Enklare och modernare KTH-RES

– Det nya KTH-RES är enklare att använda för både resenärer, granskare och attestanter, konstaterar Magda Ousi, Travel Manager på personalavdelningen, GVS.  

Medarbetare på KTH behöver inte vidta några särskilda åtgärder i nya KTH-RES. Inloggningen till systemet är densamma. De möts däremot av ett modernare och tydligare användargränssnitt.

– Skillnaderna mot gamla KTH-RES är så stora att användare sannolikt uppfattar den nya versionen som ett helt nytt system, säger Magda Ousi och tillägger:

– Det nya användargränssnittet är mer lättanvänt och ger exempelvis tydligare återkoppling i grönt och rött när man gör rätt eller fel i systemet. Det finns hjälptexter och det är mer överskådligt för resenärer att förstå var man befinner sig i processen. Vissa delar kan emellertid till en början upplevas som ovant, till exempel vid längre och mer komplexa resor.

I nya KTH-RES finns även automatik för att stoppa reseräkningar som är äldre än ett år. Det underlättar för granskare och attestanter som nu slipper sköta den hanteringen manuellt.

Christelle Wallin är systemförvaltare för KTH-RES på personalavdelningen, GVS. Hon framhåller mobil-appen Spend Catcher. Med den applikationen kan resenärer fotografera sina utläggskvitton och skicka in dem direkt i KTH-RES, istället för att scanna och bifoga dem som fil. På så sätt blir det även enklare för granskare att kontrollera kvitton mot utlägg i systemet, eftersom dessa per automatik hamnar som bilagor till varje utlägg. Resenärer behöver emellertid fortfarande spara originalkvittona i pappersformat och bifoga dem i sin reserapport som tidigare. 

Vidare har nya KTH-RES en integration med Google Maps som innebär att Google Maps beräknar milersättningen när användare anger start- och slutdestination i systemet. Resenärer kan även spara återkommande resor som favoriter i KTH-RES för att hämta upp dem vid senare tillfälle.

– Det underlättar för dem som ofta reser samma sträcka och ska ange milersättning, säger Christelle Wallin.

Hon uppmanar användare som behöver stöd i nya KTH-RES att först ta del av de instruktionsfilmer och lathundar som finns på intranätet under Kom igång med nya KTH-RES . Fordras ytterligare hjälp kontaktar man reseadministrationen inom den verksamhet som man arbetar i.

Text: Marianne Norén

Bakgrund

Skälet till systembytet är att KTH:s tidigare version av KTH-RES upphör att fungera i slutet av september. Projektgruppen för uppgradering av resehanteringssystemet inom Gemensamt verksamhetsstöd har därför arbetat intensivt sedan årsskiftet med nya versionen av KTH-RES. En arbetsgrupp bestående av representanter från samtliga skolor har också deltagit i förberedelserna.