Anordna ett event/konferens

Att tänka på

Riktlinjer för hållbara evenemang och konferenser

KTH är en statlig myndighet. Därför är vi skyldiga att följa Lagen om offentlig upphandling (LOU). KTH har tagit fram rutiner för upphandling . Statliga ramavtal finns på avropa.se

För att boka en lokal till ditt event finns flera alternativ på KTH campus:

Kontakta din institutions verksamhetsstöd

• ABE lokaler
• ​​​​​​​KTH campus lokaler ​​​​​​​: 9400@admin.kth.se ​​​​​​​
• Kurslokalen på Teknikringen 1 ​​​​​​​

Boka och avboka möte och mötesrum via Outlook ​​​​​​​

Ska det serveras mat eller fika på ditt event?

Kontakta utsedda beställare för Wisum  för hjälp med att beställa catering.​​​​​​​

• Wisum ​​​​​​​

Mer information om catering ​​​​​​​

Behöver du veta vilka deltagarna är på ditt event? Använd ett anmälningssystem!

Kontakta din institutions verksamhetsstöd ​​​​​​​

• KTH:s formulärtjänst  ​​​​​​​
• Axaco ​​​​​​​ (anmälningssystem med betalningsmöjlighet)

Mer information kring fakturering av deltagaravgifter ​​​​​​​​​​​​​​

OBS! Tänk på GDPR (dela deltagarlista, fotografering, filmning) och att inkludera en fråga om specialkost ifall mat serveras på ert event. 

Beslut om universitetsgemensam rutin för KTH_s närvaro i webbaserade kanaler (pdf 597 kB) ​​​​​​​

När det gäller interna webbformulär så behöver dessa inte anmälas till dataskyddsombudet men om det gäller större, externa personuppgiftsbehandlingar via ex. webbformulär bör dessa först anmälas till dataskyddsombudet ( dataskyddsombud@kth.se ​​​​​​​).

Ska du ta emot gäster, till exempel föreläsare?

​​​​​​​ Boka taxi  - kontakta ​​​​​​​din institutions verksamhetsstöd ​​​​​​​

Behöver du trycka upp broschyrer eller roll-ups?

Ramavtal är tecknat med Universitetsservice Us AB (US-AB) ​​​​​​​ (kontakta inköpsadministratör )

Söker du IT-tjänster?

• Webbinarium i Zoom ​​​​​​​
• Gästkonto för det trådlösa nätverket KTH OPEN ​​​​​​​
• IT-support ​​​​​​​ (begränsat)

Behöver du kommunikationtjänster och hjälp för att sprida ditt event eller din forskning?

• För att beställa kommunikationstjänster, kontakta kommunikatörer på ABE-skolan ​​​​​​​. Information om hur beställningsprocessen ser ut på ABE-skolan för avrop från KTH:s upphandlade kommunikationsbyrå.

• Sprid din forskning ​​​​​​​

• Kontakta skolan ( kommunikation@abe.kth.se ​​​​​​​) och/eller​​​​​​ din institutions verksamhetsstöd  om du behöver råd eller stöd i att kommunicera din forskning.
• Kontakta infomaster@abe.kth.se ​​​​​​​ för hjälp att sprida ditt event i skolans kalender/nyhetsbrev
• KTH Play ​​​​​​​ för inspelningar och textning av film (inom två veckor efter eventuell publicering bör inspelningen vara textad)

Behövs ytterligare attiraljer till ditt event?

Kontakta KTH event: evenemang@kth.se ​​​​​​​

•  ​(exempelvis för att låna/hyra dukar och attiraljer)​​​​​​​

Vill du har hjälp med till exempel möblering av lokal?

Kontakta hantverkarna@kth.se ​​​​​​​

• Möblering av lokal
• Vikväggar till posters
• Gatupratare

Mer information om hantverkarna ​​​​​​​