Beställare

Kort övergripande översikt på vad en BESTÄLLARE bör tänka på samt vilka utökade funktioner och möjligheter utöver grundfunktionerna tillkommit.

Att tänka på

• Att beställaren alltid är ansvarig för att underlaget är korrekt och komplett i beställningen till leverantör
• Att ha kännedom om avtalets avropsflöde för de leverantörer inom den katalog man har behörighet att gå via kassan för avropet=beställning.
• Att ha kännedom om inköpsflödet "Direktorder" där beställningen går direkt till leverantör i sista steget i kassaläget "Slutför".
  Det är inte möjligt att ångra sig i antal eller upptäcka att man lagt fel version av produkt i beställningen, då vissa ordrar inte går att annullera hos leverantör.
  Läs vilka följande flöden som använs per katalog/område under denna sida.
• I varukorgsläget finns flertalet funktioner, se följande länk till  funktionsbeskrivningen "Funktioner i en varukorg?" där anges viktiga punkterna att tänka på
• I produktvisnings layouten finns möjligheten att få en hint om eventuellt lagersaldo hos leverantören, klicka i ”I lager”.
  Detta garanterar inte en direkt leverans. Inga kopplingar med realtidslagersaldo finns.
  Gäller endast för de leverantörer där inläsning av ny prisfil som sker dagligen (Endast IT katalogerna).
  OBS! lagersaldot hos distrubutör är tillgänligt för alla anknytna leverantörer & återförsäljare i hela landet vilket gör att varan kan ha tagit slut på en minut efter inläsning om man har otur.
• Under Mallar kan man ”göra enkla mallar” för återkommande inköp för standaliserade på lagerprodukter. Se funktionsbeskrivningen för "Mallar i WISUM"
  Beroende på behörighet kan man spara den för sig själv eller som enhetsmall
  Är en begränsad funktion och mallarna är bara aktuella så länge leverantör/återförsäljaren sänder produkten och samma artikelnr i sin dagliga prisfil.
  Fungerar inte med punchout produkter.
• Bilagor kan skicka med i de flesta format till varukorgen, exempelvis underlag från leverantör (tex prisförslag, specifikationer på konfigurationer osv), inköpsunderlag från ansvarig chef, kopior på mail, rekvision.
  Enkelt sagt - underlag som hjälper och underlättar för beställaren, underlagen följer inte med till leverantör automatiskt men kan väljas att biläggas vid sista steget (sker inte i autoflödena)
  Hur du använder bilagor följ länken till funktionsbeskrivningen "Lägga till bilaga"

• Finns inte produkten synlig i katalogen kan man göra en fritextorderrad se funktionsbeskrivning via denna länk
  _{OBS! Det är ”Beställaren” som ansvarar för att information om att välja vilket avtal som ska avropas på fritextorderraden är riktigt angivet alternativt välja direktupphandling eller annat och då bifoga underlag som stöder orderraden hos leverantör.}

• För ofta beställda varor rekomenderar vi att läsa funktionsbeskrivningen "Återkommande beställningar" se denna länk  där vi beskriver hur man använder funktionen "Favoriter” samt hur man kan kopiera innehållet till ny varukorg på tidigare beställning. 
• Nyttja funktionen "Anteckningar" ger möjligheten att för egen räkning, alternativt per orderrad skriva in stödanteckningar om inköpet.
  OBS! Egen anteckning ska inte anges i meddelande rutan i kassaflödet i fältet ”Meddelande till inköpare” Är detta fält synligt, ska bara meddelande anges till ev inköpare i inköpsflödet som då får möjlighet att agera på info innan order går till leverantör.
  Skriver man något här stannar ordern i ett ytteligare stopp i automatflöden som används för området.

Att passera kassan:

• Som beställare är det möjligt att du har behörighet att beställa för flera enheter i organisationen.
  Det är viktigt att den enhet som ska bära kostnaden väljs för att det ekonomiska flödet blir korrekt.
  Tex enhet som är angiven med en bokstav eller två bär inga kostnader utan det gör tre- och fyrställiga enhetskoder, se funktionsbeskrivningen för "Grundbeskrivning adressregistret"​​​​​​​ ​​​​​​​
• Att välja adresser för leveransen, kontrollera alltid att vald adress är rätt då adresser ärvs om en enhet inte har en angiven adress. Kan vara så att skolan/avdelningen har angivit en godsmottagningsadress som är registerad och ärvs till vald enhet.
  Det finns även några centrala adresser på toppnivå som kan anges för leverans se beskrivningar om detta under denna länk till sidorna för "Adressval för leverans" ​​​​​​​
• I sista steget innan man slutför, ser beställningen okej ut?
  Tryck slutför, beroende på villkor i flödet går beställning till leverantör eller till inköpssamordning för orderläggning.
  Inköpssamordnings steget ansvarar bara för att beställningen kommer vidare i flödet till leverantör beroende på transportsätt och meddelande till leverantören.

Efter beställning:

• Beroende på hur ordern sänds till leverantören får angiven beställare orderbekräftelser/leveransbesked.
  I de fall leverantören har en orderintegration läses leverantörs ordernummer och preliminär leveransdatum under fliken anteckningar i beställningen i WISUM.
  För att se vilka flöden som är kopplade mellan leverantör och WISUM ​​​​​​​ ​​​​​​​
• Om ni saknar en leverans efter angett preliminära leveransdatum kan det bero på olika saker.
  - Börja med att titta i beställningens flik för antekningar om information om leverans finns.
  ​​​​​​​- Titta i er mail om ni fått orderkvittens med preliminärt leveransdatum
  - Om inget ovan ges kontakta leverantör, under denna länk hittar ni kontaktuppgifter till leverantörena ​​​​​​​
  _{Det är vanligt att tillverkarna ger en distrubutör ett preliminärt datum efter tillverkarens planerade produktion, som distrubutören i sin tur meddelar leverantör.
  Vi får inte per automatik information av leverantör om när ett leveransdatum flyttas eller i vissa fall går EOL = ”End of life” = borttagen ur produktion.
  Ibland blir leverantören varse om detta och meddelar oss och er, ibland föreslår de ersättningsprodukt eller så makulerar de ordern och slutkund får göra ny beställning.}
  ​​​​​​​

• När faktura ankommit till KTH men leverans inte skett eller felaktig produkt levererats.

  Om faktura ankommit och ni inte fått varan är det viktigt att man inleder en undersökning av vad som hänt.
  Bra att veta är att alla leverantörer i och med automatiska flöden startar faktura flödet när produkt lämnar leverantör/distributör för leverans till kund.

  Steg 1
  Beställaren/inköparen kontaktar leverantör via mail för att fråga leverantör om leverans verkligen skett eller om transportör inte kunnat leverera.
  I mailet ska information om beställningsnummer, om fakturan endast gäller en del av beställningen ange vilken produkt med artikeln nummer och komplettera med kopia på inkommen faktura samt ange fakturanumme.

  Steg 2
  Om leverantören svarar att ingen leverans än har skett svarar ni i mailtråden att (förslag på text):

  ”KTH kommer parkera fakturan med nummer xxxx.
  Ni som leverantör behöver skjuta upp faktura datum för beställningen med motsvarande antal dagar som leverans faktiskt dröjts från att fakturan anlänt till KTH.
  Vi behöver kvittens från er med det nya datumet”

  Leverantör ska återkomma med kvittens om att det är gjort.

  När leverantörs kvittens ankommit ska ett mail sändas till skolans inköpsansvarig samt ekonom med information om att man har parkerat och inväntar leverans samt att leverantör har skjutit upp faktura datum för beställningen.

• När varan på order kommit till slutkund eller beställare ska en inleverans göras i WISUM för att få status inlevererat som är viktigt inför kommande automatiska flöden, samt för att urskilja öppna ordrar i WISUM. ​​​​​​​
  Om detta inte sker har KTH E-handel ingen möjlighet att göra uppföljning pga att statusen efter ”Skickad till lev” inte uppdateras i flödet.

Har ni frågor eller saknar beskrivningar för en funktion, sänd ett mail till kth-ehandel@kth.se ​​​​​​​