Publicering av personuppgifter i sociala medier

Publicera bilder

Scenario

Jag vill fotografera en eller flera personer (medarbetare och/eller externa personer), som jag sedan ska publicera i sociala medier.

Exempel

• Ett eller flera foton på en eller flera identifierbara personer, som publiceras direkt i sociala medier-kanalen.
• En förhandsvisning (preview-länk) av en webbsida på kth.se med en eller flera identifierbara personer.

Detta gäller

Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse.

Personen som medverkar behöver informeras om att fotot kommer att publiceras på sociala medier.

Fråga först om den tilltänkta medverkande önskar bli fotograferad, respektera ett nej. Om personen är positivt inställd, informera då om följande skriftligt (via e-post eller informationskort):

Tack för att vi fick fota/filma dig!

Du har blivit fotad/filmad av (representanter för) KTH.

KTH fotar/filmar olika delar av sin verksamhet i syfte att informera om sitt arbete och sin organisation.

KTH är personuppgiftsansvarig för filmerna.

Bilden/filmen kommer att publiceras i KTH:s sociala medier.

Bilden/filmen hanteras i enlighet med KTH:s informationshanteringsplan och kan komma att vara publicerad i KTH:s sociala medier i upp till fem år innan de gallras. Bilder som bevaras hos KTH kommer att föras över till KTH:s e-arkiv.

Har du invändningar eller klagomål: kontakta i första hand KTH:s dataskyddsombud (dataskyddsombud@kth.se; 08-790 60 00).

Mer information om hur vi hanterar dina personuppgifter: www.kth.se/socialamedier-gdpr

Publicera bilder från evenemang

Jag har tagit bilder på ett evenemang som jag vill publicera på eller i sociala medier. På bilderna förekommer en eller flera identifierbara personer.

Detta gäller

Du behöver säkerställa att de som har deltagit i evenemanget har fått information om att fotografering kommer att ske på plats och att bilderna kan komma att publiceras i sociala medier. Informationen ska framgå redan vid anmälan till evenemanget.

För frågor kontakta evenemang@kth.se .

Publicera film

Vid filmproduktion är det viktigt att du tänker igenom syftet med den film som ska produceras. En huvudfråga är: Ska filmen tas fram för att ligga kvar i kanalen/kanalerna över längre tid eller kan den raderas från kanalen om det behövs?

Ska det vara en större produktion med många medverkande och stor budget vill du troligen ha den publicerad under en längre tid. Är det en mindre produktion där filmen tas fram med hjälp av mobilkamera och publiceras direkt är publiceringstiden troligen inte lika viktig.

Beroende på vad du gör för film ska GDPR hanteras på olika sätt.

Scenario 1

Jag vill producera en film med en eller flera medverkande (medarbetare och/eller externa personer), som jag sedan ska publicera på sociala medier. Filmen tas fram i huvudsyfte att laddas upp i sociala medier och kan utan problem eller dröjsmål raderas vid behov.

Exempel

• Filmer för Tik Tok
• Filmer för Instagram och Facebook
• Instagram eller Facebook stories
• Instagram eller Facebook reels

Detta gäller

Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse. Eftersom filmen/filmerna ligger publicerade i sociala medier-kanalen är det viktigt att informera om att personuppgifterna delas där.

Fråga först om den tilltänkta medverkande önskar bli filmad, respektera ett nej. Om personen är positivt inställd, informera då om följande skriftligt (via e-post eller informationskort):

Tack för att vi fick fota/filma dig!

Du har blivit fotad/filmad av (representanter för) KTH.

KTH fotar/filmar olika delar av sin verksamhet i syfte att informera om sitt arbete och sin organisation.

KTH är personuppgiftsansvarig för filmerna.

Bilden/filmen kommer att publiceras i KTH:s sociala medier.

Bilden/filmen hanteras i enlighet med KTH:s informationshanteringsplan och kan komma att vara publicerad i KTH:s sociala medier i upp till fem år innan de gallras. Bilder som bevaras hos KTH kommer att föras över till KTH:s e-arkiv.

Har du invändningar eller klagomål: kontakta i första hand KTH:s dataskyddsombud (dataskyddsombud@kth.se; 08-790 60 00).

Mer information om hur vi hanterar dina personuppgifter: www.kth.se/socialamedier-gdpr

Scenario 2

Jag vill producera en film med en eller flera medverkande (medarbetare eller externa personer) som jag sedan ska publicera på sociala medier. Filmen tas fram för att ligga kvar i sociala medier och/eller på webben, och avsikten är att den ska ligga publicerad i kanalen över tid.

Exempel

• Påkostade filmer med hög budget
• Filmer med många medverkande
• Marknadsförings/kampanjfilmer

Detta gäller

Det är i detta fall extra viktigt att säkerställa att de medverkande godkänner att deras personuppgifter delas på sociala medier, då filmen ska kunna ligga publicerad i kanalen under en längre tid. Det krävs ett avtal där de medverkande godkänner sitt deltagande. Se avtal för medverkan.

Den rättsliga grunden för behandlingen är då avtal. Dessa avtal ska diarieföras enligt fastställd rutin.

Kontakt

För ytterligare frågor kring KTH:s hantering av personuppgifter i sociala medier, kontakta KTH:s dataskyddsombud: dataskyddsombud@kth.se , telefonnummer: 08- 790 87 52.