flyttas till masterprogrammet. Det är registreringen på utbytet som triggar att masterprogrammet sätts som pågående och i sin tur gör att studenten kan söka kurser inom det programmet i AKP till kommande termin. Utbytet flyttas görs genom att ändra placering i studieplan.

Sök fram student

Sök upp studenten på startsidan genom att ange personnumret, efternamn eller förnamn

Använd dig av sökstjärna, *, om du söker på del av namn eller del av personnumer, personnumret måste börja med sökstjärna eller årtusonde

Klicka på Sök

Ladoks startsida där man kan sökea fram personer

Lägg till avtalstillfälle

Klicka på Studiedeltagande

Klicka på Välj till höger i det blå fältet under programmet som utbytet sker inom

Klicka på Lägg till kurspaketering

Studiedeltagande- Välj- Lägg till kurspaketering

Skriv in en del av namnet på universitetet under Benämning eller ännu bättre avtalskoden om du har den, under Utb.kod. Glöm inte att använda sökstjärna, *, för att söka på del av namn

Välj avtalstillfälle, utgå från datumen på resp. tillfälle. Det ska vara mottagande lärosätes terminstider under den perioden studenten är borta. Ett helår blir då höstterminens startdatum och vårterminens slutdatum.

Klicka på Nästa

Sök och välj tillfälle- Benämning- välj tillfälle- tillgänligt från och med-nästa

Utresa för att göra examensarbete

Examensarbetesavtalens utb.kod börjar alltid på EXA och slutar med landskod. Benämningen börjar på Examensarbete oavsett om det är på ett lärosäte eller på företag. Hittar man inte rätt lärosäte kan ett tips vara att söka fram alla examensarbetsavtal i ett vist land genom att i Utb.kod skriva EXA*Landskod, se bild.

Sök och välj tillfälle- Benämning- företag-Välj kurspkaetering-välj tillfälle-Tillgänligt från
  • Kontrollera att uppgifterna stämmer
  • Klicka på Bekräfta
Lägg till kurspaketeringstillfälle- Förhandsgranska- Bekfräfta
  • Utbytestillfället är nu kopplat till studenten har statusen ”Ej påbörjad”. Dubbelkolla att utbytet ligger under rätt program, om inte kan du ändra placeringen i studieplanen  på samma sätt som en kurs kan flyttas.
  • Studenten måste nu antas och registreras på utbytesåtagandet för att utbytestillfället ska bli aktivt
  • Klicka på Välj på det gråmarkerade fältet under utbytesavtalet och välj Lägg till individuellt tillfälle
Välj- Lägg till individuellt tillfälle

Det kommer nu två valmöjligheter, en för åtaganden om 30hp/60hp och en för mindra åtaganden. Först beskrivs den om 30hp/60hp där färdiga åtaganden finns att utgå ifrån.

Alternativ 1. Standard, utbyte om 30hp alt. 60hp

  • Klicka på Välj befintlig utbildning och skapa ett individuellt tillfälle (Nytt tillvägagångssätt)
Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle
  • Sök fram alternativen på din skola med stjärna följd av skolans bokstav, tex *J
  • Välj tillfälle efter om det är en vårtermin eller hösttermin åtagandet gäller. Gäller åtagandet en utresande Arkitktstudent ska koden för alternativet innehålla ett "D" som indikerar att det är inom Utbildningsområde Designområdet.
  • Klicka på Nästa

Alternativen som finns att välja är följande, alla är om 30hp

I denna vy visas vilka värden som är förinlagda i Ladok på det specifika åtagandet

  • Ögna igenom att det är rätt organisation och utbildningsområde
  • Klicka på Nästa
Svensk benämning-engelsk benämning-omfattning- organisation-utb.område-procent-nästa
  • Välj vilken termin utbytesåtagandet startar
  • Klicka på Nästa
Välj vilken termin utbytet startar
  • Finansieringsform är förifylld - ORD alternativt EXA är förifylld beroende på vilken typ av avtal. Vid examensarbete utomlands ska man vid finansieringsform välja ”EXA Examensarb. Utomlands (ej HST/HPR)” eftersom studenten samtidigt är registrerad på sitt examensarbete på KTH och det är därifrån tilldelningen av HST/HPR styrs till ansvarig institution.
  • Studieavgiftsbelagd - Behåll Nej
  • Studieperiod - mottagande skolas terminstid
  • Registreringsperiod - under vilkea datum som studenten ska kunna registrera sig i Ladok på utbytesåtagandet. Det vanliga är en månad före och en månad efter startdatum.
  • Periodens högskolepoäng är förifyllt till 30hp
  • Klicka på Nästa
Tillfälle-finanseringsform-studieavgiftbelagd
  • Skriv dig själv som beslutsfattare
  • Skriv dagens datum
  • Klicka på Nästa
Beslutsfattare-Beslutsdatum-Nästa
  • Kontrollera att uppgifterna stämmer

  • Klicka på ”Bekräfta”

Förhandsgranska-nästa

Alternativ 2. För åtaganden mindre än 30hp

  •  Klicka på Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle
  • Klicka på Typ av kurs och välj "Individuellt utbytesåtagande, utresande"
Skapa individuelt åtagande inklusive tillfälle
  •  Klicka på Med planerad start och välj den termin utresedatumet ligger under, studieterminer börjar med HT eller VT.
  • Klicka på Nästa
Giltigt från och med- Nästa
  • Skriv ”Utbytesåtagande” i ”Svensk benämning”
  • Skriv ”Exchange load” i ”Engelsk benämning”
  • Skriv totala omfattningen på utbytet. Vanligtvis är det 30 hp men åker studenten ut på ett helt år är det 60 och på kex-jobb så är omfattningen 15 hp
  • ”Organisation” markerar vilken skola som får den ekonomiska ersättningen. Koderna som används är A, C, J, M och S
  • I ”Utbildningsområde” väljer du TE förutom för Arkitektur som har utbildningsområdet DE
  • Ange andelen till 100 %.
  • Klicka på Nästa
Svensk benämning-engelsk benämning-omfattning- organisation-utb.område-procent-nästa
  •  Finansieringsform - ORD alternativt EXA. Vid examensarbete utomlands ska man vid finansieringsform välja ”EXA Examensarb. Utomlands (ej HST/HPR)” eftersom studenten samtidigt är registrerad på sitt examensarbete på KTH och det är därifrån tilldelningen av HST/HPR styrs till ansvarig institution.
  • Studieavgiftsbelagd - Ja
  • Studieperiod - mottagande skolas terminstid
  • Registreringsperiod - under vilkea datum som studenten ska kunna registrera sig i Ladok på utbytesåtagandet. Det vanliga är en månad före och en månad efter startdatum.
Välj vilken termin utbytet startar
Tillfälle-finanseringsform-studieavgiftbelagd
  • Skriv dig själv som beslutsfattare
  • Skriv dagens datum
  • Klicka på Nästa
Beslutsfattare-Beslutsdatum-Nästa
  • Kontrollera att uppgifterna stämmer

  • Klicka på ”Bekräfta”

Förhandsgranska-nästa

Fortsättning på alt. 1 och 2

Dokumentera- Välj- registrera
  • Utbytesstudenten är nu antagen på utbytesåtagandet och statusen är ”Ej påbörjad”
  • Studenten kan nu registrera sig själv under registreringsperioden men om det inte finns någon registreringsperiod eller om studenten inte har gjort det under registreringsperioden kan du registrera studenten på utbytesåtagandet
  • Klicka då på ”Välj” till höger i det gråa fältet under Utbytesåtagandet och välj ”Registrera”
Registrera med Ctrl + S
Studiedeltagande- dokumentera

• Utbytesstudenten blir då registrerad på utbytesåtagandet och statusen på utbytet sätt till ”Pågående”

Problematik

  • Om man förlänger eller förkortar sin tid vid utbytesuniversitetet så ska man byta utbytestillfälle (se lathund för byte av kurspaketeringstillfälle )
  • Om utbytesuniversitetet har ett tidigare startdatum än KTHs terminsstart kommer den föregående terminen stå i utbytesåtagandet. Det har ingen praktisk betydelse utan det är start- och slutdatumet för terminen som är viktigt för CSN
  • Om studenten hoppar av sina utbytesstudier finns två alternativ
    • Studenten har inte registrerat sig på utbytesåtagandet: Lägg Återbud på utbytesåtagandet och på utbytestillfället.
    • Studenten har registrerat sig på utbytesåtagandet: Lägg ”Avbrott på kurs” på utbytesåtagandet och ”Avbrott på kurspaketering” på utbytestillfället med datumet som studenten meddelat avbrottet som avbrottsdatum.
  • Datumet för att kunna registrera sig på utbytesåtagandet måste sättas före startdatumet för utbytestillfället. Annars går det inte att registrera på utbytesåtagandet. Om du satt ett senare datum måste du Tillgängliggöra tillfällesstrukturen (se lathund för studieuppehåll )

Steg för steg, alternativ med åtaganden om 30hp

  1. Sök upp studenten från startsidan
  2. Klicka på sök
  3. Klicka på ”Studiedeltagande”
  4. Klicka på ”Välj” på det program som du vill koppla utbytet till
  5. Klicka på ”Lägg till kurspaketering”
  6. Sök fram universitetet under ”Benämning”. Välj utbytestillfälle
  7. Skriv in datumet studenten ska kunna registrera sig på utbytesåtagandet
  8. Klicka på ”Nästa”
  9. Klicka på ”Bekräfta”
  10. Klicka på ”Välj” under utbytesavtalet och välj ”Lägg till individuellt tillfälle”
  11. Klicka på ”Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle
  12. Klicka på ”Nästa”
  13. Klicka på ”Individuellt utbytesåtagande, utresande” i fältet ”Typ av kurs”
  14. Skriv omfattningen på utbytet.
  15. Klicka på ”Nästa”
  16. Fyll i startperioden för utbytet
  17. Studieperioden = utbytesuniversitetets terminstider
  18. Registreringsperiod = När utbytesstudenten kan registrera sig på utbytesåtagandet
  19. Periodens högskolepoäng = 30
  20. Klicka på ”Nästa”
  21. Skriv dig själv som beslutsfattare
  22. Skriv dagens datum
  23. Klicka på ”Nästa”
  24. Klicka på ”Bekräfta”

Steg för steg, alternativ med åtaganden kortare än 30hp

  1. Sök upp studenten från startsidan
  2. Klicka på sök
  3. Klicka på ”Studiedeltagande”
  4. Klicka på ”Välj” på det program som du vill koppla utbytet till
  5. Klicka på ”Lägg till kurspaketering”
  6. Sök fram universitetet under ”Benämning”. Välj utbytestillfälle
  7. Skriv in datumet studenten ska kunna registrera sig på utbytesåtagandet
  8. Klicka på ”Nästa”
  9. Klicka på ”Bekräfta”
  10. Klicka på ”Välj” under utbytesavtalet och välj ”Lägg till individuellt tillfälle”
  11. Klicka på ”Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle
  12. Klicka på ”Nästa”
  13. Klicka på ”Individuellt utbytesåtagande, utresande” i fältet ”Typ av kurs”
  14. ”Utbytesåtagande”- ”Svensk benämning”. ”Exchange load” - ”Engelsk benämning”
  15. Skriv omfattningen på utbytet.
  16. Skriv in skolkod under ”Organisation"
  17. ”Utbildningsområde” - TE (Arkitektur – DE)
  18. Procent = 100 %.
  19. Klicka på ”Nästa”
  20. Fyll i startperioden för utbytet
  21. Finansieringsformen = Ordinarie anslagsfinansiering (ORD)
  22. ”Studieavgiftsbelagd” - ”Nej”
  23. Studieperioden = utbytesuniversitetets terminstider
  24. Registreringsperiod = När utbytesstudenten kan registrera sig på utbytesåtagandet
  25. Periodens högskolepoäng = åtagandets faktiska poäng
  26. Klicka på ”Nästa”
  27. Skriv dig själv som beslutsfattare
  28. Skriv dagens datum
  29. Klicka på ”Nästa”
  30. Klicka på ”Bekräfta”
Innehållsansvarig:ladok@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2022-05-06