Granskning av ärenden i egenrapporteringen
Som granskare är din roll att kontrollera att det som läggs in i egenrapporteringen följer regler och avtal. Efter din granskning skickas ärendet vidare till attestanten för slutgodkännande innan egenrapporteringen slutligen läses in i lönesystemet HR-plus. De avvikelser som rapporteras in i Egenrapporteringen genererar avdrag/tillägg på lön
Granskning av ärenden
Det är viktigt att egenrapporteringen granskas löpande. Då sista dagen för chefer att attestera inrapporterade ärenden i egenrapporteringen är den 15:e varje månad är det extra viktigt att granska ärenden regelbundet veckan innan den 15:e. Det är även viktigt att påminna de som missat att sända iväg ärenden samt påminna attestanterna om att attestera. Nedan förklaras vad du behöver tänka på vid granskning.
Sjuk
Omfattning
Från dag 1-14 i sjukperioden kan sjukfrånvaron rapporteras enligt en steglös skala från 1 till 100 procent. Omfattning rapporteras med 0.01 till 1 i rutan för omfattning.
Från och med dag 15 i sjukperioden kan sjukfrånvaro rapporteras med omfattning 0,25 -- 0,50 -- 0,75 eller 1. I de fall en anställd har annan parallell deltidsfrånvaro behöver hänsyn tas till det vid beräkning av omfattningen.
Sjukperiod
Om en ny sjukperiod börjar inom fem kalenderdagar från det en tidigare sjukperiod avslutats, betraktas den som en fortsättning på den tidigare sjukperioden.
Längre sjukfrånvaro
Sjukfrånvaro som omfattar två eller flera veckor ska rapporteras för sju dagar per vecka.
Byte karens/semester
Vid byte karens/semester måste hela sjukperioden läggas in från och med första sjukdagen. Därefter ska ärendetypen byte karens/semester läggas in på samma datum som första dagen i sjukperioden. Ärendetypen byte karens/semester kan endast användas i samband med att en sjukperiod registreras och endast om ett helt karensavdrag uppnås. I de fall en person är sjuk endast en del av dagen den första sjukdagen uppnås ett helt karensavdrag om personen även är sjuk dagen efter.
Läs mer på sidan Om du blir sjuk .
Föräldraledighet
Om en anställd beviljas ledighet under en period om tre veckor eller mer på det vis att den anställde ska arbeta helt eller delvis vissa dagar, så kallad koncentrerad deltidstjänstgöring, ska den anställde rapportera ledigheten i procent för samtliga veckor i ledighetsperioden, måndag-söndag.
Vid föräldraledighet med annan omfattning än 100 % ska ett deltidsschema fyllas i och skickas in till lönefunktionen. Blanketten för deltidsschema finns i blankettarkivet .
Läs mer på sidan om föräldraledighet .
Barnets födelsedatum
Vid föräldraledighet de första 360 dagarna (barn yngre än 36 månader) ska barnets födelsedatum (ÅÅMMDD) skrivas i meddelanderutan. Om den anställde råkat lägga in även de fyra sista siffrorna bör de raderas innan godkännande.
Semester
Endast hela semesterdagar kan tas ut. Läs mer på sidan om semester .
Semester under sjukdom
Semester under sjukdom kan användas först från dag 15 i sjukperioden. Omfattningen ska vara densamma som sjukfrånvaron.
Spara semester
Ärendetypen önska spara semester kan användas tom 15 maj. Endast dagar som överstiger 20 kan sparas, en anställd kan max ha 30 sparade semesterdagar.
Schablonsemester
De som har schablonsemester ska inte rapportera in sin semester i egenrapporteringen. Avslå ärenden för de som har schablonsemester.
Tjänstledighet
Om en anställd beviljas ledighet under en period om tre veckor eller mer på det vis att den anställde ska arbeta helt eller delvis vissa dagar, så kallad koncentrerad deltidstjänstgöring, ska den anställde rapportera ledigheten i procent för samtliga veckor i ledighetsperioden, måndag-söndag.
Vid tjänstledighet med annan omfattning än 100% ska ett deltidsschema fyllas i och skickas in till lönefunktionen. Blanketten för deltidsschema finns i blankettarkivet .
När tjänstledighet med ärendetypen tjänstledighet ej pensionsrätt lagts in ska du dubbelkolla att det stämmer att den anställde inte har någon pensionsrätt på det arbete hen begärt tjänstledigt från KTH för att arbeta på.
Läs mer på sidan om tjänstledighet.
Släktangelägenhet
Vid släktangelägenhet behöver den som ansöker om detta skriva en kommentar vad det avser samt vilket släktskap den har till personen. Läs mer om släktangelägenhet på sidan om tjänstledighet .
Närståendevård
Vid närståendevård ska ärendetypen tjänstledighet enskild angelägenhet registreras, närståendevård ska skrivas i kommentarrutan. När den anställde får ersättning från Försäkringskassan behöver lönefunktionen ta del av underlaget som kommer från Försäkringskassan. Lönefunktionen ändrar då tjänstledigheten till närståendevård i HR-plus eftersom det är semestergrundande frånvaro till skillnad från tjänstledighet enskild angelägenhet.
Övertid/mertid
Övertid/mertid ska vara beordrad. Kontrollera att de som lägger in övertid/mertid inte har överstigit det antal timmar som är godkänd enligt villkorsavtalet. Rapporteringen ska göras i efterskott och en rad för varje dag.
Lärare kan inte lägga in mertid eller övertid via egenrapporteringen. Doktorander kan inte ha mertid/övertid.
Mer information om arbetstidsregler och hänvisningar till KTH:s kollektivavtal finns på sidan om arbetstid .
Omfattning
Övertid/mertid ska rapporteras i hundradelar.
Vid felregistrering
Om det som registrerats är felaktigt alternativt att den som registrerat i egenrapporteringen ångrar sin registrering kan ärendet avslås av granskare eller attestant. Om ärendet redan godkänts måste den anställde istället annullera det som lagts in. Glöm då inte bort att bocka för och sända ärendet.
Övrigt
Funktionen långsiktig planering ska inte användas vid tjänstledighet och föräldraledighet.
Från och med samt till och med datum måste anges vid all registrering.
Allmänt om deltid och omfattning
Deltidsschema
Vid ansökan om en längre ledighet med annan omfattning än 100 % ska ett deltidsschema fyllas i och skickas in till lönefunktionen. För den som arbetar deltid finns arbetstidsschema vid deltid där det framgår hur många timmar man ska arbeta de veckor då det är röda dagar eller klämdagar. Blanketten för deltidsschema finns i blankettarkivet .
Koncentrerad deltid
Om en anställd beviljas ledighet under en period om tre veckor eller mer på det vis att den anställde ska arbeta helt eller delvis vissa dagar, så kallad koncentrerad deltidstjänstgöring, ska den anställde rapportera ledigheten i procent för samtliga veckor i ledighetsperioden, måndag-söndag.
Omfattning vid tjänstledighet
Det är alltid grundanställningen som styr omfattningen. Det innebär att även om en person är anställd på deltid så ska personen ansöka om 100 % tjänstledighet om ledighet önskas från hela deltidsanställningen.
- Anställningens omfattning är 50 % och personen ska vara helt tjänstledig. Registrera ingen omfattning i egenrapporteringen, det blir automatiskt 100 %.
- Anställningens omfattning är 75 % och personen ska vara tjänstledig 50 %. Registrera 0,50 i omfattning i egenrapporteringen.
- Anställningens omfattning är 100 % och personen ska vara tjänstledig 50 %. Registrera 0,50 i omfattningen i egenrapporteringen.
Omfattning vid flera samtidiga tjänstledigheter
Om en person har flera samtidiga tjänstledigheter eller sjukfrånvaro på deltid måste man räkna ut i vilken omfattning frånvaron ska registreras.
- Anställningens omfattning är 100 % och personen ska vara tjänstledig 5 timmar i veckan och föräldraledig 10 timmar i veckan. 5/40 = 0,125 = den anställde ska vara tjänstledig 12,5 %. Registrera 0,125 i omfattning i egenrapporteringen. 10/40= 0,25 = den anställde ska vara föräldraledig 25 %. Registrera 0,25 i omfattningen i egenrapporteringen.
- Anställningens omfattning är 50 % och personen ska vara tjänstledig 3 timmar i veckan och föräldraledig 6 timmar. 3/20 = 0,15 = den anställde ska vara tjänstledig 15 %. Registrera 0,15 i omfattningen i egenrapporteringen. 6/20 = 0,30 = den anställde ska vara föräldraledig 30 %. Registrera 0,30 i omfattningen i egenrapporteringen.
Räkna ut omfattning vid tjänstledighet per timme
Tjänstledighetens omfattning beräknas genom att de arbetade timmarna per vecka delas med de faktiska timmarna.
- Anställningens omfattning är 30 timmar i veckan och personen ska vara tjänstledig 5 timmar i veckan. 5/30 = 0,166 = den anställde ska vara tjänstledig 16,6 %. Registrera 0,166 i omfattningen i egenrapporteringen.
- Anställningens omfattning är 8 timmar i veckan och personen ska vara tjänstledig 3 timmar i veckan. 3/8= 0,375= den anställde ska vara tjänstledig 37,5 %. Registrera 0,375 i omfattningen i egenrapporteringen.
- Anställningens omfattning är 15 timmar i veckan och personen ska vara tjänstledig 5 timmar i veckan. 5/15= 0,33= den anställde ska vara tjänstledig 33 %. Registrera 0,33 i omfattningen i egenrapporteringen.