Forskarutbildningsfrågor får KTH-gemensamt stöd
Det administrativa stödet till KTH:s 1500 aktiva doktorander blir enhetligt. Funktionen heter Forskarutbildningssamordningen, FuSam.
– Vi får ett helhetsperspektiv på stödet till forskarutbildningen och bygger en solid administrativ hantering, säger EDO:s enhetschef Malin Sigvardson.
Fram tills nyligen saknade KTH gemensamma administrativa rutiner och processer på forskarnivå. Forskarutbildningen hanterades helt på skolorna och har därför sett olika ut. Stundtals ledde det till otydlighet för doktorander, handledare, forskarutbildningsansvariga och administrativa medarbetare.
– I doktorandenkäten i våras framkom synpunkter om att det är svårt att söka kurser, att veta vilka kurser som erbjuds, eller när de äger rum. Det skapar stress hos doktoranderna.
Prioriterat område
För ökad kvalitet, effektivitet och rättssäkerhet i stödet fattas nu beslut som möjliggör samordning av den administrativa hanteringen. Utbildningsstöd (EDO), och skolorna fick i samgåendet uppdrag att utveckla KTH:s stöd till administration kopplad till forskarutbildning. Området var ett av fyra prioriterade inom utbildning.
Malin Sigvardson har utrett den nya funktionen tillsammans med Per Dalhammar, utbildningsadministrativt funktionsansvarig på CBH. Under resans gång har man lyssnat in forskarutbildningsansvarigas synpunkter, och jobbat nära skolornas forskarutbildningshandläggare.
– FuSam är en virtuell organisation med allt ifrån administratörer på institutionerna, handläggare på utbildningskanslierna, till jurister på ledningskansliet, och HR i samma kedja. Vår bild är att forskarutbildningsansvariga är positiva till det här.
Rejäl skjuts
Hon konstaterar att gemensamma rutiner innebär att alla administratörer kan göra likadant. Med funktionen på plats får utvecklingsarbetet som gjorts i omgångar en rejäl skjuts framåt. Syftet är att förenkla och underlätta sådant som hittills upplevts otydligt, tidsödande eller svårt.
– Det skapar ett mervärde. Arbetet blir enklare, man kan göra rätt från början och på hela KTH lägger vi så lite tid som möjligt på att lösa samma frågor om och om igen.
– I andra änden är FuSam tänkt som ett stöd till handledare och de forskarutbildningsansvariga. Det är ofta de som hamnar med de svårare administrativa frågorna, särskilt när något inte fungerar.
”Doktorandbyrån”
Projektet gick under arbetsnamnet ”Doktorandbyrån”. Att slutprodukten inte heter så har en enkel förklaring:
– Det skulle indikera att den vänder sig direkt till doktorander och eftersom FuSam samordnar administrativa forskarutbildningsfrågor blir det missvisande. Doktorander ska i första hand ha kontakt med sina handledare.
I funktionen finns även en expertgrupp som jobbar med vägledningar och riktlinjer. Den ska samla praxis just för att underlätta administration i forskarutbildningen. Formellt inrättades FuSam 12 januari, men verksamheten smygstartade under höstterminen. Den leds av EDO och ledningskansliet (MO).
* Vid frågor kring forskarutbildning, vänligen kontakta FuSam
Text: Lars Öhman ( larsohm@kth.se )