Möjligheter i varukorg

Varför - produkt, formulär, punchouter, fritext

WISUM är KTH:s e-handelssystem och där samlar vi alla möjligheter till att skapa en varukorg som ska gå som en beställning – ett avrop till leverantör med produkter/tjänster/punchoutkopplingar från avtal alternativt direktupphandlingsbehov.

I KTH:s upphandlingar ställs e-handelskrav utifrån vårt e-handelssystem. I samverkan kan vi lämna önskemål om e-handelskrav.
Leverantören ska tillhandahålla information om produkter så att beställning kan göras enligt angivet avropsflöde från avtal och beroende på art om det gäller produkter, tjänster kan nedan angivna funktioner nyttjas för att varukorg ska kunna skapas med innehåll och knytas till avtal alternativt direktupphandling om avtal inte finns.

• Katalog (produktfiler)

• Punch-out

• Formulär/tjänst

• Fritextbeställning

Nedan förklarar vi skillnader och möjligheterna när vi och vad vi använder.

• Katalog (produktfiler)

Leverantör sänder en excelfil som innehåller uppgifter om upphandlade produkter som KTH läser in i WISUM så att användaren kan markera produkt direkt och lägga den/dem varukorgen.
Beroende på behörighet för man vidare varukorgen till kassan som beställare  eller  på sin enhet/skola.

• Punch-out

Man länkas in till leverantörens sida från WISUM, man väljer produkter som läggs i en varukorg som sedan transporteras över i en varukorg tillbaka i WISUM för hantering i KTH:s inköpsflöde för området och avtalet.
Används ofta med leverantörer som har många produkter, beställs ofta eller som behöver någon typ av konfiguration.

Produkter i gamla beställningar kan inte kopieras till ny varukorg.
De är ögonblicksverk vid behovet och behöver skapas på nytt varje gång.

• Formulär/tjänst

Formulär – används då en produkt eller tjänst behöver kompletterande information från beställaren för att leverantör ska kunna utföra leverans av behovet, tjänsten.

Används enskilt eller som komplement till fasta produkter och i de fall behöver både produkter och formulär bifogas i varukorgen.

I de fall en stor mängd data ska anges väljs ibland word och pdf blanketter som ska bifogas varukorgen och sändas med till leverantören.

Detta är att föredra då man önskar återanvända underlaget där rangordning av leverantörer finns.

Avropsförfrågan - Beroende på avtalets avropsflöde kan en avropsförfrågan vara det första steget i ett anskaffningsbehov från leverantören.
Då skapas ett formulär som sänds i WISUM och ska anses som en preliminär beställning.
När beställare och leverantör är överens ska ett mail^*) sändas till leverantören om att vi godtar offert/förslag och då omvandlas beställningen hos leverantören som slutgiltig.

^{*)Mail till leverantör kan skickas från egna mailen men funktionen finns i WISUM och om den funktionen används i sista steget slipper beställaren stegen med att ladda upp svarsmail som bilaga och är då redan registrerat i beställningen, Tyvärr kvarstår att bilagor manuellt måste laddas upp av beställaren i beställningen.}

Produkter i gamla beställningar som skapats i formulär kan inte kopieras till ny varukorg.
De är ögonblicksverk vid behovet och behöver skapas på nytt varje gång.

• Fritextbeställning – När inget förvalt ur WISUM går att lägga i en varukorg

Vi beskriver hur man ska tänka och använda fritext under en egen sida, se länk

Tips om "Återkommande beställningar" se information under denna länk